Oda hesapları, resepsiyonun bir otel misafirinin oda servisi hesabını çıkışta kapattığı yerdir. Bu kılavuz, bir misafirin borcunun nasıl bulunacağını, nasıl kapatılacağını, misafirin itiraz ettiği bir harcamanın nasıl ele alınacağını ve gün sonunda kimin hâlâ borcu olduğunun nasıl kontrol edileceğini anlatır.
Bu sayfa, oteller için bir Konum Görünümü özelliği olan Oda Servisi'nin bir parçasıdır. Sayfa yalnızca şirket türü Oda Servisi Restoranı olan şirketlerde görünür.
Oda harcaması olarak ne sayılır#
Bir misafir oda servisi için üç şekilde ödeme yapabilir. Bunlardan yalnızca biri çıkışta borç olarak kalır:
- Oda hesabına yaz — oda hesabına eklenir. Resepsiyon burada kapatana kadar borç olarak kalır.
- Nakit veya kart terminali — yemeği getiren kişiye ödenir. Misafirin görebilmesi için hesapta Teslimatta ödendi olarak gösterilir, ancak hiçbir zaman borç sayılmaz.
- Çevrimiçi Kart — misafir sipariş verirken zaten ödenmiştir.
İptal edilen siparişler hesapta üstü çizili olarak gösterilir ve hiçbir zaman borç sayılmaz. Bir sipariş kısmen iade edildiğinde yalnızca iadeden sonra kalan tutar borç olarak kalır.
Oda hesapları nerede bulunur#
- Görünüm: Konum Görünümü (üst bilgide otelin şubesinin seçili olduğundan emin olun)
- Menü: Operasyonlar → Oda Servisi → Oda hesapları. Oda Servisi'ne tıklamak bu sayfayı açar.
Misafir bulma#
Oda numarasını veya misafirin adından en az iki harfi ya da her ikisini yazın. Sonuçlar siz yazdıkça görünür.
| Alan | Ne işe yarar |
|---|---|
| Oda | Oda numarası. Öneriler oda listenizden gelir. |
| Misafir adı | Ad veya soyad |
| Sipariş tarihleri | Otelin saat dilimine göre hangi siparişlerin dahil edileceği. Bugün, Son 3 gün, Son 7 gün ve Son 30 gün düğmelerini kullanın veya misafirin giriş tarihini seçin. Aralık en fazla 60 gün olabilir. |
| Göster | Borcu var (varsayılan), Ödendi veya Tüm misafirler |
Sonuçlar oda ve misafir soyadına göre gruplanır; böylece aynı odada art arda kalan iki misafirin hesabı ayrı tutulur. En çok borcu olan misafir ilk sırada listelenir ve sağ tarafta açılır.
| Durum | Anlamı |
|---|---|
| Borcu var | Misafirin kapatılması gereken harcamaları var |
| Kısmen ödendi | Bazı harcamalar kapatılmış veya itiraz edilmiş, diğerleri hâlâ borç |
| Ödendi | Borç yok |
| İtirazlı | Yalnızca bir yöneticiyi bekleyen itiraz edilmiş harcamalar kaldı |
| Geç gelen ücret | Misafirin hesabı kapatıldıktan sonra, çoğu zaman çıkış yaptıktan sonra bir harcama eklendi |
Misafirin hesabı#
Hesap, seçtiğiniz tarihlerdeki misafirin tüm oda servisi siparişlerini tarih ve saat, sipariş numarası ve ürünler, durum ve tutarla birlikte listeler. Altındaki toplamlar neyin kapatıldığını, neyin itiraz edildiğini (dahil edilmez), neyin teslimatta ödendiğini ve Borç tutarı değerini gösterir.
Sarı bir uyarı, odaya yazdırılan bir siparişin hâlâ hazırlanmakta veya teslim edilmekte olduğu anlamına gelir. Borç tutarına dahildir; mutfaktan siparişi resepsiyona getirmesini veya iptal etmesini isteyin.
Misafirin hesabını kapatma#
- Misafiri bulun ve siparişleri onunla birlikte kontrol edin.
- Bakiyeyi kapat düğmesine tıklayın.
- Nasıl ödediğini seçin: Otel faturasına eklendi (tutar otelin kendi faturasına eklendiğinde), Kart terminali veya Nakit.
- İsteğe bağlı olarak otel faturası veya fiş numarası gibi bir Referans girin.
- Tahsilatı onayla düğmesine tıklayın.
Hesaptaki tüm açık harcamalar, yöntem, referans, kimin ve ne zaman kapattığı bilgileriyle birlikte kapatıldı olarak işaretlenir. Borcu var seçiliyken misafir ardından listeden çıkar.
