Tafelreserveringen

Met Tafelreservering kunnen gasten een tafel in je restaurant reserveren, en kunnen je medewerkers op de dag zelf de zaal runnen. Deze handleiding volgt één reservering vanaf het moment dat een gast een tijd kiest tot het moment dat de tafel wordt afgeruimd, en legt elke instelling uit die onderweg iets verandert.

Het is een functie van de Locatieweergave. Elke instelling, tafel en reservering die hier wordt beschreven, hoort bij één vestiging, dus controleer voordat je begint of de juiste vestiging in de koptekst is geselecteerd.

Hoe de onderdelen samenhangen#

Vier schermen delen één set gegevens. Je gaat er voortdurend tussen heen en weer, dus het helpt om te weten waar elk scherm over gaat:

Een reservering heeft altijd twee afzonderlijke statussen, en het verwarren daarvan is verreweg de meest voorkomende bron van problemen. Houd ze uit elkaar:

• De reserveringsstatus — staat deze reservering? In Behandeling, Bevestigd of Geannuleerd. Dit gaat over de afspraak met de gast.
• De servicestatus — wat gebeurt er nu aan deze tafel? Bevestigd, Aangekomen, Aan tafel, Afgerond, Niet komen opdagen. Dit gaat over de avond.

De hele route, van begin tot eind#

1. Jij stelt de regels in in Tafelinstellingen — de tijden waarop gereserveerd kan worden, hoe lang een tafel wordt vastgehouden en of je een aanbetaling vraagt.
2. Jij tekent je zaal in de editor van de Plattegrond — gebieden, tafels, zitplaatsen en waar elke tafel staat.
3. Een gast reserveert, via je reserveringswidget, telefonisch of aan de deur. Het systeem controleert of er echt een geschikte tafel vrij is.
4. De reservering komt binnen in Tafelreserveringen en op de Plattegrond van die datum — direct, zonder te verversen.
5. Op de dag zelf runnen medewerkers de zaal — ze wijzen een tafel toe, markeren de gast als aangekomen, plaatsen hem en ruimen de tafel af als hij vertrekt.
6. Het geld regelt zichzelf als je aanbetalingen vraagt: een vastgehouden aanbetaling wordt vrijgegeven als de gast wordt geplaatst, of afgeschreven als hij niet komt.

Instellen: Tafelinstellingen#

Operaties → Tafelreservering → Tafelinstellingen. Alles op deze pagina geldt alleen voor de geselecteerde vestiging.

Wanneer je reserveringen aanneemt#

Er kan alleen worden gereserveerd binnen de tijden die je hier opgeeft. Dit staat los van je openingstijden voor bestellingen — een keuken die tot 23:00 serveert, kan om 21:30 stoppen met reserveringen aannemen.

• Instellingsuren — je normale week. Voeg per periode waarin je reserveringen aanneemt een tijdslot toe: één regel voor de lunch, een andere voor het diner, voor elke dag.
• Afwijkende datums — afwijkende tijden voor één specifieke datum. Een afwijking vervangt de weektijden voor die datum volledig, in plaats van er iets aan toe te voegen. Wil je op een feestdag dicht zijn, voeg dan voor die datum een afwijking toe zonder reserveerbare periode.

Hoe lang een tafel wordt vastgehouden#

Reserveringen accepteren#

Reserveringen automatisch accepteren bepaalt welke status een nieuwe reservering krijgt op het moment dat ze binnenkomt:

• Aan — nieuwe reserveringen zijn direct Bevestigd. De gast heeft zekerheid, en niemand hoeft iets te doen.
• Uit — nieuwe reserveringen komen binnen als In Behandeling en wachten tot iemand ze vanuit de reserveringslijst bevestigt. Gebruik dit als je elke aanvraag wilt bekijken voordat je de tafel toezegt.

Aanbetalingen#

Bij een aanbetaling vraag je de gast om geld, of om toestemming om geld af te schrijven, voordat een reservering wordt bevestigd. Het is de belangrijkste bescherming tegen no-shows op drukke avonden.

