Frais de chambre est l'endroit où la réception règle le service en chambre d'un client de l'hôtel lors de son départ. Ce guide explique comment trouver ce que doit un client, le régler, traiter une consommation qu'il conteste, et vérifier qui doit encore de l'argent en fin de journée.
Cette page fait partie de Service en chambre, une fonction de la Vue de l'emplacement destinée aux hôtels. Elle n'apparaît que pour les entreprises dont le type est Restaurant avec service en chambre.
Ce qui constitue une consommation en chambre#
Un client peut payer le service en chambre de trois façons. Une seule d'entre elles reste due au départ :
- Imputer à la chambre — ajouté à la note de chambre. Le montant est dû jusqu'à ce que la réception le règle ici.
- Argent liquide ou terminal de paiement — payé à la personne qui a monté le repas. Affiché sur la note comme Payé à la livraison pour que le client le voie, mais jamais dû.
- Carte en ligne — déjà payé au moment de la commande.
Les commandes annulées apparaissent sur la note, barrées, et ne sont jamais dues. Lorsqu'une commande est partiellement remboursée, seul le montant restant après remboursement est dû.
Où trouver Frais de chambre#
- Vue : Vue de l'emplacement (vérifiez que l'établissement de l'hôtel est sélectionné dans l'en-tête)
- Menu : Opérations → Service en chambre → Frais de chambre. Un clic sur Service en chambre ouvre cette page.
Trouver un client#
Saisissez le numéro de chambre, ou au moins deux lettres du nom du client, ou les deux. Les résultats s'affichent au fil de la saisie.
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Chambre | Le numéro de chambre. Les suggestions proviennent de votre liste des chambres. |
| Nom du client | Prénom ou nom de famille |
| Dates de commande | Les commandes à inclure, dans le fuseau horaire de l'hôtel. Utilisez les boutons Aujourd'hui, 3 derniers jours, 7 derniers jours et 30 derniers jours, ou choisissez la date d'arrivée du client. La période peut aller jusqu'à 60 jours. |
| Afficher | Solde dû (par défaut), Réglé ou Tous les clients |
Les résultats sont regroupés par chambre et nom de famille du client : deux clients qui ont occupé la même chambre l'un après l'autre sont donc facturés séparément. Le client qui doit le plus est listé en premier et ouvert à droite.
| Statut | Signification |
|---|---|
| Solde dû | Le client a des consommations à régler |
| Partiellement réglé | Certaines consommations sont réglées ou contestées, d'autres restent dues |
| Réglé | Rien n'est dû |
| Contesté | Il ne reste que des consommations contestées, en attente d'un responsable |
| Frais tardif | Une consommation a été ajoutée après le règlement de la note du client, souvent après son départ |
La note du client#
La note liste toutes les commandes en chambre du client sur les dates choisies, avec la date et l'heure, le numéro de commande et les articles, le statut et le montant. En dessous, les totaux indiquent ce qui a été réglé, ce qui est contesté (non inclus), ce qui a été payé à la livraison, et le Montant dû.
Un avertissement jaune signifie qu'une commande portée sur la chambre est encore en préparation ou en cours de livraison. Elle est incluse dans le montant dû ; demandez à la cuisine de l'apporter à la réception ou de l'annuler.
Régler la note d'un client#
- Trouvez le client et vérifiez les commandes avec lui.
- Cliquez sur Régler le solde.
- Choisissez comment il a payé : Ajouté à la facture de l'hôtel (lorsque le montant est reporté sur la facture de l'hôtel), Terminal de paiement ou Espèces.
- Saisissez éventuellement une Référence, comme le numéro de facture de l'hôtel ou de reçu.
- Cliquez sur Confirmer le règlement.
Chaque consommation ouverte de la note est marquée comme réglée, avec le mode de paiement, la référence, la personne qui l'a réglée et la date. Si Solde dû est sélectionné, le client disparaît alors de la liste.
