Κρατήσεις τραπεζιών

Η Κράτηση τραπεζιού επιτρέπει στους πελάτες να κλείνουν τραπέζι στο εστιατόριό σας και στο προσωπικό σας να διαχειρίζεται τη σάλα την ημέρα της κράτησης. Αυτός ο οδηγός ακολουθεί μια κράτηση από τη στιγμή που ένας πελάτης επιλέγει ώρα μέχρι τη στιγμή που καθαρίζεται το τραπέζι, και εξηγεί κάθε ρύθμιση που αλλάζει όσα συμβαίνουν στην πορεία.

Είναι λειτουργία της Προβολής τοποθεσίας. Κάθε ρύθμιση, τραπέζι και κράτηση που περιγράφεται εδώ ανήκει σε ένα κατάστημα, οπότε ελέγξτε ότι έχει επιλεγεί το σωστό κατάστημα στην κεφαλίδα πριν ξεκινήσετε.

Πώς συνδέονται τα κομμάτια#

Τέσσερις οθόνες μοιράζονται τα ίδια δεδομένα. Θα μετακινείστε συνεχώς μεταξύ τους, οπότε βοηθά να ξέρετε για τι είναι υπεύθυνη η καθεμία:

Μια κράτηση έχει πάντα δύο ξεχωριστές καταστάσεις, και η σύγχυσή τους είναι η πιο συχνή αιτία προβλημάτων. Κρατήστε τες χωριστά:

• Η κατάσταση κράτησης — ισχύει αυτή η κράτηση; Εκκρεμεί, Επιβεβαιωμένο ή Ακυρώθηκε. Αφορά τη συμφωνία με τον πελάτη.
• Η κατάσταση εξυπηρέτησης — τι γίνεται σε αυτό το τραπέζι αυτήν τη στιγμή; Επιβεβαιωμένο, Έφτασε, Καθισμένο, Ολοκληρώθηκε, Δεν εμφανίστηκε. Αφορά τη βραδιά.

Η διαδρομή, από την αρχή ως το τέλος#

1. Ορίζετε τους κανόνες στις Ρυθμίσεις τραπεζιού — ώρες κρατήσεων, πόσο κρατιέται ένα τραπέζι και αν παίρνετε προκαταβολή.
2. Σχεδιάζετε τη σάλα σας στον επεξεργαστή της Κάτοψης — περιοχές, τραπέζια, θέσεις και πού βρίσκεται κάθε τραπέζι.
3. Ένας πελάτης κάνει κράτηση μέσω της φόρμας ηλεκτρονικής κράτησης σας, τηλεφωνικά ή στην πόρτα. Το σύστημα ελέγχει αν υπάρχει πράγματι ελεύθερο κατάλληλο τραπέζι.
4. Η κράτηση εμφανίζεται στις Κρατήσεις Τραπεζιών και στην Κάτοψη για εκείνη την ημερομηνία — αμέσως, χωρίς ανανέωση.
5. Την ημέρα της κράτησης, το προσωπικό διαχειρίζεται τη σάλα — ορίζει τραπέζι, σημειώνει ότι ο πελάτης έφτασε, τον βάζει να καθίσει και καθαρίζει το τραπέζι όταν φύγει.
6. Τα χρήματα τακτοποιούνται μόνα τους αν παίρνετε προκαταβολή: μια δεσμευμένη προκαταβολή αποδεσμεύεται όταν ο πελάτης καθίσει ή χρεώνεται αν δεν έρθει ποτέ.

Ρύθμιση: Ρυθμίσεις τραπεζιού#

Λειτουργίες → Κράτηση τραπεζιού → Ρυθμίσεις τραπεζιού. Όλα σε αυτήν τη σελίδα ισχύουν μόνο για το επιλεγμένο κατάστημα.

Πότε δέχεστε κρατήσεις#

Κρατήσεις μπορούν να γίνουν μόνο μέσα στις ώρες που δηλώνετε εδώ. Αυτές είναι ξεχωριστές από τις ώρες λειτουργίας για παραγγελίες — μια κουζίνα που σερβίρει μέχρι τις 23:00 μπορεί να σταματά να δέχεται κρατήσεις στις 21:30.

