Cargos a habitación es donde la recepción liquida el servicio de habitaciones de un huésped del hotel cuando hace el check-out. Esta guía explica cómo averiguar lo que debe un huésped, liquidarlo, gestionar un cargo que el huésped reclama y comprobar quién sigue debiendo dinero al final del día.
Forma parte de Servicio a la habitación, una función de la Vista de la ubicación para hoteles. La página solo aparece en las empresas cuyo tipo de empresa es Restaurante con servicio a la habitación.
Qué cuenta como cargo de habitación#
Un huésped puede pagar el servicio de habitaciones de tres formas. Solo una de ellas queda pendiente en el check-out:
- Cargo a la habitación: se añade a la cuenta de la habitación. Queda pendiente hasta que la recepción lo liquida aquí.
- Efectivo o datáfono: se paga a la persona que subió la comida. Aparece en la cuenta como Pagado en la entrega para que el huésped lo vea, pero nunca queda pendiente.
- Tarjeta en línea: ya se pagó cuando el huésped hizo el pedido.
Los pedidos cancelados aparecen tachados en la cuenta y nunca quedan pendientes. Cuando un pedido se reembolsa en parte, solo queda pendiente el importe restante tras el reembolso.
Dónde encontrar Cargos a habitación#
- Vista: Vista de la ubicación (asegúrate de que el local del hotel está seleccionado en la cabecera)
- Menú: Operaciones → Servicio a la habitación → Cargos a habitación. Al hacer clic en Servicio a la habitación se abre esta página.
Buscar a un huésped#
Escribe el número de habitación, al menos dos letras del nombre del huésped o ambas cosas. Los resultados aparecen mientras escribes.
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Habitación | El número de habitación. Las sugerencias proceden de tu lista de habitaciones. |
| Nombre del huésped | Nombre o apellido |
| Fechas del pedido | Qué pedidos incluir, en la zona horaria del hotel. Usa los botones Hoy, Últimos 3 días, Últimos 7 días y Últimos 30 días, o elige la fecha de llegada del huésped. El intervalo puede ser de hasta 60 días. |
| Mostrar | Con saldo pendiente (predeterminado), Liquidado o Todos los huéspedes |
Los resultados se agrupan por habitación y apellido del huésped, de modo que a dos huéspedes que se alojaron uno tras otro en la misma habitación se les factura por separado. El huésped que más debe aparece primero y se abre a la derecha.
| Estado | Significado |
|---|---|
| Con saldo pendiente | El huésped tiene cargos pendientes de liquidar |
| Liquidado en parte | Algunos cargos están liquidados o reclamados, y otros siguen pendientes |
| Liquidado | No hay nada pendiente |
| En disputa | Solo quedan cargos reclamados, a la espera de un responsable |
| Cargo tardío | Se añadió un cargo después de liquidar la cuenta del huésped, a menudo después de su check-out |
La cuenta del huésped#
La cuenta muestra todos los pedidos de servicio de habitaciones del huésped en las fechas elegidas, con la fecha y la hora, el número de pedido y los productos, el estado y el importe. Debajo, los totales muestran lo liquidado, lo reclamado (no incluido), lo pagado en la entrega y el Importe pendiente.
Un aviso amarillo significa que un pedido cargado a la habitación todavía se está preparando o entregando. Está incluido en el importe pendiente; pide a la cocina que lo lleve a la recepción o que lo cancele.
Liquidar la cuenta de un huésped#
- Busca al huésped y revisa los pedidos con él.
- Haz clic en Liquidar saldo.
- Elige cómo ha pagado: Añadido a la factura del hotel (cuando el importe pasa a la factura del propio hotel), Datáfono o Efectivo.
- Si quieres, introduce una Referencia, como el número de factura o de recibo del hotel.
- Haz clic en Confirmar liquidación.
Todos los cargos pendientes de la cuenta se marcan como liquidados, junto con el método, la referencia, quién los liquidó y cuándo. Con Con saldo pendiente seleccionado, el huésped desaparece entonces de la lista.
