Med bordsbokning kan gäster boka bord i din restaurang, och din personal kan styra matsalen under dagen. Den här guiden följer en bokning från det ögonblick en gäst väljer en tid tills bordet är avdukat, och förklarar varje inställning som påverkar vad som händer på vägen.
Det är en funktion i Platsvy. Alla inställningar, bord och bokningar som beskrivs här hör till en filial, så kontrollera att rätt filial är vald i sidhuvudet innan du börjar.
Så hänger delarna ihop#
Fyra skärmar delar på samma data. Du kommer att växla mellan dem hela tiden, så det är bra att veta vad var och en ansvarar för:
| Skärm | Vad den används till |
|---|---|
| Bordsinställningar | Reglerna. När du tar emot bokningar, hur länge ett bord hålls, om deposition krävs och om det finns en väntelista. Ställ in det en gång och gå tillbaka hit när din servering ändras. |
| Planritning | Matsalen och dagen. En bild av dina bord där du placerar gäster, flyttar dem och direkt ser vem som är sen och vilka bord som snart blir lediga. Det är här personalen är under servering. |
| Bordsbokningar | Listan. Alla bokningar för filialen i en tabell som du kan söka i och redigera. Bättre än bordsplanen när du ska hitta en bokning nästa tisdag eller ta emot en bokning via telefon. |
| Väntelista | Kön. Gäster som ville ha en tid du inte kunde erbjuda, sorterade i ordning och redo att placeras så fort något blir ledigt. |
En bokning har alltid två separata statusar, och att blanda ihop dem är den vanligaste orsaken till problem. Håll isär dem:
- Bokningsstatus – är bokningen aktiv? Väntande, Bekräftad eller Avbruten. Den handlar om överenskommelsen med gästen.
- Serveringsstatus – vad händer vid bordet just nu? Bekräftad, Anländ, Placerad, Avslutad, Uteblev. Den handlar om kvällen.
Hela flödet, från början till slut#
- Du bestämmer reglerna i Bordsinställningar – bokningstider, hur länge ett bord hålls och om du tar deposition.
- Du ritar upp din matsal i redigeraren för Planritning – områden, bord, platser och var varje bord står.
- En gäst bokar via din bokningswidget, per telefon eller i dörren. Systemet kontrollerar om ett passande bord verkligen är ledigt.
- Bokningen kommer in i Bordsbokningar och på Planritning för det datumet – direkt, utan att du behöver uppdatera.
- Under dagen sköter personalen matsalen – tilldelar bord, markerar att gästen har kommit, placerar gästen och dukar av när gästen går.
- Pengarna sköter sig själva om du tar deposition: en reserverad deposition släpps när gästen placeras, eller dras om gästen aldrig kommer.
Kom igång: Bordsinställningar#
Drift → Bordsreservation → Bordsinställningar. Allt på den här sidan gäller bara den valda filialen.
När du tar emot bokningar#
Bokningar kan bara göras inom de tider du anger här. De är separata från dina öppettider för beställningar – ett kök som serverar till 23:00 kanske slutar ta emot bordsbokningar 21:30.
- Tider – din vanliga vecka. Lägg till en tidsperiod för varje pass då du tar emot bokningar: en rad för lunch och en för middag, för varje dag.
- Datumundantag – andra tider för ett visst datum. Ett undantag ersätter veckotiderna helt för det datumet, i stället för att läggas till dem. Om du vill stänga en helgdag lägger du till ett undantag för det datumet utan någon bokningsbar period.
Hur länge ett bord hålls#
| Inställning | Vad den gör |
|---|---|
| Bokningens längd | Hur länge en bokning håller sitt bord – sittningen. Med 90 minuter håller en bokning kl. 19:00 bordet till 20:30. Minst 15 minuter. |
| Intervall mellan tider | Avståndet mellan tiderna som gästerna erbjuds. Med 15 minuter ser gästen 19:00, 19:15, 19:30; med 30 minuter ser de 19:00, 19:30. Kortare intervall fyller bokningsschemat tätare och ger personalen fler ankomster att hålla koll på. Minst 5 minuter. |
| Buffert mellan sällskap | En marginal mellan att ett sällskap går och att nästa placeras vid samma bord – tid för att duka av och duka om. Med en marginal på 15 minuter erbjuds ett bord vars sittning slutar 20:30 inte igen förrän 20:45. Det gäller även onlinebokningar, så marginalen skyddas på riktigt i stället för att bara vara en varning till personalen. |
Godkänna bokningar#
Godkänn bokningar automatiskt avgör vilken status en ny bokning får när den kommer in:
- På – nya bokningar blir Bekräftad direkt. Gästen vet att bordet är klart och ingen behöver göra något.