• Ρυθμίσεις Ωρών — η κανονική σας εβδομάδα. Προσθέστε ένα χρονικό διάστημα για κάθε περίοδο που δέχεστε κρατήσεις: μία γραμμή για το μεσημεριανό και άλλη για το βραδινό, για κάθε ημέρα.
• Εξαιρέσεις ημερομηνιών — διαφορετικές ώρες για μία συγκεκριμένη ημερομηνία. Μια εξαίρεση αντικαθιστά εντελώς τις εβδομαδιαίες ώρες για εκείνη την ημερομηνία, δεν προστίθεται σε αυτές. Για να κλείσετε σε μια επίσημη αργία, προσθέστε μια εξαίρεση για εκείνη την ημερομηνία χωρίς καμία περίοδο κρατήσεων.

Πόσο κρατιέται ένα τραπέζι#

Αποδοχή κρατήσεων#

Το Αυτόματη αποδοχή κρατήσεων καθορίζει ποια είναι η κατάσταση μιας νέας κράτησης τη στιγμή που φτάνει:

• Ενεργό — οι νέες κρατήσεις είναι αμέσως Επιβεβαιωμένο. Ο πελάτης έχει βεβαιότητα και κανείς δεν χρειάζεται να κάνει τίποτα.
• Ανενεργό — οι νέες κρατήσεις φτάνουν ως Εκκρεμεί και περιμένουν κάποιον να τις επιβεβαιώσει από τη λίστα κρατήσεων. Χρησιμοποιήστε το αν θέλετε να βλέπετε κάθε αίτημα πριν δεσμεύσετε το τραπέζι.

Προκαταβολές#

Οι προκαταβολές ζητούν από τον πελάτη χρήματα, ή άδεια για χρέωση, πριν επιβεβαιωθεί μια κράτηση. Είναι η κύρια άμυνα απέναντι στις αδικαιολόγητες απουσίες τις βραδιές με πολλή κίνηση.

Η λίστα αναμονής#

Όταν ένας πελάτης ζητά μια ώρα που δεν μπορείτε να προσφέρετε, η λίστα αναμονής τον κρατά στη σειρά αντί να τον χάσετε. Το Ενεργοποίηση λίστας αναμονής την ενεργοποιεί· το Λειτουργία λίστας αναμονής καθορίζει τι γίνεται όταν ελευθερώνεται ένα τραπέζι:

• Ειδοποίηση του πελάτη όταν ελευθερωθεί τραπέζι — ο πελάτης λαμβάνει SMS και καλείται να κάνει κράτηση. Το τραπέζι δεν κρατιέται για αυτόν, οπότε ισχύει ακόμη η σειρά προτεραιότητας. Ασφαλές, και η συνηθισμένη επιλογή.
• Αυτόματη επιβεβαίωση όταν ελευθερωθεί τραπέζι — το σύστημα δημιουργεί την κράτηση για λογαριασμό του και του στέλνει SMS ότι έγινε. Κανείς δεν χρειάζεται να κάνει τίποτα, αλλά έχετε δεσμεύσει ένα τραπέζι για έναν πελάτη που δεν έχει επιβεβαιώσει ξανά ότι το θέλει ακόμη.

Συμπεριφορά της κάτοψης#

Η σάλα σας: περιοχές και τραπέζια#

Η κάτοψη είναι ένα σχέδιο του εστιατορίου σας. Για να σας βοηθήσει, πρέπει να ταιριάζει με τη σάλα — τα σωστά τραπέζια, στα σωστά μεγέθη, περίπου εκεί όπου βρίσκονται στην πραγματικότητα.

Περιοχές#

Μια περιοχή είναι ένα τμήμα της σάλας σας με όνομα και δικό του σχέδιο: Κυρίως σάλα, Βεράντα, Μπαρ, Επάνω όροφος. Καθεμία γίνεται καρτέλα στην κάτοψη και έχει δική της επιφάνεια για να τοποθετείτε τραπέζια. Ανοίξτε το Διαχείριση χώρων από την κεφαλίδα της κάτοψης για να προσθέσετε, να μετονομάσετε, να αναδιατάξετε ή να κρύψετε μια περιοχή.

