Location View

Fakturor

På sidan Fakturor listas de plattformsfakturor som har ställts ut till din filial för varje faktureringsperiod – för provision på beställningar och eventuella avgifter för serviceplaner – och där kan du skriva ut dem och följa deras betalningsstatus. Det här är en funktion i Location View: du ser bara fakturorna för den filial du har valt just nu.

Vad är fakturor?#

Varje faktura gäller en faktureringsperiod (ett datumintervall) och sammanfattar vad plattformen debiterar din filial för den perioden: provisionen på de beställningar som tagits emot, eventuell moms på provisionen och eventuella poster för serviceplaner. Den innehåller också en utbetalningssammanfattning som visar vad som ska betalas ut till dig som handlare efter provision, återbetalningar och kontanter som du redan har tagit emot. Fakturorna skapas automatiskt – den här sidan är till för att granska dem, skriva ut dem och (med rätt behörigheter) uppdatera deras status eller registrera en utbetalning.

Här hittar du fakturor#

• Vy: Location View (kontrollera först att rätt filial är vald)
• Meny: Finance → Invoices
• Tillgänglighet: ingår i funktionspaketet Finance. Om ditt abonnemang inte omfattar Finance visas inte det här menyvalet.

Obs! Den här sidan är inte samma som Billing → Invoices, som visar faktureringen av ditt abonnemang. Finance → Invoices visar provisionsfakturorna för beställningar per period för den valda filialen.

Listan#

På datorn visas fakturorna i en tabell (kort på mindre skärmar). Om det inte finns några visar sidan "No Invoices exits."

Varje rad kan visa upp till tre åtgärdsknappar:

• Edit Invoice Status (penna) – ändra fakturans status (tillgängligt för konton med rätt behörighet).
• Print Order (skrivare) – skapa och skriv ut hela fakturadokumentet.
• Payout (kortikon) – registrera en utbetalning mot fakturan. Visas bara när det finns ett betalningsunderkonto för filialen och du har behörighet att redigera.

Skriva ut en faktura#

1. Klicka på skrivarknappen på fakturans rad. Systemet hämtar alla fakturauppgifter och öppnar webbläsarens utskriftsdialog.
2. Skriv ut eller spara som PDF därifrån.

Det utskrivna dokumentet innehåller:

• Ett sidhuvud med Invoice No, Date och Billing Period, samt adresserna From och To (med Website och VAT Number när sådana finns).
• En uppdelning per beställningstyp – till exempel Collection Orders, Eat In Orders, Curb Side Orders, Self Delivery Orders, OutSourced Delivery Orders, Self Catering Orders och OutSourced Catering Orders – med delsummor, rabatter (Order Discount, Promo Code Discount), Service Fee, Tip, Delivery Charge, Bag Fee, Commission, Refund och raderna Payable to merchant.
• Summary of Charges: total provision, total moms på provisionen och totalsumma.
• Service Plans: eventuella poster för serviceplaner med beskrivning, pris, delsumma och totalsumma.
• Payout Summary: antal beställningar och belopp per kategori, återbetalningar, bruttoutbetalning, "Less: Cash Held" (avdrag för kontanter du redan har tagit emot) och Total Amount Payable.
• Payout Transactions: eventuella överföringar som redan har gjorts, med överföringsdatum, belopp, betalningskonto och betalningsunderkonto.
• En notering: "Commission is calculated on the price of goods after refunds and discounts are deducted." Provisionen beräknas alltså på varornas pris efter avdrag för återbetalningar och rabatter.

Uppdatera en fakturas status#

1. Klicka på pennknappen på fakturans rad.
2. I fönstret Edit Invoice Status väljer du ny Invoice Status: Draft, Created, Sent, Paid eller Refunded. Om fältet lämnas tomt visas "Please select a status".
3. Klicka på SAVE. När det lyckas visas "Invoice Status updated successfully". Klicka på CLOSE för att stänga fönstret.

Registrera en utbetalning#

Om din filial har ett betalningsunderkonto öppnar utbetalningsknappen fönstret Payout, där du kan göra en överföring mot fakturan.

1. Klicka på utbetalningsknappen (kortikonen) på fakturans rad.
2. Fyll i fälten:

Select Payment Account to Payout from(obligatoriskt) – annars visas "Payment Account is required value". Select Payment Sub Account to Payout to(obligatoriskt) – listan beror på vilket betalningskonto du har valt; annars visas "Payment Sub Account is required value". Amount(obligatoriskt, måste vara större än noll) – annars visas "Amount is required" eller "Amount amount must be greater than zero."

1. Fönstret listar också överföringar som redan har gjorts för fakturan, med kolumnerna Transfer Date, Amount och Reason.
2. Klicka på PROCESS PAYOUT. När det lyckas visas "Your payout was processed successfully". Överföringen registreras med orsaken "Invoice Payment".

Vanliga uppgifter#

• Få en PDF-kopia till din redovisningskonsult: klicka på skrivarknappen och välj "Save as PDF" i webbläsarens utskriftsdialog.
• Kontrollera provisionen för en period: hitta fakturan utifrån dess Billing Period och öppna utskriftsvyn – under Summary of Charges ser du total provision och moms.
• Markera en faktura som reglerad: klicka på pennknappen och sätt statusen till Paid.
• Se tidigare utbetalningar för en faktura: öppna fönstret Payout – tidigare överföringar listas där – eller titta i avsnittet Payout Transactions på den utskrivna fakturan.

Felsökning#

• Inga fakturor visas. Kontrollera att rätt filial är vald. Nya filialer har inga fakturor förrän den första faktureringsperioden har fakturerats.
• Pennknappen (status) saknas. Ditt konto saknar behörighet för detta – fråga din administratör.
• Utbetalningsknappen saknas. Den visas bara när filialen har minst ett betalningsunderkonto och du har behörighet att redigera.
• Utskriftsdialogen visar en tom sida. Fakturauppgifterna hämtas när du klickar på skriv ut. Vänta en stund och försök igen.
• Invoices saknas i menyn Finance. Sidan kräver rätt behörighet och att funktionen Finance ingår i ditt abonnemang – fråga din administratör om du tycker att den borde finnas där.