- Av – nya bokningar kommer in som Väntande och väntar på att någon bekräftar dem i bokningslistan. Använd det här om du vill titta på varje förfrågan innan du lovar bort bordet.
Deposition#
Med deposition ber du gästen om pengar, eller om tillåtelse att dra pengar, innan bokningen bekräftas. Det är det främsta skyddet mot uteblivna gäster på välbesökta kvällar.
| Inställning | Vad den gör |
|---|---|
| Kräv deposition | Slår på deposition för den här filialen. |
| Depositionsläge | Debitera direkt drar pengarna direkt – gästen har betalat och pengarna är dina. Auktorisera och reservera reserverar bara beloppet på kortet och drar ingenting om inte gästen uteblir. |
| Typ av depositionsbelopp | Fast per bokning tar samma belopp oavsett sällskapets storlek. Per person multipliceras med antalet kuvert, så ett bord för sex betalar sex gånger beloppet. |
| Depositionsbelopp och Valuta | Själva beloppet och valutan det tas i. |
| Avbokningsfönster | Hur många timmar före bokningen en gäst fortfarande kan avboka utan att förlora depositionen. Avbokar gästen inom fönstret får de tillbaka pengarna; avbokar de senare behåller du dem. |
Väntelistan#
När en gäst ber om en tid du inte kan erbjuda håller väntelistan dem i kö i stället för att du tappar dem. Aktivera väntelista slår på den; Väntelisteläge avgör vad som händer när ett bord blir ledigt:
- Meddela kunden när ett bord blir ledigt – gästen får ett sms och bjuds in att boka. Bordet hålls inte åt dem, så det är fortfarande först till kvarn. Säkert, och det vanliga valet.
- Bekräfta automatiskt när ett bord blir ledigt – systemet skapar bokningen åt gästen och skickar ett sms om att den är klar. Ingen behöver göra något, men du har lovat bort ett bord till en gäst som inte har bekräftat att de fortfarande vill ha det.
Bordsplanens beteende#
| Inställning | Vad den gör |
|---|---|
| Aktivera planritning | Visar sidan Planritning för den här filialen. Stänger du av den fungerar resten av bordsbokningen ändå – du hanterar bara bokningarna från listan i stället. |
| Sen efter | Antal minuter efter bokningstiden innan bordsplanen markerar bokningen som Sen. Ställ in hur länge du verkligen skulle hålla ett bord innan du hör av dig till gästen. |
| Varning om snart slut | Antal minuter kvar av en sittning innan bordsplanen flaggar den som Slutar snart, så att personalen vet vilka bord som snart blir lediga. |
Din matsal: områden och bord#
Bordsplanen är en ritning av din restaurang. Innan den kan hjälpa dig måste den stämma med verkligheten – rätt bord, rätt storlekar, ungefär där de står i verkligheten.
Områden#
Ett område är en namngiven del av matsalen med en egen plan: Main, Terrass, Bar, Övervåning. Varje område blir en flik i bordsplanen och har en egen yta att placera bord på. Öppna Hantera områden i bordsplanens sidhuvud för att lägga till, byta namn på, ändra ordning på eller dölja ett område.
| Fält | Vad det gör |
|---|---|
| Områdesnamn | Vad fliken heter. |
| Ytans bredd och höjd | Ritytans storlek i planenheter. Gör den ungefär lika proportionerlig som den verkliga lokalen – en lång, smal terrass ska vara en lång, smal yta. |
| Ordning | Var fliken hamnar, så att ditt mest använda område kan ligga först. |
| Synligt | Döljer ett område utan att radera det eller dess bord – till exempel en terrass som är stängd på vintern. |
Ett område kan bara raderas när det är tomt. Om det fortfarande har bord måste du först flytta dem till ett annat område eller radera dem.