Régler plusieurs comptes ensemble#
Lorsqu'un client a des consommations sur plusieurs chambres, par exemple après un changement de chambre, cochez la case à côté de chacun de ses comptes. Un panneau affiche le total cumulé ; choisissez comment il a payé et cliquez sur Régler.
Imprimer un relevé#
Cliquez sur Imprimer le relevé pour remettre au client un relevé détaillé de son service en chambre : chaque commande avec sa date, ses articles et son montant, ainsi que le montant dû.
Consommations contestées#
Si un client affirme ne pas avoir commandé quelque chose, ne pas l'avoir reçu, ou que la commande était erronée, ne la réglez pas avec le reste de la note :
- Sur la ligne de la commande, cliquez sur … et choisissez Contester les frais.
- Choisissez le motif (Le client ne l'a pas commandé, Le client ne l'a pas reçu, Mauvais articles, Réclamation qualité ou Autre) et ajoutez une note si c'est utile.
- Cliquez sur Marquer comme contesté. La consommation est exclue du montant dû, et vous pouvez régler le reste.
Un responsable tranche ensuite la contestation depuis le même menu avec Résoudre la contestation : Annuler les frais si le client ne paie pas la commande, ou Maintenir les frais pour la réintégrer au montant dû. Chaque contestation et chaque décision sont conservées avec la commande.
Corriger une consommation réglée#
Si un règlement a été enregistré par erreur, un responsable peut choisir Rouvrir les frais sur la ligne de la commande et indiquer le motif. La consommation redevient due.
Le rapport des impayés#
En fin de journée, ou à tout moment, laissez Chambre et Nom du client vides et gardez Afficher sur Solde dû. La liste affiche alors tous les clients qui doivent encore de l'argent pour le service en chambre sur les dates choisies, sous le titre Frais de chambre non réglés.
- Cliquez sur Imprimer le rapport pour obtenir une liste imprimée des chambres, des clients, des montants contestés et des montants dus, avec le total.
- Surveillez l'étiquette Frais tardif : une commande portée sur la chambre après le règlement de la note du client. Elle a pu arriver après son départ ; réglez-la séparément ou contactez le client.
Consommations en chambre sur les commandes#
Vous pouvez aussi voir où en est une consommation sans ouvrir Frais de chambre. Dans Commandes en direct (vues Carte et Liste) et dans la fenêtre de détail de la commande, les commandes portées sur la chambre comportent une étiquette Note de chambre : ouverte, réglée, contestée ou annulée.
Qui peut faire quoi#
| Tâche | Qui |
|---|---|
| Rechercher des clients et imprimer des relevés et des rapports | Toute personne pouvant ouvrir Frais de chambre |
| Régler une note, contester une consommation | Les administrateurs de l'entreprise et les utilisateurs de l'établissement |
| Trancher une contestation, rouvrir une consommation | Les administrateurs de l'entreprise uniquement |
Dépannage#
- Un client est introuvable. Élargissez les dates de commande pour couvrir tout son séjour, réglez Afficher sur Tous les clients, ou recherchez par nom plutôt que par chambre au cas où il aurait changé de chambre.
- Un client apparaît deux fois. Ses commandes ont été passées sous deux chambres ou avec deux orthographes de son nom de famille. Cochez les deux comptes et réglez-les ensemble.
- Une commande manque sur la note. Seules les commandes portées sur la chambre sont dues ; les commandes payées en espèces ou par carte apparaissent comme Payé à la livraison. Les commandes par carte en ligne dont le paiement n'a pas abouti ne deviennent jamais des commandes.
- « Les frais ont changé pendant que vous les consultiez ». Une nouvelle commande est arrivée ou un collègue a réglé la note au même moment. La note se recharge ; vérifiez le nouveau total et réessayez.
- Rouvrir les frais n'est pas proposé. Seuls les administrateurs de l'entreprise peuvent rouvrir une consommation, et seulement jusqu'à l'audit de nuit de 04:00 le lendemain matin de son règlement.