Addebiti in camera è la pagina in cui la reception salda il servizio in camera di un ospite al momento del check-out. Questa guida spiega come trovare quanto deve un ospite, saldarlo, gestire un addebito contestato dall'ospite e verificare a fine giornata chi deve ancora pagare.
Fa parte di Servizio in camera, una funzione della Vista Punto Vendita per gli hotel. La pagina compare solo per le aziende il cui tipo di azienda è Ristorante con servizio in camera.
Che cosa conta come addebito in camera#
Un ospite può pagare il servizio in camera in tre modi. Solo uno di questi resta da pagare al check-out:
- Addebito in camera — aggiunto al conto della camera. Resta da pagare finché la reception non lo salda qui.
- Contanti o POS — pagati alla persona che ha portato su il cibo. Compaiono sul conto come Pagato alla consegna perché l'ospite li veda, ma non sono mai da pagare.
- Carta online — già pagato al momento dell'ordine.
Gli ordini annullati compaiono sul conto, barrati, e non sono mai da pagare. Quando un ordine è rimborsato in parte, resta da pagare solo l'importo rimasto dopo il rimborso.
Dove si trova Addebiti in camera#
- Vista: Vista Punto Vendita (assicurati che nell'intestazione sia selezionata la sede dell'hotel)
- Menu: Operazioni → Servizio in camera → Addebiti in camera. Facendo clic su Servizio in camera si apre questa pagina.
Trovare un ospite#
Digita il numero della camera, oppure almeno due lettere del nome dell'ospite, o entrambi. I risultati compaiono mentre digiti.
| Campo | A che cosa serve |
|---|---|
| Camera | Il numero della camera. I suggerimenti provengono dal tuo elenco delle camere. |
| Nome ospite | Nome o cognome |
| Date ordine | Quali ordini includere, nel fuso orario dell'hotel. Usa i pulsanti Oggi, Ultimi 3 giorni, Ultimi 7 giorni e Ultimi 30 giorni, oppure scegli la data di check-in dell'ospite. L'intervallo può arrivare a 60 giorni. |
| Mostra | Da saldare (predefinito), Saldato oppure Tutti gli ospiti |
I risultati sono raggruppati per camera e cognome dell'ospite, così due ospiti che hanno soggiornato nella stessa camera uno dopo l'altro ricevono conti separati. L'ospite che deve di più compare per primo e viene aperto sulla destra.
| Stato | Significato |
|---|---|
| Da saldare | L'ospite ha addebiti da saldare |
| Saldato in parte | Alcuni addebiti sono saldati o contestati, altri sono ancora da pagare |
| Saldato | Non c'è nulla da pagare |
| Contestato | Restano solo addebiti contestati, in attesa di un responsabile |
| Addebito tardivo | Un addebito è stato aggiunto dopo che il conto dell'ospite era stato saldato, spesso dopo il check-out |
Il conto dell'ospite#
Il conto elenca tutti gli ordini in camera dell'ospite nelle date scelte, con data e ora, numero d'ordine e articoli, stato e importo. Sotto, i totali mostrano quanto è stato saldato, quanto è contestato (non incluso), quanto è stato pagato alla consegna e l'Importo da pagare.
Un avviso giallo indica che un ordine addebitato sulla camera è ancora in preparazione o in consegna. È incluso nell'importo da pagare; chiedi alla cucina di portarlo alla reception oppure annullalo.
Saldare il conto di un ospite#
- Trova l'ospite e verifica gli ordini con lui.
- Fai clic su Salda il conto.
- Scegli come ha pagato: Aggiunto al conto dell'hotel (quando l'importo va sulla fattura dell'hotel stesso), POS oppure Contanti.
- Se vuoi, inserisci un Riferimento, come il numero della fattura o della ricevuta dell'hotel.
- Fai clic su Conferma saldo.
Ogni addebito aperto sul conto viene segnato come saldato, insieme al metodo, al riferimento, a chi lo ha saldato e a quando. Con Da saldare selezionato, l'ospite esce poi dall'elenco.
