حجوزات الطاولات

تتيح ميزة حجز الطاولات للضيوف حجز طاولة في مطعمك، وتتيح لموظفيك إدارة الصالة في يوم الحجز. يتتبع هذا الدليل حجزًا واحدًا من لحظة اختيار الضيف للوقت حتى لحظة إخلاء الطاولة، ويشرح كل إعداد يغيّر ما يحدث في أثناء ذلك.

هذه ميزة في عرض الموقع. فكل إعداد وطاولة وحجز مذكور هنا تابع لفرع واحد، لذا تأكد من اختيار الفرع الصحيح في الشريط العلوي قبل أن تبدأ.

كيف تتكامل الأجزاء#

تتشارك أربع شاشات مجموعة بيانات واحدة. وستتنقل بينها باستمرار، لذا من المفيد أن تعرف ما تختص به كل منها:

يحمل الحجز دائمًا حالتين منفصلتين، والخلط بينهما هو أكثر مصادر المشكلات شيوعًا. فافصل بينهما:

• حالة الحجز: هل هذا الحجز قائم؟ قيد الانتظار أو مؤكد أو ملغاة. وهي تتعلق بالاتفاق مع الضيف.
• حالة الخدمة: ما الذي يحدث على هذه الطاولة الآن؟ مؤكد أو وصل أو جالسون أو منتهٍ أو لم يحضر. وهي تتعلق بمجريات الأمسية.

الرحلة من البداية إلى النهاية#

1. تضع القواعد في إعدادات الطاولات: ساعات استقبال الحجوزات، وكم تُحجز الطاولة، وهل تأخذ عربونًا.
2. ترسم صالتك في محرر مخطط الصالة: المناطق، والطاولات، والمقاعد، وموضع كل طاولة.
3. يحجز الضيف عبر أداة الحجز على موقعك، أو بالهاتف، أو عند الباب. ويتحقق النظام من وجود طاولة مناسبة متاحة فعلًا.
4. يصل الحجز إلى حجوزات الطاولات وإلى مخطط الصالة لذلك التاريخ فورًا، دون الحاجة إلى تحديث الصفحة.
5. في يوم الحجز يدير الموظفون الصالة: يخصصون طاولة، ويسجلون وصول الضيف، ويُجلسونه، ويخلون الطاولة عند مغادرته.
6. يُسوّى المال تلقائيًا إذا كنت تأخذ عربونًا: فالعربون المحجوز يُحرَّر عند جلوس الضيف، أو يُخصم إذا لم يحضر.

الإعداد: إعدادات الطاولات#

العمليات → حجز الطاولات → إعدادات الطاولات. كل ما في هذه الصفحة يسري على الفرع المختار فقط.

متى تستقبل الحجوزات#

لا يمكن الحجز إلا ضمن الساعات التي تحددها هنا. وهي منفصلة عن ساعات العمل للطلبات، فقد يقدّم المطبخ الطعام حتى 23:00 ويتوقف عن استقبال الحجوزات عند 21:30.

• ساعات الإعداد: أسبوعك المعتاد. أضف فترة زمنية لكل فترة تستقبل فيها الحجوزات: صفًا لخدمة الغداء وآخر للعشاء، لكل يوم.
• استثناءات التواريخ: ساعات مختلفة لتاريخ محدد. والاستثناء يحل محل الساعات الأسبوعية لذلك التاريخ بالكامل، ولا يُضاف إليها. وللإغلاق في عطلة رسمية، أضف استثناءً لذلك التاريخ دون أي فترة حجز.

كم تُحجز الطاولة#

قبول الحجوزات#

يحدد قبول الحجوزات تلقائياً حالة الحجز الجديد لحظة وصوله:

• تشغيل: تُصبح الحجوزات الجديدة مؤكد فورًا. فيطمئن الضيف، ولا يحتاج أحد إلى فعل شيء.
• إيقاف: تصل الحجوزات الجديدة بحالة قيد الانتظار وتنتظر من يؤكدها من قائمة الحجوزات. استخدم هذا الخيار إذا أردت الاطلاع على كل طلب قبل الالتزام بالطاولة.

العربون#

يطلب العربون من الضيف مالًا، أو إذنًا بأخذ مال، قبل تأكيد الحجز. وهو الوسيلة الأساسية للحماية من عدم الحضور في الليالي المزدحمة.

