Débitos em quarto é onde a receção liquida o serviço de quartos de um hóspede do hotel no check-out. Este guia explica como encontrar o que um hóspede deve, liquidá-lo, tratar de um débito que o hóspede contesta e verificar quem ainda tem valores em dívida no fim do dia.
Faz parte do serviço de quartos, uma funcionalidade da Vista de Localização para hotéis. A página só aparece nas empresas cujo tipo de empresa é Restaurante com serviço de quarto.
O que conta como débito de quarto#
Um hóspede pode pagar o serviço de quartos de três formas. Só uma delas fica em dívida no check-out:
- Debitar no quarto — acrescentado à conta do quarto. Fica em dívida até a receção o liquidar aqui.
- Dinheiro ou terminal de pagamento — pago à pessoa que levou a comida ao quarto. Aparece na conta como Pago na entrega para que o hóspede o veja, mas nunca fica em dívida.
- Cartão online — já pago quando o hóspede fez o pedido.
Os pedidos cancelados aparecem na conta, riscados, e nunca ficam em dívida. Quando um pedido é parcialmente reembolsado, só fica em dívida o montante que resta depois do reembolso.
Onde encontrar Débitos em quarto#
- Vista: Vista de Localização (certifique-se de que o estabelecimento do hotel está selecionado no cabeçalho)
- Menu: Operações → Serviço de quarto → Débitos em quarto. Clicar em Serviço de quarto abre esta página.
Encontrar um hóspede#
Escreva o número do quarto, pelo menos duas letras do nome do hóspede, ou ambos. Os resultados aparecem à medida que escreve.
| Campo | O que faz |
|---|---|
| Quarto | O número do quarto. As sugestões vêm da sua lista de quartos. |
| Nome do hóspede | Nome próprio ou apelido |
| Datas dos pedidos | Os pedidos a incluir, no fuso horário do hotel. Use os botões Hoje, Últimos 3 dias, Últimos 7 dias e Últimos 30 dias ou escolha a data de check-in do hóspede. O intervalo pode ir até 60 dias. |
| Mostrar | Com valor em dívida (predefinição), Liquidado ou Todos os hóspedes |
Os resultados são agrupados por quarto e apelido do hóspede, para que dois hóspedes que ficaram no mesmo quarto, um a seguir ao outro, sejam faturados separadamente. O hóspede que deve mais aparece primeiro e fica aberto à direita.
| Estado | Significado |
|---|---|
| Com valor em dívida | O hóspede tem débitos por liquidar |
| Parcialmente liquidado | Alguns débitos estão liquidados ou contestados e outros continuam em dívida |
| Liquidado | Não há nada em dívida |
| Contestado | Só restam débitos contestados, à espera de um gestor |
| Débito tardio | Foi acrescentado um débito depois de a conta do hóspede ter sido liquidada, muitas vezes depois do check-out |
A conta do hóspede#
A conta lista todos os pedidos de serviço de quartos do hóspede nas datas escolhidas, com a data e a hora, o número do pedido e os artigos, o estado e o montante. Por baixo, os totais mostram o que foi liquidado, o que está contestado (não incluído), o que foi pago na entrega e o Valor em dívida.
Um aviso amarelo significa que um pedido debitado no quarto ainda está a ser preparado ou entregue. Está incluído no montante em dívida; peça à cozinha que o leve à receção ou que o cancele.
Liquidar a conta de um hóspede#
- Encontre o hóspede e confirme os pedidos com ele.
- Clique em Liquidar saldo.
- Escolha como pagou: Adicionado à conta do hotel (quando o montante passa para a fatura do próprio hotel), Terminal de pagamento ou Dinheiro.
- Opcionalmente, introduza uma Referência, como o número da fatura ou do recibo do hotel.
- Clique em Confirmar liquidação.
Todos os débitos em aberto na conta são marcados como liquidados, juntamente com o método, a referência, quem os liquidou e quando. Com Com valor em dívida selecionado, o hóspede sai então da lista.