Bord#
Varje bord hör till exakt ett område. Välj ett bord i layoutredigeraren för att redigera det i panelen till höger.
| Fält | Vad det gör |
|---|---|
| Bordsnummer | Det personal och gäster kallar bordet – 12 eller Terrass 3. Det visas på bokningar och på beställningar som serveras till bordet. Numren måste vara unika inom en filial. |
| Platser | Hur många som får plats. Ett bord erbjuds aldrig till ett sällskap som är större än antalet platser. |
| Minsta sällskap | Det minsta sällskap bordet passar för. Bara vägledande – det stoppar aldrig en bokning, men det gör att systemet inte föreslår ditt åttamannabord för ett par medan ett tvåmannabord står tomt. |
| Form, Bredd, Höjd, Rotation | Hur bordet ritas. Rent visuellt: det påverkar inte tillgängligheten, men en plan som liknar matsalen är mycket snabbare att läsa när det är stressigt. |
| Kan sammanfogas | Gör att bordet kan skjutas ihop med ett bord bredvid för ett stort sällskap. Stäng av det för ett fast bås eller ett bord mot en vägg. |
| I drift | Ta ett bord ur bruk utan att radera det. Det finns kvar på planen, gråmarkerat med etiketten Ur drift, behåller sin historik och erbjuds aldrig till en bokning. |
Rita upp matsalen#
- Öppna Redigera layout i bordsplanens sidhuvud. Det är ett separat läge med flit – så att ingen råkar dra ett bord mitt under servering.
- Dra borden på plats. De fäster mot ett rutnät medan du flyttar dem.
- Välj ett bord för att ändra dess nummer, platser, form eller storlek i panelen till höger.
- Använd Lägg till bord för ett bord som inte finns ännu.
- Klicka på Spara layout. Hela området sparas på en gång.
Så görs en bokning#
Var bokningarna kommer ifrån#
| Källa | Hur det går till |
|---|---|
| Bokningswidget | Gästen bokar själv online. De ser bara tider som du faktiskt kan hålla. |
| Instrumentpanel | Personalen lägger till den via Bordsbokningar → Lägg till bokning. |
| Telefon | Tas emot av personalen per telefon och läggs in manuellt. |
| Drop-in | Någon kommer utan bokning och placeras direkt från bordsplanen. |
| Väntelista | En väntande gäst som blev en riktig bokning när ett bord blev ledigt. |
Bordsplanen visar källan på varje bokning, och den är värd att kasta en blick på: en drop-in-gäst har inget telefonnummer att ringa om de försvinner, och en gäst som bokat via widgeten väntar sig en bekräftelse via e-post.
Vad systemet kontrollerar innan en tid erbjuds#
När en gäst ber om en tid kontrolleras fyra saker i tur och ordning. Förstår du dem kan du besvara nästan alla frågor av typen "varför kan jag inte boka det?":
- Tar du emot bokningar då? Tiden måste ligga inom dina Tider för den dagen, eller inom ett datumundantag om ett sådant finns.
- Finns det ett tillräckligt stort bord? Bara bord som är i bruk och har minst lika många platser som sällskapet räknas med. Ett sällskap på sex erbjuds aldrig ett fyrabord.
- Är bordet verkligen ledigt? Hela sittningen måste vara fri – inte bara starttiden. En bokning kl. 19:00 med en sittning på 90 minuter kräver att bordet är ledigt till 20:30.
- Är marginalen också fri? Marginalen läggs till i båda ändar, så ett bord erbjuds inte om det inte blir någon lucka efter föregående sällskap eller före nästa.
Väntande, Bekräftad, Avbruten#
| Status | Betydelse |
|---|---|
| Väntande | Bokningen finns och håller sitt bord, men har inte godkänts. Förekommer bara när Godkänn bokningar automatiskt är avstängt. |
| Bekräftad | Godkänd. Gästen har bordet. |
| Avbruten | Avbokad. Bordet frigörs direkt, och eventuell deposition hanteras enligt ditt avbokningsfönster. |
Ta emot en bokning per telefon#
- Gå till Drift → Bordsreservation → Bordsbokningar.
- Klicka på Lägg till bokning.
- Ange datum, tid och antal personer, och sedan gästens namn, telefonnummer och e-post.