قائمة الانتظار#

عندما يطلب ضيف وقتًا لا تستطيع توفيره، تحفظه قائمة الانتظار بالترتيب بدلًا من أن تخسره. يفعّلها تفعيل قائمة الانتظار، ويحدد وضع قائمة الانتظار ما يحدث عندما تفرغ طاولة:

• إشعار العميل عند توفر طاولة: تُرسل إلى الضيف رسالة نصية تدعوه إلى الحجز. لا تُحجز الطاولة له، فتبقى الأولوية لمن يحجز أولًا. خيار آمن وهو المعتاد.
• التأكيد تلقائيًا عند توفر طاولة: ينشئ النظام الحجز للضيف ويرسل إليه رسالة نصية بذلك. لا يحتاج أحد إلى التدخل، لكنك تكون قد خصصت طاولة لضيف لم يؤكد من جديد أنه لا يزال يريدها.

سلوك مخطط الصالة#

صالتك: المناطق والطاولات#

مخطط الصالة رسم لمطعمك. وقبل أن يفيدك يجب أن يطابق الصالة: الطاولات الصحيحة، بالأحجام الصحيحة، في مواضع قريبة من مواضعها الحقيقية.

المناطق#

المنطقة جزء مسمّى من صالتك له مخططه الخاص: الرئيسية أو الشرفة أو البار أو الطابق العلوي. تصبح كل منطقة تبويبًا في مخطط الصالة، ولكل منها لوحة رسم خاصة لترتيب الطاولات عليها. افتح إدارة المناطق من رأس مخطط الصالة لإضافة منطقة أو إعادة تسميتها أو ترتيبها أو إخفائها.

لا يمكن حذف المنطقة إلا بعد أن تفرغ. فإذا كانت فيها طاولات، انقلها إلى منطقة أخرى أو احذفها أولًا.

الطاولات#

تنتمي كل طاولة إلى منطقة واحدة بالضبط. اختر طاولة في محرر التخطيط لتعديلها من اللوحة على اليمين.

ترتيب الصالة#

1. افتح تعديل المخطط من رأس مخطط الصالة. وهو وضع منفصل عن قصد، حتى لا يسحب أحد طاولة بالخطأ في منتصف الخدمة.
2. اسحب الطاولات إلى مواضعها. وهي تلتصق بالشبكة أثناء السحب.
3. اختر طاولة لتغيير رقمها أو مقاعدها أو شكلها أو حجمها من اللوحة على اليمين.
4. استخدم إضافة طاولة لطاولة غير موجودة بعد.
5. انقر حفظ المخطط. تُحفظ المنطقة كاملة دفعة واحدة.

كيف يُنشأ الحجز#

من أين تأتي الحجوزات#

يعرض مخطط الصالة المصدر على كل حجز، ومن المفيد إلقاء نظرة عليه: فالضيف الذي جاء دون حجز ليس له رقم هاتف تتصل به إذا ابتعد، وضيف أداة الحجز ينتظر تأكيدًا بالبريد الإلكتروني.

ما يتحقق منه النظام قبل عرض وقت#

عندما يطلب الضيف وقتًا، تُفحص أربعة أمور بالترتيب. وفهمها يفسّر كل سؤال تقريبًا من نوع "لماذا لا أستطيع حجز ذلك؟":

1. هل تستقبل الحجوزات؟ يجب أن يقع الوقت ضمن «ساعات الإعداد» لذلك اليوم، أو ضمن استثناء التاريخ إن وُجد.
2. هل توجد طاولة كبيرة بما يكفي؟ لا تُؤخذ في الاعتبار إلا الطاولات التي حالتها في الخدمة وعدد مقاعدها لا يقل عن عدد أفراد المجموعة. فلا تُعرض أبدًا طاولة لأربعة على مجموعة من ستة.
3. هل الطاولة متاحة فعلًا؟ يجب أن تكون الدورة كاملة خالية، لا وقت البداية فقط. فحجز الساعة 19:00 بدورة 90 دقيقة يحتاج إلى أن تبقى الطاولة متاحة حتى 20:30.
4. هل الفاصل خالٍ أيضًا؟ يُضاف فاصل الدورة إلى الطرفين، فلا تُعرض الطاولة إذا كان ذلك لن يترك فاصلًا بعد المجموعة السابقة أو قبل التالية.

قيد الانتظار ومؤكد وملغاة#

تسجيل حجز عبر الهاتف#

1. انتقل إلى العمليات → حجز الطاولات → حجوزات الطاولات.
2. انقر إضافة حجز.
3. أدخل التاريخ والوقت وعدد الأشخاص، ثم اسم الضيف وهاتفه وبريده الإلكتروني.
4. أضف المناسبة (عيد ميلاد، ذكرى سنوية) وملاحظات إذا ذكر الضيف أي شيء، فكلاهما يصل إلى الصالة، فيعرف الفريق قبل جلوس الضيف.
5. خصّص رقم الطاولة الآن إن أردت، أو اتركه ليقرره فريق الصالة في يوم الحجز.
6. احفظ. يظهر الحجز فورًا على مخطط الصالة لذلك التاريخ.

