Location View

Rumsdebiteringar

På Room Charges gör receptionen upp en hotellgästs rumsservice när gästen checkar ut. Den här guiden förklarar hur du ser vad en gäst är skyldig, gör upp det, hanterar en debitering som gästen bestrider och kontrollerar vem som fortfarande är skyldig pengar i slutet av dagen.

Sidan är en del av Room Service, en funktion i Location View för hotell. Sidan visas bara för företag vars företagstyp är Room Service Restaurant.

Vad räknas som en rumsdebitering#

En gäst kan betala för rumsservice på tre sätt. Bara ett av dem är obetalt vid utcheckningen:

Charge to room – läggs på rumsnotan. Den är obetald tills receptionen gör upp den här.
Cash eller card terminal – betalas till den som kom upp med maten. Visas på notan som Paid on delivery så att gästen ser den, men är aldrig obetald.
Card online – redan betald när gästen beställde.

Avbrutna beställningar visas överstrukna på notan och är aldrig obetalda. När en beställning har återbetalats delvis är bara beloppet som återstår efter återbetalningen obetalt.

Här hittar du Room Charges#

Vy: Location View (se till att hotellets filial är vald i sidhuvudet)
Meny: Operations → Room Service → Room Charges. Klickar du på Room Service öppnas den här sidan.

Hitta en gäst#

Skriv rumsnumret, minst två bokstäver av gästens namn eller båda. Resultaten visas medan du skriver.

Fält	Vad det gör
Room	Rumsnumret. Förslagen kommer från din rumslista.
Guest name	Förnamn eller efternamn
Order dates	Vilka beställningar som ska tas med, i hotellets tidszon. Använd knapparna Today, Last 3 days, Last 7 days och Last 30 days, eller välj gästens incheckningsdatum. Intervallet kan vara upp till 60 dagar.
Show	Owes money (standard), Settled eller All guests

Resultaten grupperas efter rum och gästens efternamn, så två gäster som bott i samma rum efter varandra får separata notor. Gästen som är skyldig mest listas först och öppnas till höger.

Status	Betydelse
Owes money	Gästen har debiteringar att göra upp
Partly settled	Vissa debiteringar är uppgjorda eller bestridda, andra är fortfarande obetalda
Settled	Inget är obetalt
Disputed	Bara bestridda debiteringar återstår och väntar på en chef
Late charge	En debitering lades till efter att gästens nota gjordes upp, ofta efter att gästen checkat ut

Gästens nota#

Notan listar alla gästens rumsservicebeställningar under de datum du valt, med datum och tid, beställningsnummer och artiklar, status och belopp. Under den visar summorna vad som har gjorts upp, vad som är bestridt (ingår inte), vad som betalades vid leverans och Amount owed.

En gul varning betyder att en beställning som debiterats rummet fortfarande förbereds eller levereras. Den ingår i det obetalda beloppet. Be köket ta den till receptionen eller avbryt den.

Göra upp en gästs nota#

Hitta gästen och gå igenom beställningarna med hen.
Klicka på Settle balance.
Välj hur gästen betalade: Added to hotel bill (när beloppet läggs på hotellets egen faktura), Card terminal eller Cash.
Ange en Reference om du vill, till exempel hotellets faktura- eller kvittonummer.
Klicka på Confirm settlement.

Alla öppna debiteringar på notan markeras som uppgjorda, tillsammans med betalsätt, referens, vem som gjorde upp dem och när. Om Owes money är valt försvinner gästen sedan från listan.

Göra upp flera konton samtidigt#

När en gäst har debiteringar på fler än ett rum, till exempel efter att ha bytt rum, markerar du rutan bredvid vart och ett av gästens konton. En panel visar den sammanlagda summan. Välj hur gästen betalade och klicka på Settle.

Skriva ut en sammanställning#

Klicka på Print statement för att ge gästen en specificerad sammanställning av sin rumsservice: alla beställningar med datum, artiklar och belopp, samt det obetalda beloppet.

Bestridda debiteringar#

Om en gäst säger att hen inte beställde något, inte fick det eller att det var fel ska du inte göra upp det tillsammans med resten av notan:

Klicka på … på beställningens rad och välj Dispute charge.
Välj orsak (Guest didn't order it, Guest didn't receive it, Wrong items, Quality complaint eller Other) och lägg till en anteckning om det hjälper.
Klicka på Mark as disputed. Debiteringen räknas inte med i det obetalda beloppet, och du kan göra upp resten.

En chef avgör sedan tvisten från samma meny med Resolve dispute: Void the charge om gästen inte ska betala för beställningen, eller Keep the charge för att lägga tillbaka den i det obetalda beloppet. Alla tvister och beslut sparas med beställningen.

Rätta en uppgjord debitering#

Om en uppgörelse registrerades av misstag kan en chef välja Reopen charge på beställningens rad och ange orsaken. Debiteringen blir då obetald igen.

Rapporten över ej uppgjorda debiteringar#

I slutet av dagen, eller när som helst, lämnar du Room och Guest name tomma och låter Show stå på Owes money. Listan visar då alla gäster som fortfarande är skyldiga pengar för rumsservice under de valda datumen, under rubriken Unsettled room charges.

Klicka på Print report för en utskriven lista över rum, gäster, bestridda belopp och obetalda belopp, med totalsumma.
Håll utkik efter taggen Late charge: en beställning som debiterats rummet efter att gästens nota gjorts upp. Den kan ha kommit in efter att gästen checkat ut, så gör upp den separat eller kontakta gästen.