In Kamerrekeningen rekent de receptie de roomservice van een hotelgast af bij het uitchecken. Deze handleiding legt uit hoe je vindt wat een gast moet betalen, hoe je dat afrekent, hoe je omgaat met kosten die de gast betwist, en hoe je aan het eind van de dag controleert wie nog moet betalen.
Het is onderdeel van Roomservice, een functie van de Locatieweergave voor hotels. De pagina verschijnt alleen bij bedrijven met het bedrijfstype Roomservicerestaurant.
Wat als kamerkosten telt#
Een gast kan op drie manieren voor roomservice betalen. Alleen één daarvan staat bij het uitchecken nog open:
- Op kamer zetten — komt op de kamerrekening. Dit staat open tot de receptie het hier afrekent.
- Contant of pinautomaat — betaald aan degene die het eten heeft gebracht. Staat op de rekening als Betaald bij levering zodat de gast het kan zien, maar staat nooit open.
- Kaart online — al betaald toen de gast bestelde.
Geannuleerde bestellingen staan doorgestreept op de rekening en staan nooit open. Als een bestelling deels is terugbetaald, staat alleen het bedrag dat na de terugbetaling overblijft open.
Waar je Kamerrekeningen vindt#
- Weergave: Locatieweergave (zorg dat de vestiging van het hotel in de koptekst is geselecteerd)
- Menu: Operaties → Roomservice → Kamerrekeningen. Als je op Roomservice klikt, opent deze pagina.
Een gast zoeken#
Typ het kamernummer, of minstens twee letters van de naam van de gast, of allebei. Resultaten verschijnen terwijl je typt.
| Veld | Wat het doet |
|---|---|
| Kamer | Het kamernummer. Suggesties komen uit je kamerlijst. |
| Naam gast | Voornaam of achternaam |
| Besteldata | Welke bestellingen worden meegenomen, in de tijdzone van het hotel. Gebruik de knoppen Vandaag, Laatste 3 dagen, Laatste 7 dagen en Laatste 30 dagen, of kies de incheckdatum van de gast. De periode kan maximaal 60 dagen zijn. |
| Tonen | Openstaand (standaard), Afgerekend of Alle gasten |
Resultaten worden gegroepeerd per kamer en achternaam van de gast, zodat twee gasten die na elkaar in dezelfde kamer verbleven apart worden afgerekend. De gast die het meest moet betalen, staat bovenaan en wordt rechts geopend.
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Openstaand | De gast heeft kosten die nog moeten worden afgerekend |
| Deels afgerekend | Sommige kosten zijn afgerekend of betwist, andere staan nog open |
| Afgerekend | Er staat niets open |
| Betwist | Er zijn alleen betwiste kosten over, die op een manager wachten |
| Late boeking | Er zijn kosten toegevoegd nadat de rekening van de gast was afgerekend, vaak nadat de gast al was uitgecheckt |
De rekening van de gast#
De rekening toont elke roomservicebestelling van de gast in de gekozen periode, met datum en tijd, bestelnummer en artikelen, status en bedrag. Daaronder tonen de totalen wat is afgerekend, wat wordt betwist (niet meegeteld), wat bij levering is betaald, en het Openstaand bedrag.
Een gele waarschuwing betekent dat een bestelling die op de kamer is gezet nog wordt bereid of bezorgd. Ze telt mee in het openstaande bedrag; vraag de keuken haar naar de receptie te brengen of haar te annuleren.
De rekening van een gast afrekenen#
- Zoek de gast op en loop de bestellingen met hem door.
- Klik op Saldo afrekenen.
- Kies hoe de gast heeft betaald: Op hotelrekening gezet (als het bedrag op de eigen factuur van het hotel komt), Kaartterminal of Contant.
- Vul eventueel een Referentie in, zoals het factuur- of bonnummer van het hotel.
- Klik op Afrekening bevestigen.
Alle openstaande kosten op de rekening worden als afgerekend gemarkeerd, samen met de methode, de referentie, wie heeft afgerekend en wanneer. Met Openstaand geselecteerd verdwijnt de gast daarna uit de lijst.