Liquidar várias contas em conjunto#
Quando um hóspede tem débitos em mais do que um quarto, por exemplo depois de mudar de quarto, marque a caixa junto a cada uma das suas contas. Um painel mostra o total combinado; escolha como pagou e clique em Liquidar.
Imprimir um extrato#
Clique em Imprimir extrato para dar ao hóspede um extrato discriminado do seu serviço de quartos: cada pedido com a data, os artigos e o montante, e o montante em dívida.
Débitos contestados#
Se um hóspede disser que não pediu algo, que não o recebeu ou que estava errado, não o liquide com o resto da conta:
- Na linha do pedido, clique em … e escolha Contestar débito.
- Escolha o motivo (O hóspede não fez o pedido, O hóspede não recebeu o pedido, Artigos errados, Reclamação de qualidade ou Outro) e acrescente uma nota, se ajudar.
- Clique em Marcar como contestado. O débito fica fora do montante em dívida e pode liquidar o resto.
Depois, um gestor resolve a contestação no mesmo menu com Resolver contestação: Anular o débito se o hóspede não pagar o pedido, ou Manter o débito para o voltar a acrescentar ao montante em dívida. Todas as contestações e decisões ficam guardadas com o pedido.
Corrigir um débito liquidado#
Se uma liquidação tiver sido registada por engano, um gestor pode escolher Reabrir débito na linha do pedido e indicar o motivo. O débito volta a ficar em dívida.
O relatório de débitos por liquidar#
No fim do dia, ou a qualquer momento, deixe Quarto e Nome do hóspede vazios e mantenha Mostrar em Com valor em dívida. A lista mostra então todos os hóspedes que ainda devem dinheiro do serviço de quartos nas datas escolhidas, sob o título Débitos em quarto por liquidar.
- Clique em Imprimir relatório para obter uma lista impressa de quartos, hóspedes, montantes contestados e montantes em dívida, com o total.
- Esteja atento à etiqueta Débito tardio: um pedido debitado no quarto depois de a conta do hóspede ter sido liquidada. Pode ter chegado depois do check-out, por isso liquide-o separadamente ou contacte o hóspede.
Débitos de quarto nos pedidos#
Também pode ver a situação de um débito sem abrir Débitos em quarto. Em Pedidos ao vivo (vista de cartões e vista de lista) e na janela de detalhes do pedido, os pedidos debitados no quarto têm uma etiqueta Conta do quarto: aberto, liquidado, contestado ou anulado.
Quem pode fazer o quê#
| Tarefa | Quem |
|---|---|
| Procurar hóspedes e imprimir extratos e relatórios | Todos os que podem abrir Débitos em quarto |
| Liquidar uma conta, contestar um débito | Administradores da empresa e utilizadores do estabelecimento |
| Resolver uma contestação, reabrir um débito | Apenas administradores da empresa |
Resolução de problemas#
- Não se encontra um hóspede. Alargue as datas dos pedidos para abranger toda a estadia, defina Mostrar como Todos os hóspedes ou pesquise pelo nome em vez do quarto, caso tenha mudado de quarto.
- Um hóspede aparece duas vezes. Os seus pedidos foram feitos em dois quartos ou com duas grafias diferentes do apelido. Marque as duas contas e liquide-as em conjunto.
- Falta um pedido na conta. Só os pedidos debitados no quarto ficam em dívida; os pedidos pagos em numerário e com cartão aparecem como Pago na entrega. Os pedidos com cartão online cujo pagamento não foi concluído nunca chegam a ser pedidos.
- "Os débitos foram alterados enquanto os consultava". Chegou um novo pedido ou um colega liquidou a conta ao mesmo tempo. A conta é recarregada; verifique o novo total e tente novamente.
- Reabrir débito não é apresentado. Só os administradores da empresa podem reabrir um débito, e apenas até à auditoria noturna das 04:00 da manhã seguinte à liquidação.