Μια περιοχή μπορεί να διαγραφεί μόνο όταν είναι άδεια. Αν έχει ακόμη τραπέζια, μετακινήστε τα σε άλλη περιοχή ή διαγράψτε τα πρώτα.

Τραπέζια#

Κάθε τραπέζι ανήκει σε ακριβώς μία περιοχή. Επιλέξτε ένα τραπέζι στον επεξεργαστή διάταξης για να το επεξεργαστείτε στο πλαίσιο στα δεξιά.

Διάταξη της σάλας#

1. Ανοίξτε το Επεξεργασία κάτοψης από την κεφαλίδα της κάτοψης. Είναι σκόπιμα ξεχωριστή λειτουργία — ώστε κανείς να μη σύρει κατά λάθος ένα τραπέζι εν ώρα λειτουργίας.
2. Σύρετε τα τραπέζια στη θέση τους. Ευθυγραμμίζονται σε πλέγμα καθώς τα μετακινείτε.
3. Επιλέξτε ένα τραπέζι για να αλλάξετε τον αριθμό, τις θέσεις, το σχήμα ή το μέγεθός του στο πλαίσιο στα δεξιά.
4. Χρησιμοποιήστε το Προσθήκη τραπεζιού για τραπέζι που δεν υπάρχει ακόμη.
5. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση. Ολόκληρη η περιοχή αποθηκεύεται μονομιάς.

Πώς γίνεται μια κράτηση#

Από πού προέρχονται οι κρατήσεις#

Η κάτοψη δείχνει την πηγή σε κάθε κράτηση, και αξίζει να της ρίχνετε μια ματιά: ένας πελάτης χωρίς κράτηση δεν έχει τηλέφωνο για να τον καλέσετε αν απομακρυνθεί, και ένας πελάτης που έκλεισε μέσω της φόρμας ηλεκτρονικής κράτησης περιμένει επιβεβαίωση με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Τι ελέγχει το σύστημα πριν προσφέρει μια ώρα#

Όταν ένας πελάτης ζητά μια ώρα, ελέγχονται τέσσερα πράγματα με τη σειρά. Αν τα καταλάβετε, εξηγείται σχεδόν κάθε ερώτηση του τύπου "γιατί δεν μπορώ να κλείσω αυτό;":

1. Δέχεστε κρατήσεις; Η ώρα πρέπει να είναι μέσα στις Ρυθμίσεις Ωρών εκείνης της ημέρας ή μέσα σε μια εξαίρεση ημερομηνίας, αν υπάρχει.
2. Υπάρχει αρκετά μεγάλο τραπέζι; Λαμβάνονται υπόψη μόνο τραπέζια που είναι σε λειτουργία και έχουν τουλάχιστον όσες θέσεις όσα τα άτομα της παρέας. Σε μια παρέα έξι ατόμων δεν προσφέρεται ποτέ τετράρι.
3. Είναι πράγματι ελεύθερο το τραπέζι; Πρέπει να είναι ελεύθερος ολόκληρος ο γύρος — όχι μόνο η ώρα έναρξης. Μια κράτηση στις 19:00 με γύρο 90 λεπτών χρειάζεται το τραπέζι ελεύθερο μέχρι τις 20:30.
4. Είναι ελεύθερο και το περιθώριο; Το περιθώριο γύρου προστίθεται και στις δύο άκρες, οπότε ένα τραπέζι δεν προσφέρεται αν δεν θα έμενε κενό μετά την προηγούμενη παρέα ή πριν από την επόμενη.