Liquidar varias cuentas a la vez#
Cuando un huésped tiene cargos en más de una habitación, por ejemplo tras cambiar de habitación, marca la casilla junto a cada una de sus cuentas. Un panel muestra el total combinado; elige cómo ha pagado y haz clic en Liquidar.
Imprimir un extracto#
Haz clic en Imprimir extracto para dar al huésped un extracto detallado de su servicio de habitaciones: cada pedido con su fecha, sus productos y su importe, y el importe pendiente.
Cargos reclamados#
Si un huésped dice que no pidió algo, que no lo recibió o que era incorrecto, no lo liquides con el resto de la cuenta:
- En la línea del pedido, haz clic en … y elige Disputar cargo.
- Elige el motivo (El huésped no lo pidió, El huésped no lo recibió, Productos incorrectos, Queja por la calidad u Otro) y añade una nota si ayuda.
- Haz clic en Marcar como en disputa. El cargo queda fuera del importe pendiente y puedes liquidar el resto.
Después, un responsable resuelve la reclamación desde el mismo menú con Resolver disputa: Anular el cargo si el huésped no paga el pedido, o Mantener el cargo para volver a sumarlo al importe pendiente. Cada reclamación y cada decisión se guardan con el pedido.
Corregir un cargo liquidado#
Si se registró una liquidación por error, un responsable puede elegir Reabrir cargo en la línea del pedido e indicar el motivo. El cargo vuelve a quedar pendiente.
El informe de pendientes#
Al final del día, o en cualquier momento, deja vacíos Habitación y Nombre del huésped y mantén Mostrar en Con saldo pendiente. La lista muestra entonces todos los huéspedes que siguen debiendo dinero por el servicio de habitaciones en las fechas elegidas, bajo el encabezado Cargos a habitación sin liquidar.
- Haz clic en Imprimir informe para obtener una lista impresa de habitaciones, huéspedes, importes reclamados e importes pendientes, con el total.
- Presta atención a la etiqueta Cargo tardío: un pedido cargado a la habitación después de liquidar la cuenta del huésped. Puede que llegara después de su check-out, así que liquídalo por separado o ponte en contacto con el huésped.
Cargos de habitación en los pedidos#
También puedes ver la situación de un cargo sin abrir Cargos a habitación. En Pedidos en vivo (vista de tarjetas y vista de lista) y en la ventana de detalle del pedido, los pedidos cargados a la habitación llevan una etiqueta Cuenta de la habitación: abierto, liquidado, en disputa o anulado.
Quién puede hacer qué#
| Tarea | Quién |
|---|---|
| Buscar huéspedes e imprimir extractos e informes | Todos los que pueden abrir Cargos a habitación |
| Liquidar una cuenta, reclamar un cargo | Administradores de la empresa y usuarios del local |
| Resolver una reclamación, reabrir un cargo | Solo administradores de la empresa |
Solución de problemas#
- No se encuentra a un huésped. Amplía las fechas de los pedidos para cubrir toda su estancia, pon Mostrar en Todos los huéspedes o busca por nombre en lugar de por habitación, por si cambió de habitación.
- Un huésped aparece dos veces. Sus pedidos se hicieron con dos habitaciones o con dos grafías de su apellido. Marca ambas cuentas y liquídalas juntas.
- Falta un pedido en la cuenta. Solo quedan pendientes los pedidos cargados a la habitación; los pedidos en efectivo y con tarjeta aparecen como Pagado en la entrega. Los pedidos con tarjeta en línea cuyo pago no se completó nunca llegan a ser pedidos.
- "Los cargos han cambiado mientras los consultabas". Ha llegado un pedido nuevo o un compañero ha liquidado la cuenta al mismo tiempo. La cuenta se vuelve a cargar; revisa el nuevo total y vuelve a intentarlo.
- No se ofrece Reabrir cargo. Solo los administradores de la empresa pueden reabrir un cargo, y solo hasta la auditoría nocturna de las 04:00 de la mañana siguiente a su liquidación.