- Lägg till Tillfälle (födelsedag, bröllopsdag) och Anteckningar om gästen nämner något – båda syns på bordsplanen, så att personalen vet innan gästen sätter sig.
- Tilldela ett Bordsnummer nu om du vill, eller låt bli och låt personalen bestämma under dagen.
- Spara. Bokningen visas direkt på bordsplanen för det datumet.
Sköta serveringen i Planritning#
Drift → Bordsreservation → Planritning. Det här är skärmen personalen använder under servering. Den visar alltid ett datum och ett område i taget.
Så läser du skärmen#
| Del | Vad den visar |
|---|---|
| Områdesflikar | En per område. Växla mellan Main, Terrass och Bar. |
| Ritytan | Dina bord, ritade som du har placerat dem och färgade efter vad som händer vid varje bord. |
| Sidolistan | Dagens bokningar i två listor: Ej tilldelade (inget bord ännu) och Tilldelade. Sök på namn, telefonnummer eller bord. |
| Tidslinjen | Ett reglage över dagen. Dra i det för att se hur matsalen ser ut kl. 20:30 – vilka bord som är upptagna och vilka som är lediga – utan att ändra något. |
| Sammanfattningen | Kuvert, bokningar, hur många som sitter, hur många som är sena, upptagna bord av totalen och beläggning i procent. |
| Anslutningsmärket | Live betyder att ändringar syns i samma stund som de görs, även från andra enheter. Återansluter betyder att realtidsuppdateringar inte är tillgängliga och att bordsplanen i stället uppdateras var 20:e sekund – fortfarande korrekt, bara långsammare. |
Vad bordsfärgerna betyder#
| Bordsstatus | Betydelse |
|---|---|
| Ledigt | Ingen sitter där och ingen bokning är på väg. |
| Reserverat snart | Ledigt just nu, men nästa bokning börjar inom ett tidsintervall. Placera inte en drop-in-gäst här utan att kontrollera först. |
| Upptaget | Ett sällskap sitter vid bordet. |
| Blockerat | Medvetet taget ur bruk under en viss tid. |
Vad bokningsfärgerna betyder#
En bokning har en serveringsstatus. Tre av dem räknas ut från klockan medan kvällen går, så de dyker upp av sig själva:
| Status | Betydelse |
|---|---|
| Bekräftad | Bokad, ingen har kommit ännu. |
| Gäst bekräftad | Gästen har själv bekräftat igen – du ringde och de sa ja, de kommer. Värt att göra för stora sällskap. |
| Anländ | Gästen är på plats men sitter inte vid bordet ännu. |
| Placerad | Vid bordet. Sittningen pågår. |
| Sen | Bokningstiden har passerat och ingen har kommit. Visas automatiskt när tiden i Sen efter har gått. |
| Slutar snart | Sitter vid bordet, och sittningen slutar inom tiden i varningen Varning om snart slut. Bordet blir snart ledigt. |
| Övertid | Sitter vid bordet, och sittningen har redan löpt ut. De äter in på nästa bokning. |
| Avslutad | De har gått. Bordet är ledigt igen. |
| Uteblev | De kom aldrig. |
Placera en gäst#
- Hitta bokningen i sidolistan, eller klicka på dess bord i planen.
- Om den inte har något bord, tilldela ett – dra den antingen till ett bord eller använd panelen Förslag, som rangordnar de lediga bord som passar sällskapet och markerar det som passar bäst.
- När gästen kommer in, klicka på Anländ.
- När de sätter sig, klicka på Placera. Sittningen börjar nu, inte vid den bokade tiden.
- När de går, klicka på Avsluta och frigör. Bordet blir ledigt direkt.