De wachtlijst#

Als een gast een tijd vraagt die je niet kunt bieden, houdt de wachtlijst hem op volgorde vast in plaats van hem kwijt te raken. Wachtlijst inschakelen zet de wachtlijst aan; Wachtlijstmodus bepaalt wat er gebeurt als er een tafel vrijkomt:

• Klant waarschuwen als er een tafel vrijkomt — de gast krijgt een sms met de uitnodiging om te reserveren. De tafel wordt niet voor hem vastgehouden, dus wie het eerst komt, het eerst maalt. Veilig, en de gebruikelijke keuze.
• Automatisch bevestigen als er een tafel vrijkomt — het systeem maakt de reservering voor de gast aan en stuurt een sms dat het geregeld is. Niemand hoeft iets te doen, maar je hebt een tafel toegezegd aan een gast die niet opnieuw heeft bevestigd dat hij haar nog wil.

Gedrag van de plattegrond#

Je zaal: gebieden en tafels#

De plattegrond is een tekening van je restaurant. Voordat die je kan helpen, moet ze overeenkomen met de zaal — de juiste tafels, de juiste groottes, ongeveer op de plek waar ze in het echt staan.

Gebieden#

Een gebied is een benoemd deel van je zaal met een eigen plattegrond: Hoofdzaal, Terras, Bar, Boven. Elk gebied wordt een tabblad op de plattegrond en heeft een eigen tekenvlak om tafels op te plaatsen. Open Gebieden beheren vanuit de koptekst van de plattegrond om een gebied toe te voegen, te hernoemen, te verplaatsen of te verbergen.

Een gebied kan pas worden verwijderd als het leeg is. Staan er nog tafels in, verplaats ze dan eerst naar een ander gebied of verwijder ze.

Tafels#

Elke tafel hoort bij precies één gebied. Selecteer een tafel in de indelingseditor om haar te bewerken in het paneel rechts.

De zaal indelen#

1. Open Plattegrond bewerken vanuit de koptekst van de plattegrond. Dit is bewust een aparte modus — zodat niemand midden in de dienst per ongeluk een tafel versleept.
2. Sleep tafels op hun plek. Ze klikken vast aan een raster terwijl je sleept.
3. Selecteer een tafel om in het paneel rechts het nummer, de plaatsen, de vorm of de grootte te wijzigen.
4. Gebruik Tafel toevoegen voor een tafel die nog niet bestaat.
5. Klik op Plattegrond opslaan. Het hele gebied wordt in één keer opgeslagen.

Hoe een reservering wordt gemaakt#

Waar reserveringen vandaan komen#

De plattegrond toont bij elke reservering de bron, en het loont om daar even naar te kijken: een walk-in heeft geen telefoonnummer om te bellen als hij wegloopt, en een gast die via de widget heeft gereserveerd, verwacht een bevestiging per e-mail.

Wat het systeem controleert voordat het een tijd aanbiedt#

Als een gast om een tijd vraagt, worden vier dingen op volgorde gecontroleerd. Wie ze begrijpt, kan bijna elke vraag als "waarom kan ik dat niet reserveren?" beantwoorden:

1. Neem je reserveringen aan? De tijd moet binnen je Instellingsuren voor die dag vallen, of binnen een afwijking voor die datum als die bestaat.
2. Is er een tafel die groot genoeg is? Alleen tafels die in gebruik zijn en minstens zoveel plaatsen hebben als het gezelschap, tellen mee. Een gezelschap van zes krijgt nooit een vierpersoonstafel aangeboden.
3. Is die tafel echt vrij? De hele zittijd moet vrij zijn — niet alleen de begintijd. Een reservering om 19:00 met een zittijd van 90 minuten heeft de tafel nodig tot 20:30.
4. Is de buffer ook vrij? De buffer wordt aan beide kanten toegevoegd, dus een tafel wordt niet aangeboden als er dan geen pauze overblijft na het vorige of voor het volgende gezelschap.

In Behandeling, Bevestigd, Geannuleerd#

Een telefonische reservering aannemen#

1. Ga naar Operaties → Tafelreservering → Tafelreserveringen.
2. Klik op Reservering toevoegen.
3. Vul de datum, de tijd en het aantal personen in, en daarna de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van de gast.
4. Voeg een Gelegenheid (verjaardag, jubileum) en Opmerkingen toe als de gast iets noemt — beide komen op de plattegrond terecht, zodat het team het weet voordat de gast gaat zitten.
5. Wijs nu een Tafelnummer toe als je dat wilt, of laat het open en laat de zaal het op de dag zelf bepalen.
6. Sla op. De reservering verschijnt direct op de plattegrond van die datum.

