Zimmerbelastungen

Unter Zimmerbelastungen begleicht die Rezeption den Zimmerservice eines Hotelgastes beim Check-out. Diese Anleitung erklärt, wie Sie sehen, was ein Gast schuldet, wie Sie es begleichen, wie Sie mit einer vom Gast beanstandeten Belastung umgehen und wie Sie am Ende des Tages prüfen, wer noch Geld schuldet.

Die Seite gehört zu Zimmerservice, einer Funktion in der Standortansicht für Hotels. Sie erscheint nur bei Unternehmen, deren Unternehmenstyp Zimmerservice-Restaurant ist.

Was als Zimmerbelastung gilt#

Ein Gast kann den Zimmerservice auf drei Arten bezahlen. Nur eine davon ist beim Check-out offen:

Auf Zimmer buchen – kommt auf die Zimmerrechnung. Sie ist offen, bis die Rezeption sie hier begleicht.
Bargeld oder Kartenterminal – bei der Person bezahlt, die das Essen gebracht hat. Auf der Rechnung als Bei Lieferung bezahlt angezeigt, damit der Gast es sieht, aber nie offen.
Karte online – bereits beim Bestellen bezahlt.

Stornierte Bestellungen erscheinen durchgestrichen auf der Rechnung und sind nie offen. Wird eine Bestellung teilweise erstattet, ist nur der nach der Erstattung verbleibende Betrag offen.

Wo Sie Zimmerbelastungen finden#

Ansicht: Standortansicht (achten Sie darauf, dass in der Kopfzeile der Standort des Hotels ausgewählt ist)
Menü: Betrieb → Zimmerservice → Zimmerbelastungen. Ein Klick auf Zimmerservice öffnet diese Seite.

Einen Gast finden#

Geben Sie die Zimmernummer oder mindestens zwei Buchstaben des Namens des Gastes ein, oder beides. Die Ergebnisse erscheinen während der Eingabe.

Feld	Was es bewirkt
Zimmer	Die Zimmernummer. Die Vorschläge stammen aus Ihrer Zimmerliste.
Gastname	Vorname oder Nachname
Bestelldatum	Welche Bestellungen einbezogen werden, in der Zeitzone des Hotels. Nutzen Sie die Schaltflächen Heute, Letzte 3 Tage, Letzte 7 Tage und Letzte 30 Tage oder wählen Sie das Check-in-Datum des Gastes. Der Zeitraum kann bis zu 60 Tage umfassen.
Anzeigen	Offener Betrag (Standard), Beglichen oder Alle Gäste

Die Ergebnisse sind nach Zimmer und Nachname des Gastes gruppiert, sodass zwei Gäste, die nacheinander im selben Zimmer gewohnt haben, getrennt abgerechnet werden. Der Gast mit dem höchsten offenen Betrag steht oben und wird rechts geöffnet.

Status	Bedeutung
Offener Betrag	Der Gast hat Belastungen zu begleichen
Teilweise beglichen	Einige Belastungen sind beglichen oder beanstandet, andere sind noch offen
Beglichen	Es ist nichts offen
Beanstandet	Es sind nur noch beanstandete Belastungen übrig, die auf einen Manager warten
Nachbelastung	Eine Belastung wurde hinzugefügt, nachdem die Rechnung des Gastes beglichen war, oft nach seinem Check-out

Die Rechnung des Gastes#

Die Rechnung listet jede Zimmerservice-Bestellung des Gastes im gewählten Zeitraum mit Datum und Uhrzeit, Bestellnummer und Artikeln, Status und Betrag. Darunter zeigen die Summen, was beglichen wurde, was beanstandet ist (nicht enthalten), was bei Lieferung bezahlt wurde, und den Offenen Betrag.

Eine gelbe Warnung bedeutet, dass eine aufs Zimmer gebuchte Bestellung noch zubereitet oder geliefert wird. Sie ist im offenen Betrag enthalten; bitten Sie die Küche, sie zur Rezeption zu bringen oder zu stornieren.

Die Rechnung eines Gastes begleichen#

Suchen Sie den Gast und gehen Sie die Bestellungen mit ihm durch.
Klicken Sie auf Betrag begleichen.
Wählen Sie, wie er bezahlt hat: Auf Hotelrechnung übernommen (wenn der Betrag auf die eigene Rechnung des Hotels kommt), Kartenterminal oder Bargeld.
Geben Sie optional eine Referenz ein, etwa die Hotelrechnungs- oder Belegnummer.
Klicken Sie auf Zahlung bestätigen.

Jede offene Belastung auf der Rechnung wird als beglichen markiert, zusammen mit Zahlungsweise, Referenz, wer sie beglichen hat und wann. Ist Offener Betrag ausgewählt, verschwindet der Gast anschließend aus der Liste.

Mehrere Konten zusammen begleichen#

Hat ein Gast Belastungen auf mehr als einem Zimmer, etwa nach einem Zimmerwechsel, haken Sie das Kästchen neben jedem seiner Konten an. Ein Feld zeigt die Gesamtsumme; wählen Sie, wie er bezahlt hat, und klicken Sie auf Begleichen.

Eine Aufstellung drucken#

Klicken Sie auf Aufstellung drucken, um dem Gast eine aufgeschlüsselte Aufstellung seines Zimmerservices zu geben: jede Bestellung mit Datum, Artikeln und Betrag sowie der offene Betrag.

Beanstandete Belastungen#

Wenn ein Gast sagt, dass er etwas nicht bestellt oder nicht erhalten hat oder dass es falsch war, begleichen Sie es nicht mit dem Rest der Rechnung:

Klicken Sie in der Zeile der Bestellung auf … und wählen Sie Belastung beanstanden.
Wählen Sie den Grund (Gast hat nicht bestellt, Gast hat nichts erhalten, Falsche Artikel, Qualitätsmangel oder Sonstiges) und fügen Sie bei Bedarf eine Notiz hinzu.
Klicken Sie auf Als beanstandet markieren. Die Belastung wird aus dem offenen Betrag herausgenommen, und Sie können den Rest begleichen.

Ein Manager klärt die Beanstandung anschließend im selben Menü mit Beanstandung klären: Belastung stornieren, wenn der Gast die Bestellung nicht bezahlt, oder Belastung beibehalten, um sie wieder zum offenen Betrag hinzuzufügen. Jede Beanstandung und Entscheidung wird bei der Bestellung gespeichert.

Eine beglichene Belastung korrigieren#

Wurde eine Begleichung versehentlich erfasst, kann ein Manager in der Zeile der Bestellung Belastung wieder öffnen wählen und den Grund angeben. Die Belastung ist dann wieder offen.

Der Bericht über offene Belastungen#

Lassen Sie am Ende des Tages – oder jederzeit – Zimmer und Gastname leer und lassen Sie Anzeigen auf Offener Betrag. Die Liste zeigt dann unter der Überschrift Offene Zimmerbelastungen jeden Gast, der im gewählten Zeitraum noch Geld für den Zimmerservice schuldet.

Klicken Sie auf Bericht drucken für eine gedruckte Liste mit Zimmern, Gästen, beanstandeten und offenen Beträgen sowie der Gesamtsumme.
Achten Sie auf das Tag Nachbelastung: eine aufs Zimmer gebuchte Bestellung, nachdem die Rechnung des Gastes beglichen war. Sie ist möglicherweise nach seinem Check-out eingegangen; begleichen Sie sie separat oder wenden Sie sich an den Gast.