Saldare più conti insieme#
Quando un ospite ha addebiti su più di una camera, ad esempio dopo un cambio di camera, spunta la casella accanto a ciascuno dei suoi conti. Un riquadro mostra il totale complessivo; scegli come ha pagato e fai clic su Salda.
Stampare un estratto conto#
Fai clic su Stampa estratto conto per dare all'ospite un estratto conto dettagliato del servizio in camera: ogni ordine con data, articoli e importo, e l'importo da pagare.
Addebiti contestati#
Se un ospite dice di non aver ordinato qualcosa, di non averla ricevuta o che era sbagliata, non saldarla insieme al resto del conto:
- Sulla riga dell'ordine, fai clic su … e scegli Contesta addebito.
- Scegli la motivazione (L'ospite non l'ha ordinato, L'ospite non l'ha ricevuto, Articoli sbagliati, Reclamo sulla qualità oppure Altro) e aggiungi una nota se utile.
- Fai clic su Segna come contestato. L'addebito viene escluso dall'importo da pagare e puoi saldare il resto.
Un responsabile risolve poi la contestazione dallo stesso menu con Risolvi contestazione: Annulla l'addebito se l'ospite non paga l'ordine, oppure Mantieni l'addebito per riaggiungerlo all'importo da pagare. Ogni contestazione e decisione resta registrata con l'ordine.
Correggere un addebito saldato#
Se un saldo è stato registrato per errore, un responsabile può scegliere Riapri addebito sulla riga dell'ordine e indicarne il motivo. L'addebito torna da pagare.
Il report dei conti non saldati#
A fine giornata, o in qualsiasi momento, lascia vuoti Camera e Nome ospite e mantieni Mostra su Da saldare. L'elenco mostra allora tutti gli ospiti che devono ancora pagare il servizio in camera nelle date scelte, sotto l'intestazione Addebiti in camera non saldati.
- Fai clic su Stampa report per un elenco stampato di camere, ospiti, importi contestati e importi da pagare, con il totale.
- Fai attenzione all'etichetta Addebito tardivo: un ordine addebitato sulla camera dopo che il conto dell'ospite era stato saldato. Potrebbe essere arrivato dopo il check-out, quindi saldalo separatamente o contatta l'ospite.
Gli addebiti in camera sugli ordini#
Puoi vedere a che punto è un addebito anche senza aprire Addebiti in camera. In Ordini in diretta (vista a schede e vista elenco) e nella finestra di dettaglio dell'ordine, gli ordini addebitati sulla camera riportano un'etichetta Conto camera: aperto, saldato, contestato oppure annullato.
Chi può fare che cosa#
| Attività | Chi |
|---|---|
| Cercare gli ospiti e stampare estratti conto e report | Chiunque possa aprire Addebiti in camera |
| Saldare un conto, contestare un addebito | Amministratori dell'azienda e utenti della sede |
| Risolvere una contestazione, riaprire un addebito | Solo amministratori dell'azienda |
Risoluzione dei problemi#
- Un ospite non si trova. Allarga le date degli ordini fino a coprire l'intero soggiorno, imposta Mostra su Tutti gli ospiti, oppure cerca per nome invece che per camera, nel caso abbia cambiato camera.
- Un ospite compare due volte. I suoi ordini sono stati effettuati con due camere o con due grafie diverse del cognome. Spunta entrambi i conti e saldali insieme.
- Sul conto manca un ordine. Sono da pagare solo gli ordini addebitati sulla camera; gli ordini in contanti e con carta compaiono come Pagato alla consegna. Gli ordini con carta online il cui pagamento non è andato a buon fine non diventano mai ordini.
- "Gli addebiti sono cambiati mentre li stavi consultando". È arrivato un nuovo ordine oppure un collega ha saldato il conto nello stesso momento. Il conto si ricarica; verifica il nuovo totale e riprova.
- Riapri addebito non è disponibile. Solo gli amministratori dell'azienda possono riaprire un addebito, e solo fino al night audit delle 04:00 del mattino successivo al saldo.