Meerdere rekeningen tegelijk afrekenen#
Als één gast kosten heeft onder meer dan één kamer, bijvoorbeeld na een kamerwissel, vink dan het vakje naast elk van zijn rekeningen aan. Een paneel toont het totaal; kies hoe de gast heeft betaald en klik op Afrekenen.
Een overzicht printen#
Klik op Overzicht afdrukken om de gast een gespecificeerd overzicht van zijn roomservice te geven: elke bestelling met datum, artikelen en bedrag, en het openstaande bedrag.
Betwiste kosten#
Zegt een gast dat hij iets niet heeft besteld, niet heeft ontvangen of dat het niet klopte, reken het dan niet af met de rest van de rekening:
- Klik op de regel van de bestelling op … en kies Boeking betwisten.
- Kies de reden (Gast heeft het niet besteld, Gast heeft het niet ontvangen, Verkeerde artikelen, Klacht over kwaliteit of Overig) en voeg zo nodig een notitie toe.
- Klik op Markeren als betwist. De kosten tellen niet meer mee in het openstaande bedrag, en je kunt de rest afrekenen.
Een manager handelt de betwisting daarna af via hetzelfde menu met Geschil afhandelen: Boeking annuleren als de gast niet voor de bestelling betaalt, of Boeking behouden om de kosten weer bij het openstaande bedrag op te tellen. Elke betwisting en beslissing wordt bij de bestelling bewaard.
Afgerekende kosten corrigeren#
Is een afrekening per ongeluk geregistreerd, dan kan een manager op de regel van de bestelling Boeking heropenen kiezen en de reden opgeven. De kosten staan dan weer open.
Het rapport met openstaande kosten#
Laat aan het eind van de dag, of op elk ander moment, Kamer en Naam gast leeg en houd Tonen op Openstaand. De lijst toont dan onder de kop Openstaande kamerboekingen elke gast die in de gekozen periode nog geld verschuldigd is voor roomservice.
- Klik op Rapport afdrukken voor een geprinte lijst met kamers, gasten, betwiste bedragen en openstaande bedragen, met het totaal.
- Let op het label Late boeking: een bestelling die op de kamer is gezet nadat de rekening van de gast was afgerekend. Die kan zijn binnengekomen nadat de gast was uitgecheckt, dus reken haar apart af of neem contact op met de gast.
Kamerkosten bij bestellingen#
Je kunt ook zonder Kamerrekeningen te openen zien hoe het met kosten staat. In Live bestellingen (kaartweergave en lijstweergave) en in het venster met besteldetails hebben bestellingen die op de kamer zijn gezet een label Kamerrekening: open, afgerekend, betwist of vervallen.
Wie wat mag doen#
| Taak | Wie |
|---|---|
| Gasten opzoeken en overzichten en rapporten printen | Iedereen die Kamerrekeningen kan openen |
| Een rekening afrekenen, kosten betwisten | Bedrijfsbeheerders en vestigingsgebruikers |
| Een betwisting afhandelen, kosten heropenen | Alleen bedrijfsbeheerders |
Problemen oplossen#
- Een gast wordt niet gevonden. Verruim de besteldatums zodat het hele verblijf erin valt, zet Tonen op Alle gasten, of zoek op naam in plaats van op kamer voor het geval de gast van kamer is gewisseld.
- Een gast staat er twee keer in. De bestellingen zijn geplaatst onder twee kamers of onder twee spellingen van de achternaam. Vink beide rekeningen aan en reken ze samen af.
- Er ontbreekt een bestelling op de rekening. Alleen bestellingen die op de kamer zijn gezet staan open; contante en kaartbestellingen staan erop als Betaald bij levering. Online kaartbestellingen waarvan de betaling niet is gelukt, worden nooit een bestelling.
- "De kosten zijn gewijzigd terwijl je ze bekeek". Er is een nieuwe bestelling binnengekomen of een collega heeft de rekening tegelijkertijd afgerekend. De rekening wordt opnieuw geladen; controleer het nieuwe totaal en probeer het opnieuw.
- Boeking heropenen wordt niet aangeboden. Alleen bedrijfsbeheerders kunnen kosten heropenen, en alleen tot de nachtaudit om 04:00 de ochtend nadat ze zijn afgerekend.