De dienst runnen op de Plattegrond#

Operaties → Tafelreservering → Plattegrond. Dit is het scherm dat je team tijdens de dienst gebruikt. Het toont altijd één datum en één gebied tegelijk.

Het scherm lezen#

Wat de tafelkleuren betekenen#

Wat de reserveringskleuren betekenen#

Een reservering heeft een servicestatus. Drie daarvan worden uit de klok afgeleid terwijl de avond verstrijkt, dus die verschijnen vanzelf:

Een gast plaatsen#

1. Zoek de reservering in de zijbalk, of klik op haar tafel op de plattegrond.
2. Heeft ze geen tafel, wijs er dan een toe — sleep haar naar een tafel, of gebruik het paneel Voorgesteld, dat de vrije tafels die bij het gezelschap passen rangschikt en de beste keuze markeert.
3. Klik op Aangekomen als de gast binnenkomt.
4. Klik op Plaatsen als de gast gaat zitten. De zittijd begint nu, niet op het gereserveerde tijdstip.
5. Klik op Afronden & vrijmaken als de gast vertrekt. De tafel is direct vrij.

De overige hulpmiddelen van de plattegrond#

Twee mensen, één reservering#

Als iemand een reservering op een ander apparaat wijzigt terwijl jij haar open hebt, wordt jouw wijziging geweigerd in plaats van ongemerkt die van de ander te overschrijven, en ververst de plattegrond zodat je ziet wat er echt is gebeurd. Voer je wijziging opnieuw uit op de nieuwe versie.

De wachtlijst#

Operaties → Tafelreservering → Wachtlijst. De wachtrij van gasten die een tijd wilden die je niet kon geven, oudste eerst.

Gasten krijgen een sms als ze zich aanmelden, zodat ze weten dat ze in de wachtrij staan, en nog een als er een tafel vrijkomt. Komt er een tafel vrij, dan loopt het systeem de wachtrij van oud naar nieuw door en kiest het de eerste gast van wie het gezelschap echt past — een vrijgekomen tweepersoonstafel gaat niet naar het gezelschap van acht dat het langst wacht.

Je kunt ook zelf iemand uit de wachtrij plaatsen met Nu plaatsen, waarmee de gast een geplaatste reservering wordt aan de tafels die je kiest. Het scherm waarschuwt je als de gekozen tafels niet genoeg plaatsen hebben voor het gezelschap.

Aanbetalingen, van begin tot eind#

Als aanbetalingen aanstaan, beweegt het geld vanzelf mee terwijl de reservering vordert. Hier is de hele route, zodat je op elk moment weet wat er met de kaart van een gast is gebeurd.

1. De gast reserveert. Hij krijgt de aanbetaling te zien — een vast bedrag, of het bedrag per persoon maal de grootte van het gezelschap.
2. De gast betaalt of geeft toestemming. Bij Vooraf afschrijven wordt het geld afgeschreven. Bij Autoriseren en reserveren wordt het gereserveerd zonder af te schrijven.
3. De reservering wordt bevestigd. De aanbetaling staat als Afgeschreven of Gereserveerd op de kaart.
4. De gast komt en wordt geplaatst. Een reservering op de kaart wordt automatisch vrijgegeven op het moment dat medewerkers het gezelschap plaatsen — niemand hoeft eraan te denken.
5. Of de gast komt niet. Als je de reservering als no-show markeert, wordt de vastgehouden aanbetaling afgeschreven.
6. Of de gast annuleert. Binnen de annuleringstermijn krijgt hij het geld terug — een reservering op de kaart wordt vrijgegeven, een afschrijving wordt terugbetaald. Daarbuiten wordt de aanbetaling ingehouden.

Je kunt een aanbetaling ook met de hand afhandelen vanuit de reserveringslijst. Daar heeft een reservering met aanbetaling een actie Aanbetaling die het bedrag, de modus en de datums van afschrijving, vrijgave of terugbetaling toont, plus Klant aangekomen — reservering vrijgeven en Niet komen opdagen — aanbetaling afschrijven.