Bordsplanens övriga verktyg#
| Åtgärd | När du behöver den |
|---|---|
| Drop-in | Någon kommer utan bokning. Välj bord, antal kuvert och sittningens längd, så placeras de i ett steg. Namn och telefonnummer är valfritt – de flesta drop-in-gäster lämnar inget. |
| Flytta | Dra ett placerat sällskap till ett annat bord. Gästen är missnöjd med platsen vid dörren, eller du behöver deras bord för ett större sällskap. |
| Byt bord | Två sällskap byter bord i ett enda steg, i stället för att du försöker flytta dem ett i taget i en matsal utan lediga bord. |
| Förläng +30 min / Sittningens längd | Ge ett bord mer tid. Förläng lägger till en halvtimme; Sittningens längd anger en exakt tid mellan 15 minuter och 12 timmar. Inget av dem påverkar filialens standardvärde. |
| Uteblev | Gästen kom aldrig. Frigör bordet och drar en reserverad deposition om du använder deposition. |
| Blockera bord | Ta ett bord ur bruk under en viss tid – en trasig stol, ett privat evenemang, ett bord du håller undan. Ange en anledning så att resten av personalen vet varför. Blockeringar listas per bord och kan tas bort igen. |
| Dölj på bordsplanen | Behåller bokningen men gör att den inte håller något bord. För en bokning som du hanterar på annat sätt och inte vill ska skräpa ner planen. |
| Golvanteckning | En anteckning på bokningen som bara personalen ser, separat från gästens egen anteckning. "Stamgäst, vill alltid sitta vid fönstret." |
Två personer, en bokning#
Om någon ändrar en bokning på en annan enhet medan du har den öppen nekas din ändring i stället för att tyst skriva över deras, och bordsplanen uppdateras så att du ser vad som faktiskt hände. Gör om din ändring på den uppdaterade versionen.
Väntelistan#
Drift → Bordsreservation → Väntelista. Kön med gäster som ville ha en tid du inte kunde ge dem, äldst först.
| Status | Betydelse |
|---|---|
| Väntar | I kön. Inget har blivit ledigt ännu. |
| Aviserad | Ett bord blev ledigt och gästen har fått ett sms. De måste fortfarande boka. |
| Bokad | Har blivit en riktig bokning. |
| Utgången | Tiden gick ut utan att ett bord blev ledigt. |
| Avbruten | Borttagen från kön. |
Gästerna får ett sms när de ställer sig i kön, så att de vet att de är med, och ett till om ett bord blir ledigt. När ett bord blir ledigt går systemet igenom kön, äldst först, och väljer den första gäst vars sällskap faktiskt får plats – ett ledigt tvåmannabord går inte till sällskapet på åtta som har väntat längst.
Du kan också placera någon från kön själv med Placera nu, som gör dem till en placerad bokning vid de bord du väljer. Skärmen varnar dig om de valda borden inte räcker för sällskapet.
Deposition från början till slut#
Om deposition är påslaget sköter sig pengarna själva medan bokningen går framåt. Här är hela flödet, så att du vet vad som har hänt med gästens kort vid varje tidpunkt.
- Gästen bokar. De får se depositionen – ett fast belopp, eller beloppet per person gånger antalet i sällskapet.
- De betalar eller godkänner. Debitera direkt drar pengarna. Auktorisera och reservera reserverar dem utan att dra dem.
- Bokningen bekräftas. Depositionen visas som Debiterad eller Reserverad på kortet.
- De kommer och placeras. Reservationen släpps automatiskt i samma stund som personalen placerar sällskapet – ingen behöver komma ihåg det.
- Eller så kommer de inte. När du markerar bokningen som utebliven dras den reserverade depositionen.
- Eller så avbokar de. Inom avbokningsfönstret får de tillbaka pengarna – en reservation släpps, en dragning återbetalas. Efter fönstret behåller du depositionen.
| Depositionsstatus | Betydelse |
|---|---|
| Väntar på betalning | Skapad, men ännu inte betald eller godkänd. |
| Reserverad på kortet | Godkänd. Inga pengar har dragits. |
| Debiterad | Dragen. |
| Frisläppt | En reservation som släppts utan att något dragits. |
| Återbetald | En dragning som har återbetalats. |
| Misslyckade | Betalningen gick inte igenom. |
Du kan också hantera en deposition manuellt från bokningslistan, där en bokning med deposition har åtgärden Deposition som visar beloppet, läget och datumen då den drogs, släpptes eller återbetalades, samt Kunden har kommit – frisläpp reservationen och Uteblev – debitera depositionen.