Εκκρεμεί, Επιβεβαιωμένο, Ακυρώθηκε#

Τηλεφωνική κράτηση#

1. Μεταβείτε στο Λειτουργίες → Κράτηση τραπεζιού → Κρατήσεις Τραπεζιών.
2. Κάντε κλικ στο Προσθήκη Κράτησης.
3. Πληκτρολογήστε την ημερομηνία, την ώρα και τον αριθμό ατόμων και μετά το όνομα, το τηλέφωνο και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του πελάτη.
4. Προσθέστε Περίσταση (γενέθλια, επέτειος) και Σημειώσεις αν ο πελάτης αναφέρει κάτι — και τα δύο φτάνουν στη σάλα, ώστε η ομάδα να ξέρει πριν καθίσει ο πελάτης.
5. Ορίστε Αριθμός Τραπεζιού τώρα αν θέλετε ή αφήστε το και αφήστε τη σάλα να αποφασίσει την ημέρα της κράτησης.
6. Αποθηκεύστε. Η κράτηση εμφανίζεται αμέσως στην κάτοψη για εκείνη την ημερομηνία.

Διαχείριση της λειτουργίας στην Κάτοψη#

Λειτουργίες → Κράτηση τραπεζιού → Κάτοψη. Αυτή είναι η οθόνη που χρησιμοποιεί η ομάδα σας κατά τη λειτουργία. Δείχνει πάντα μία ημερομηνία και μία περιοχή κάθε φορά.

Πώς διαβάζεται η οθόνη#

Τι σημαίνουν τα χρώματα των τραπεζιών#

Τι σημαίνουν τα χρώματα των κρατήσεων#

Μια κράτηση έχει κατάσταση εξυπηρέτησης. Τρεις από αυτές υπολογίζονται από το ρολόι καθώς προχωρά η βραδιά, οπότε εμφανίζονται μόνες τους:

Τοποθέτηση πελάτη σε τραπέζι#

1. Βρείτε την κράτηση στην πλαϊνή λίστα ή κάντε κλικ στο τραπέζι της στο σχέδιο.
2. Αν δεν έχει τραπέζι, ορίστε ένα — είτε σύρετέ την σε ένα τραπέζι είτε χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Προτεινόμενα, που κατατάσσει τα ελεύθερα τραπέζια που ταιριάζουν στην παρέα και επισημαίνει το καταλληλότερο.
3. Όταν μπει ο πελάτης, κάντε κλικ στο Έφτασε.
4. Όταν καθίσει, κάντε κλικ στο Κάθισμα. Ο γύρος ξεκινά τώρα, όχι στην ώρα της κράτησης.
5. Όταν φύγει, κάντε κλικ στο Ολοκλήρωση. Το τραπέζι ελευθερώνεται αμέσως.

Τα υπόλοιπα εργαλεία της κάτοψης#

Δύο άτομα, μία κράτηση#

Αν κάποιος αλλάξει μια κράτηση σε άλλη συσκευή ενώ την έχετε ανοιχτή, η δική σας αλλαγή απορρίπτεται αντί να αντικαταστήσει σιωπηλά τη δική του, και η κάτοψη ανανεώνεται ώστε να δείτε τι πραγματικά συνέβη. Κάντε ξανά την αλλαγή σας στη νέα έκδοση.

Η λίστα αναμονής#

Λειτουργίες → Κράτηση τραπεζιού → Λίστα αναμονής. Η ουρά των πελατών που ήθελαν μια ώρα που δεν μπορούσατε να τους δώσετε, με πρώτους τους παλαιότερους.

Οι πελάτες λαμβάνουν SMS όταν μπαίνουν στη λίστα, ώστε να ξέρουν ότι είναι στην ουρά, και ξανά αν ανοίξει ένα τραπέζι. Όταν ελευθερώνεται ένα τραπέζι, το σύστημα διατρέχει την ουρά από τους παλαιότερους και επιλέγει τον πρώτο πελάτη του οποίου η παρέα χωράει πραγματικά — ένα διπλό τραπέζι που ελευθερώνεται δεν πηγαίνει στην παρέα των οκτώ που περιμένει περισσότερο.

Μπορείτε επίσης να βάλετε κάποιον από την ουρά να καθίσει με το Κάθισμα τώρα, που τον μετατρέπει σε κράτηση που έχει καθίσει στα τραπέζια που επιλέγετε. Η οθόνη σας προειδοποιεί αν τα τραπέζια που επιλέξατε δεν χωρούν την παρέα.