إدارة الخدمة من مخطط الصالة#

العمليات → حجز الطاولات → مخطط الصالة. هذه هي الشاشة التي يستخدمها فريقك أثناء الخدمة. وهي تعرض دائمًا تاريخًا واحدًا ومنطقة واحدة في كل مرة.

قراءة الشاشة#

معاني ألوان الطاولات#

معاني ألوان الحجوزات#

يحمل الحجز حالة خدمة. وثلاث من هذه الحالات تُحسب من الساعة مع تقدّم الأمسية، فتظهر من تلقاء نفسها:

إجلاس الضيف#

1. ابحث عن الحجز في الشريط الجانبي، أو انقر على طاولته في المخطط.
2. إذا لم تكن له طاولة، فخصّص له واحدة: إما بسحبه إلى طاولة، أو باستخدام لوحة مقترحة التي ترتّب الطاولات المتاحة المناسبة للمجموعة وتعلّم الأنسب منها.
3. عندما يدخل الضيف، انقر وصل.
4. عندما يجلس، انقر إجلاس. تبدأ الدورة الآن، لا في موعد الحجز.
5. عندما يغادر، انقر إخلاء الطاولة. تصبح الطاولة متاحة فورًا.

بقية أدوات الصالة#

شخصان وحجز واحد#

إذا عدّل شخص ما حجزًا على جهاز آخر بينما كان مفتوحًا لديك، يُرفض تغييرك بدلًا من أن يحل محل تغييره بصمت، ويتحدث المخطط لترى ما حدث فعلًا. أعد إجراء تغييرك على النسخة المحدّثة.

قائمة الانتظار#

العمليات → حجز الطاولات → قائمة الانتظار. طابور الضيوف الذين أرادوا وقتًا لم تستطع توفيره لهم، الأقدم أولًا.

تُرسل إلى الضيوف رسالة نصية عند انضمامهم ليعرفوا أنهم في الطابور، ثم مرة أخرى إذا توفرت طاولة. وعندما تفرغ طاولة، يمر النظام على الطابور بدءًا من الأقدم ويختار أول ضيف تناسب الطاولة مجموعته فعلًا، فالطاولة المخصصة لشخصين لا تذهب إلى مجموعة الثمانية التي تنتظر منذ أطول وقت.

ويمكنك أيضًا إجلاس شخص من الطابور بنفسك عبر إجلاس الآن، فيتحول إلى حجز جالس على الطاولات التي تختارها. وتنبهك الشاشة إذا كانت الطاولات المختارة لا تتسع للمجموعة.

العربون من البداية إلى النهاية#

إذا كان العربون مفعّلًا، تتحرك الأموال تلقائيًا مع تقدّم الحجز. وإليك المسار كاملًا لتعرف ما حدث لبطاقة الضيف في أي مرحلة.

1. يحجز الضيف. يُعرض عليه مبلغ العربون: مبلغ ثابت، أو المبلغ للشخص الواحد مضروبًا في عدد أفراد المجموعة.
2. يدفع أو يأذن بالحجز. يأخذ «الخصم مقدمًا» المال، ويحجز «التفويض والحجز» المبلغ دون أخذه.
3. يُؤكَّد الحجز. يظهر العربون بحالة تم الخصم أو محجوز على البطاقة.
4. يصل الضيف ويجلس. يُحرَّر الحجز على البطاقة تلقائيًا لحظة إجلاس الموظفين للمجموعة، فلا حاجة إلى أن يتذكر أحد ذلك.
5. أو لا يحضر. وضع علامة «لم يحضر» على الحجز يخصم العربون المحجوز.
6. أو يلغي. ضمن مهلة الإلغاء يُعاد المال: يُحرَّر الحجز على البطاقة، أو يُسترد المبلغ المخصوم. وخارجها يُحتفظ بالعربون.

ويمكنك أيضًا تسوية العربون يدويًا من قائمة الحجوزات، حيث يحمل الحجز الذي عليه عربون إجراء العربون يعرض المبلغ والطريقة وتواريخ الخصم أو التحرير أو الاسترداد، بالإضافة إلى وصل العميل — فك الحجز ولم يحضر — خصم العربون.