Vem kan göra vad#
Varje åtgärd styrs av en behörighet. Knappar du saknar behörighet för döljs i stället för att bli gråmarkerade, så om något som beskrivs här saknas bör du fråga din administratör i stället för att anta att det inte finns.
| Behörighet | Tillåter |
|---|---|
| Bordsreservation | Att över huvud taget komma åt bordsbokningsdelen. |
| Bordsbokningar | Att se och redigera bokningslistan. |
| Bordsinställningar | Att ändra reglerna. |
| Planritning | Att öppna bordsplanen. |
| Tilldela | Att tilldela en bokning ett bord, flytta och byta bord. |
| Placera | Serveringsåtgärderna – kommit, placera, avsluta, uteblev. |
| Drop-in | Att placera en gäst utan bokning. |
| Blockera bord | Att ta ett bord ur bruk under en viss tid. |
| Redigera layout | Att ordna matsalen och hantera områden. |
| Lägg till / Redigera / Radera bord | Att ändra vilka bord som finns. Hålls med flit separat från Redigera layout: att ordna en matsal och att ändra restaurangens bordslista är olika ansvarsområden. |
Vardagliga situationer#
En gäst är en kvart sen#
Bokningen blir Sen av sig själv när gränsen har passerats. Ring gästen. Om de är på väg låter du den vara – det är normalt att placera gäster sent, och sittningen börjar när de sätter sig, inte vid den bokade tiden. Om de inte kommer, markera Uteblev: då frigörs bordet för en drop-in-gäst och depositionen dras om du har en reserverad.
Ett sällskap på åtta, och ditt största bord har sex platser#
Markera de två bord du skulle skjuta ihop med Kan sammanfogas i layoutredigeraren. Förslagspanelen erbjuder dem då som ett sammanslaget bord för sällskap som behöver det, och när du tilldelar bokningen hålls båda borden samtidigt – så att inget av dem kan ges bort separat.
Ett bord går sönder under servering#
Använd Blockera bord resten av dagen och ange en anledning, så att ingen placerar någon där och hela personalen ser varför. Om bordet ska vara borta längre tar du det i stället ur bruk i layoutredigeraren. Radera det inte – då förlorar du bokningshistoriken, och systemet nekar ändå om bordet någon gång har bokats.
En gäst vill sitta kvar längre#
Förläng +30 min, eller ange en exakt Sittningens längd. Kontrollera tidslinjen först: om en bokning är på väg till bordet ser du den, och kan flytta det senare sällskapet till ett annat bord innan du lovar något.
Någon har bokat online vid en tid då du har stängt#
Kontrollera dina Tider för den veckodagen, och kontrollera om det finns ett datumundantag för det datumet – ett undantag ersätter veckotiderna helt, så ett undantag som lagts till av en annan anledning kan i tysthet öppna en period du tänkt ha stängd.
Bordsplanen visar Återansluter#
Realtidsuppdateringar är inte tillgängliga, så bordsplanen uppdateras i stället var 20:e sekund. Allt fungerar fortfarande och inget går förlorat – det tar bara några sekunder innan ändringar syns. Om det fortsätter, kontrollera enhetens internetanslutning.
Ett nytt bord erbjuds inte vid bokningar#
Gå igenom listan: är det I drift? Har det tillräckligt många Platser för sällskapet? Är det ledigt under hela sittningen, inte bara vid starttiden? Och finns det plats för marginalen på båda sidor?
Checklista för att komma igång#
- Kontrollera att Bordsreservation är aktiverat för ditt företag.
- Ställ in dina Tider för varje dag du tar emot bokningar.
- Ställ in Bokningens längd, Intervall mellan tider och Buffert mellan sällskap så att de stämmer med hur din servering faktiskt fungerar.
- Bestäm dig för Godkänn bokningar automatiskt.
- Ställ in Depositioner om du vill använda deposition, och ställ in avbokningsfönstret.
- Slå på Väntelista och välj avisering eller automatisk bekräftelse.
- Aktivera Planritning och ställ in Sen efter och Varning om snart slut.
- Öppna bordsplanen, kontrollera att alla bord finns där och dra dem på plats i Redigera layout.
- Lägg till eventuella extra områden och flytta rätt bord till dem.
- Kontrollera platser och Kan sammanfogas på varje bord.
- Ge personalen de behörigheter de behöver.
- Gör en testbokning och gå igenom hela flödet: tilldela, kommit, placera, avsluta.