Προκαταβολές, από την αρχή ως το τέλος#

Αν οι προκαταβολές είναι ενεργές, τα χρήματα κινούνται μόνα τους καθώς προχωρά η κράτηση. Ακολουθεί ολόκληρη η διαδρομή, ώστε να ξέρετε τι έχει γίνει με την κάρτα ενός πελάτη σε κάθε σημείο.

1. Ο πελάτης κάνει κράτηση. Ενημερώνεται για την προκαταβολή — ένα σταθερό ποσό ή το ποσό ανά άτομο επί τον αριθμό ατόμων.
2. Πληρώνει ή εγκρίνει. Η Άμεση χρέωση παίρνει τα χρήματα. Η Έγκριση και δέσμευση τα δεσμεύει χωρίς να τα πάρει.
3. Η κράτηση επιβεβαιώνεται. Η προκαταβολή εμφανίζεται ως Χρεώθηκε ή Δεσμευμένο στην κάρτα.
4. Έρχεται και κάθεται. Μια δέσμευση αποδεσμεύεται αυτόματα τη στιγμή που το προσωπικό βάζει την παρέα να καθίσει — κανείς δεν χρειάζεται να το θυμηθεί.
5. Ή δεν έρχεται. Αν σημειωθεί η κράτηση ως «Δεν εμφανίστηκε», χρεώνεται η δεσμευμένη προκαταβολή.
6. Ή ακυρώνει. Εντός του διαστήματος ακύρωσης τα χρήματα επιστρέφονται — μια δέσμευση αποδεσμεύεται, μια χρέωση επιστρέφεται. Εκτός διαστήματος, η προκαταβολή παρακρατείται.

Μπορείτε επίσης να τακτοποιήσετε μια προκαταβολή χειροκίνητα από τη λίστα κρατήσεων, όπου μια κράτηση με προκαταβολή έχει την ενέργεια Προκαταβολή που δείχνει το ποσό, τον τρόπο και τις ημερομηνίες χρέωσης, αποδέσμευσης ή επιστροφής, καθώς και τα Ο πελάτης έφτασε — αποδέσμευση και Δεν εμφανίστηκε — χρέωση προκαταβολής.

Ποιος κάνει τι#

Κάθε ενέργεια ελέγχεται από ένα δικαίωμα. Τα κουμπιά για τα οποία δεν έχετε δικαίωμα είναι κρυφά, όχι απενεργοποιημένα, οπότε αν λείπει κάτι που περιγράφεται εδώ, ρωτήστε τον διαχειριστή σας αντί να υποθέσετε ότι δεν υπάρχει.

Καθημερινές καταστάσεις#

Ένας πελάτης έχει αργήσει δεκαπέντε λεπτά#

Η κράτηση γίνεται Καθυστέρηση μόνη της μόλις περάσει το όριό σας. Τηλεφωνήστε του. Αν είναι καθ' οδόν, αφήστε την — είναι φυσιολογικό να καθίσει αργότερα, και ο γύρος ξεκινά όταν καθίσει, όχι στην ώρα της κράτησης. Αν δεν έρχεται, σημειώστε Δεν εμφανίστηκε: ελευθερώνει το τραπέζι για πελάτη χωρίς κράτηση και χρεώνει την προκαταβολή αν έχετε δέσμευση.

Μια παρέα οκτώ ατόμων, και το μεγαλύτερο τραπέζι σας είναι εξάρι#

Σημειώστε τα δύο τραπέζια που θα ενώνατε ως Ενώνεται στον επεξεργαστή διάταξης. Το πλαίσιο προτάσεων θα τα προσφέρει τότε ως γειτονική ένωση για παρέες που το χρειάζονται, και η ανάθεση της κράτησης δεσμεύει και τα δύο τραπέζια μαζί — ώστε κανένα να μη δοθεί χωριστά.