من يستطيع فعل ماذا#

كل إجراء تتحكم فيه صلاحية. والأزرار التي لا تملك صلاحيتها تُخفى ولا تُعطَّل، لذا إذا لم تجد شيئًا مما ورد هنا، فاسأل المسؤول بدلًا من افتراض أنه غير موجود.

مواقف يومية#

ضيف متأخر خمس عشرة دقيقة#

يتحول الحجز إلى متأخر من تلقاء نفسه بعد تجاوز الحد الذي ضبطته. اتصل بالضيف. فإذا كان في الطريق، فاترك الحجز، فإجلاسه متأخرًا أمر طبيعي، والدورة تبدأ عند جلوسه لا في موعد حجزه. وإذا لم يكن قادمًا، فضع علامة لم يحضر: فهي تحرر الطاولة لضيف دون حجز وتخصم العربون إن كنت تحجز عربونًا.

مجموعة من ثمانية، وأكبر طاولة لديك تتسع لستة#

ضع علامة قابلة للضم في محرر التخطيط على الطاولتين اللتين ستضمهما. وعندئذ ستعرضهما لوحة الاقتراحات كطاولتين متجاورتين يمكن ضمهما للمجموعات التي تحتاج إلى ذلك، وتخصيص الحجز يحجز الطاولتين معًا، فلا يمكن منح أي منهما لغيره بشكل منفصل.

طاولة تتعطل أثناء الخدمة#

استخدم إيقاف الطاولة لبقية اليوم مع ذكر السبب، حتى لا يُجلس أحد عليها ويعرف الفريق كله السبب. وإذا كانت ستبقى معطلة مدة أطول، فأخرجها من الخدمة في محرر التخطيط بدلًا من ذلك. ولا تحذفها، فستفقد سجل حجوزاتها، كما أن النظام سيرفض الحذف على أي حال إذا كانت قد حُجزت من قبل.

ضيف يريد البقاء على الطاولة مدة أطول#

استخدم تمديد 30 دقيقة، أو حدد المدة بدقة. لكن تحقق من الخط الزمني أولًا: فإذا كان هناك حجز مقرر على تلك الطاولة فستراه، ويمكنك نقل المجموعة اللاحقة إلى طاولة أخرى قبل أن تعد بأي شيء.

شخص حجز عبر الإنترنت في وقت تكون فيه مغلقًا#

تحقق من «ساعات الإعداد» لذلك اليوم من الأسبوع، وتحقق مما إذا كان هناك استثناء لذلك التاريخ، فالاستثناء يحل محل الساعات الأسبوعية بالكامل، وقد يفتح استثناء أُضيف لسبب آخر فترة كنت تقصد إغلاقها دون أن تنتبه.

مخطط الصالة يعرض «إعادة الاتصال»#

التحديثات الفورية غير متاحة، لذا يتحدث المخطط كل 20 ثانية بدلًا من ذلك. كل شيء لا يزال يعمل ولا يضيع شيء، لكن التغييرات تستغرق بضع ثوانٍ لتظهر. وإذا استمر ذلك، فتحقق من اتصال الجهاز بالإنترنت.

طاولة جديدة لا تُعرض للحجوزات#

راجع القائمة بالترتيب: هل حالتها في الخدمة؟ هل عدد المقاعد فيها يكفي المجموعة؟ هل هي متاحة طوال الدورة لا في وقت البداية فقط؟ وهل يتسع الوقت لفاصل الدورة على الجانبين؟

قائمة التحقق من الإعداد#

1. تأكد من تفعيل حجز الطاولات لشركتك.
2. اضبط ساعات الإعداد لكل يوم تستقبل فيه الحجوزات.
3. اضبط مدة الحجز والفاصل بين المواعيد وفاصل بين الجلسات بما يطابق سير الخدمة لديك فعلًا.
4. قرر بشأن قبول الحجوزات تلقائياً.
5. أعدّ العرابين إن أردتها، واضبط مهلة الإلغاء.
6. شغّل قائمة الانتظار واختر بين الإشعار والتأكيد التلقائي.
7. فعّل مخطط الصالة، واضبط يُعدّ متأخراً بعد وينتهي قريباً.
8. افتح مخطط الصالة، وتأكد من وجود كل طاولاتك، واسحبها إلى أماكنها في تعديل المخطط.
9. أضف أي مناطق إضافية وانقل الطاولات المناسبة إليها.
10. تحقق من المقاعد ومن قابلة للضم في كل طاولة.
11. امنح فريقك الصلاحيات التي يحتاجها.
12. سجّل حجزًا تجريبيًا وتابعه حتى النهاية: التخصيص، والوصول، والإجلاس، والانتهاء.