Birkaç hesabı birlikte kapatma#
Bir misafirin birden fazla oda altında harcaması varsa, örneğin oda değiştirdikten sonra, hesaplarının her birinin yanındaki kutuyu işaretleyin. Bir panel toplam tutarı gösterir; nasıl ödediğini seçin ve Kapat düğmesine tıklayın.
Hesap dökümü yazdırma#
Misafire oda servisinin ayrıntılı bir dökümünü vermek için Dökümü yazdır düğmesine tıklayın: tarihi, ürünleri ve tutarıyla her sipariş ve borç tutarı.
İtiraz edilen harcamalar#
Bir misafir bir şeyi sipariş etmediğini, almadığını veya yanlış geldiğini söylerse, bunu hesabın geri kalanıyla birlikte kapatmayın:
- Siparişin satırında … düğmesine tıklayın ve Ücrete itiraz et seçeneğini seçin.
- Nedeni seçin (Misafir sipariş etmedi, Misafir teslim almadı, Yanlış ürünler, Kalite şikâyeti veya Diğer) ve faydalı olacaksa bir not ekleyin.
- İtirazlı olarak işaretle düğmesine tıklayın. Harcama borç tutarının dışında bırakılır ve geri kalanını kapatabilirsiniz.
Ardından bir yönetici itirazı aynı menüden İtirazı sonuçlandır ile sonuçlandırır: misafir sipariş için ödeme yapmayacaksa Ücreti iptal et, harcamayı borç tutarına geri eklemek için Ücreti koru. Her itiraz ve karar siparişle birlikte saklanır.
Kapatılmış bir harcamayı düzeltme#
Bir kapatma işlemi yanlışlıkla kaydedildiyse bir yönetici siparişin satırında Ücreti yeniden aç seçeneğini seçip nedenini belirtebilir. Harcama yeniden borç olur.
Kapatılmamış harcamalar raporu#
Gün sonunda veya herhangi bir zamanda Oda ve Misafir adı alanlarını boş bırakın ve Göster değerini Borcu var olarak tutun. Liste, seçilen tarihlerde oda servisi için hâlâ borcu olan tüm misafirleri Ödenmemiş oda hesapları başlığı altında gösterir.
- Odaların, misafirlerin, itiraz edilen tutarların ve borç tutarlarının toplamla birlikte basılı listesi için Raporu yazdır düğmesine tıklayın.
- Geç gelen ücret etiketine dikkat edin: misafirin hesabı kapatıldıktan sonra odaya yazdırılan bir sipariş. Misafir çıkış yaptıktan sonra gelmiş olabilir; bu yüzden ayrıca kapatın veya misafirle iletişime geçin.
Siparişlerdeki oda harcamaları#
Bir harcamanın durumunu Oda hesapları sayfasını açmadan da görebilirsiniz. Canlı Siparişler sayfasında (Kart ve Liste görünümleri) ve sipariş ayrıntı penceresinde, odaya yazdırılan siparişlerde bir Oda hesabı etiketi bulunur: açık, ödendi, itirazlı veya iptal edildi.
Kim neyi yapabilir#
| Görev | Kim |
|---|---|
| Misafir arama, döküm ve rapor yazdırma | Oda hesapları sayfasını açabilen herkes |
| Hesap kapatma, harcamaya itiraz etme | Şirket yöneticileri ve şube kullanıcıları |
| İtirazı sonuçlandırma, harcamayı yeniden açma | Yalnızca şirket yöneticileri |
Sorun giderme#
- Bir misafir bulunamıyor. Sipariş tarihlerini konaklamanın tamamını kapsayacak şekilde genişletin, Göster değerini Tüm misafirler olarak ayarlayın veya misafir oda değiştirmiş olabileceğinden oda yerine adla arayın.
- Bir misafir iki kez görünüyor. Siparişleri iki oda altında veya soyadının iki farklı yazımıyla verilmiş. İki hesabı da işaretleyin ve birlikte kapatın.
- Hesapta bir sipariş eksik. Yalnızca odaya yazdırılan siparişler borç sayılır; nakit ve kartlı siparişler Teslimatta ödendi olarak görünür. Ödemesi gerçekleşmeyen online kartlı siparişler hiçbir zaman siparişe dönüşmez.
- "Siz incelerken ücretler değişti". Aynı anda yeni bir sipariş geldi veya bir çalışma arkadaşınız hesabı kapattı. Hesap yeniden yüklenir; yeni toplamı kontrol edin ve yeniden deneyin.
- Ücreti yeniden aç seçeneği sunulmuyor. Bir harcamayı yalnızca şirket yöneticileri yeniden açabilir ve bu da yalnızca kapatıldığı günün ertesi sabahı saat 04:00'teki gece denetimine kadar mümkündür.