Ένα τραπέζι χαλάει κατά τη λειτουργία#

Χρησιμοποιήστε το Μπλοκάρισμα τραπεζιού για την υπόλοιπη ημέρα με έναν λόγο, ώστε να μην καθίσει κανείς εκεί και να βλέπει όλη η ομάδα γιατί. Αν θα μείνει εκτός για περισσότερο, βγάλτε το εκτός λειτουργίας στον επεξεργαστή διάταξης. Μην το διαγράψετε — θα χάνατε το ιστορικό κρατήσεών του, και το σύστημα θα το αρνηθεί ούτως ή άλλως αν είχε ποτέ κράτηση.

Ένας πελάτης θέλει να κρατήσει το τραπέζι περισσότερο#

Παράταση +30 λεπτά ή ορίστε ακριβές Διάρκεια. Ελέγξτε πρώτα τη χρονογραμμή: αν αναμένεται κράτηση σε εκείνο το τραπέζι, θα τη δείτε και μπορείτε να μεταφέρετε την επόμενη παρέα σε άλλο τραπέζι πριν υποσχεθείτε οτιδήποτε.

Κάποιος έκανε διαδικτυακή κράτηση για ώρα που είστε κλειστά#

Ελέγξτε τις Ρυθμίσεις Ωρών για εκείνη την ημέρα της εβδομάδας και ελέγξτε αν υπάρχει εξαίρεση για εκείνη την ημερομηνία — μια εξαίρεση αντικαθιστά εντελώς τις εβδομαδιαίες ώρες, οπότε μια εξαίρεση που προστέθηκε για άλλο λόγο μπορεί σιωπηλά να ανοίξει μια περίοδο που θέλατε κλειστή.

Η κάτοψη δείχνει Επανασύνδεση#

Οι ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο δεν είναι διαθέσιμες, οπότε η κάτοψη ανανεώνεται κάθε 20 δευτερόλεπτα. Όλα εξακολουθούν να λειτουργούν και τίποτα δεν χάνεται — οι αλλαγές απλώς χρειάζονται λίγα δευτερόλεπτα για να εμφανιστούν. Αν συνεχιστεί, ελέγξτε τη σύνδεση της συσκευής στο διαδίκτυο.

Ένα νέο τραπέζι δεν προσφέρεται για κρατήσεις#

Ελέγξτε με τη σειρά: είναι Σε λειτουργία; Έχει αρκετές Θέσεις για την παρέα; Είναι ελεύθερο για ολόκληρο τον γύρο, όχι μόνο για την ώρα έναρξης; Και υπάρχει χώρος για το περιθώριο γύρου και στις δύο πλευρές;

Λίστα ελέγχου ρύθμισης#

1. Επιβεβαιώστε ότι η Κράτηση τραπεζιού είναι ενεργή για την εταιρεία σας.
2. Ορίστε τις Ρυθμίσεις Ωρών για κάθε ημέρα που δέχεστε κρατήσεις.
3. Ορίστε τα Διάρκεια κράτησης, Διάστημα ωρών και Κενό μεταξύ κρατήσεων ώστε να αντιστοιχούν στον πραγματικό τρόπο λειτουργίας σας.
4. Αποφασίστε για την Αυτόματη αποδοχή.
5. Ρυθμίστε τις Προκαταβολές αν τις θέλετε και ορίστε το διάστημα ακύρωσης.
6. Ενεργοποιήστε το Λίστα αναμονής και επιλέξτε ειδοποίηση ή αυτόματη επιβεβαίωση.
7. Ενεργοποιήστε την Κάτοψη και ορίστε τα Καθυστέρηση μετά από και Λήγει σύντομα.
8. Ανοίξτε την κάτοψη, ελέγξτε ότι υπάρχουν όλα τα τραπέζια σας και σύρετέ τα στη θέση τους στο Επεξεργασία κάτοψης.
9. Προσθέστε τυχόν επιπλέον περιοχές και μετακινήστε σε αυτές τα σωστά τραπέζια.
10. Ελέγξτε τις θέσεις και το Ενώνεται σε κάθε τραπέζι.
11. Δώστε στην ομάδα σας τα δικαιώματα που χρειάζεται.
12. Κάντε μια δοκιμαστική κράτηση και ακολουθήστε την: ανάθεση, άφιξη, κάθισμα, ολοκλήρωση.