Wie wat mag doen#

Elke actie wordt bepaald door een recht. Knoppen waarvoor je geen recht hebt, zijn verborgen in plaats van uitgeschakeld, dus als iets wat hier wordt beschreven ontbreekt, vraag het dan aan je beheerder in plaats van aan te nemen dat het niet bestaat.

Situaties van alledag#

Een gast is een kwartier te laat#

De reservering wordt vanzelf Te laat zodra je drempel is verstreken. Bel de gast. Is hij onderweg, laat het dan zo — iemand later plaatsen is normaal en de zittijd begint als hij gaat zitten, niet op het gereserveerde tijdstip. Komt hij niet, markeer dan Niet komen opdagen: dat maakt de tafel vrij voor een walk-in en schrijft de aanbetaling af als je die vasthoudt.

Een gezelschap van acht, en je grootste tafel heeft zes plaatsen#

Markeer in de indelingseditor de twee tafels die je tegen elkaar zou schuiven als Kan gekoppeld worden. Het suggestiepaneel biedt ze dan als aaneengesloten combinatie aan voor gezelschappen die dat nodig hebben, en als je de reservering toewijst, worden beide tafels tegelijk vastgehouden — zodat geen van beide los kan worden weggegeven.

Er gaat een tafel kapot tijdens de dienst#

Gebruik Tafel blokkeren voor de rest van de dag, met een reden, zodat niemand er iemand aan plaatst en het hele team kan zien waarom. Duurt het langer, zet de tafel dan buiten gebruik in de indelingseditor. Verwijder haar niet — dan raak je de reserveringsgeschiedenis kwijt, en als er ooit op is gereserveerd, weigert het systeem het toch.

Een gast wil langer aan tafel blijven#

Gebruik Verleng +30 min, of stel een exacte Duur in. Kijk eerst op de tijdlijn: als er een reservering voor die tafel aankomt, zie je die, en kun je het latere gezelschap naar een andere tafel verplaatsen voordat je iets belooft.

Iemand heeft online gereserveerd voor een tijd waarop je dicht bent#

Controleer je Instellingsuren voor die weekdag, en controleer of er voor die datum een afwijking bestaat — een afwijking vervangt de weektijden volledig, dus een afwijking die om een andere reden is toegevoegd, kan ongemerkt een periode openzetten die gesloten had moeten zijn.

De plattegrond toont Opnieuw verbinden#

Realtime updates zijn niet beschikbaar, dus de plattegrond ververst in plaats daarvan elke 20 seconden. Alles werkt nog en er gaat niets verloren — wijzigingen hebben alleen een paar seconden nodig om te verschijnen. Blijft het zo, controleer dan de internetverbinding van het apparaat.

Een nieuwe tafel wordt niet aangeboden voor reserveringen#

Loop de lijst af: staat ze op In gebruik? Heeft ze genoeg Zitplaatsen voor het gezelschap? Is ze vrij voor de hele zittijd, niet alleen de begintijd? En is er aan beide kanten ruimte voor de buffer?

Checklist voor de inrichting#

1. Controleer of Tafelreservering voor je bedrijf is ingeschakeld.
2. Stel je Instellingsuren in voor elke dag waarop je reserveringen aanneemt.
3. Stel Duur van de reservering, Tijdslotinterval en Marge tussen zittingen zo in dat ze passen bij hoe je dienst echt verloopt.
4. Beslis over Automatisch accepteren.
5. Stel Aanbetalingen in als je die wilt, en stel de annuleringstermijn in.
6. Zet de Wachtlijst aan en kies tussen melden en automatisch bevestigen.
7. Schakel de Plattegrond in en stel Te laat na en Waarschuwing einde in.
8. Open de plattegrond, controleer of al je tafels er staan en sleep ze op hun plek in Plattegrond bewerken.
9. Voeg eventuele extra gebieden toe en verplaats de juiste tafels ernaartoe.
10. Controleer bij elke tafel de plaatsen en Kan gekoppeld worden.
11. Geef je team de rechten die het nodig heeft.
12. Maak een testreservering en loop haar helemaal door: toewijzen, aankomen, plaatsen, afronden.