Mit Tischreservierung können Gäste einen Tisch in Ihrem Restaurant reservieren, und Ihr Personal kann am Tag selbst den Gastraum steuern. Diese Anleitung begleitet eine Reservierung von dem Moment, in dem ein Gast eine Uhrzeit wählt, bis zu dem Moment, in dem der Tisch abgeräumt ist, und erklärt jede Einstellung, die unterwegs etwas verändert.
Es ist eine Funktion in Standortansicht. Alle hier beschriebenen Einstellungen, Tische und Reservierungen gehören zu einem Standort; prüfen Sie daher vor dem Start, ob in der Kopfzeile der richtige Standort ausgewählt ist.
Wie die Teile zusammenspielen#
Vier Bildschirme teilen sich dieselben Daten. Sie wechseln ständig zwischen ihnen, daher hilft es zu wissen, wofür jeder zuständig ist:
| Bildschirm | Wofür er da ist |
|---|---|
| Tischeinstellungen | Die Regeln. Wann Sie Reservierungen annehmen, wie lange ein Tisch gehalten wird, ob Anzahlungen verlangt werden, ob es eine Warteliste gibt. Einmal einrichten und wieder ansehen, wenn sich Ihr Betrieb ändert. |
| Raumplan | Der Gastraum und der Tag. Ein Bild Ihrer Tische, auf dem Sie Gäste platzieren, umsetzen und auf einen Blick sehen, wer zu spät ist und welche Tische gleich frei werden. Hier verbringt das Personal den Service. |
| Tischreservierungen | Die Liste. Alle Reservierungen des Standorts in einer Tabelle, die Sie durchsuchen und bearbeiten können. Besser als der Raumplan, um eine Reservierung für nächsten Dienstag zu finden oder eine telefonische Reservierung aufzunehmen. |
| Warteliste | Die Warteschlange. Gäste, die eine Uhrzeit wollten, die Sie nicht anbieten konnten – in Reihenfolge gehalten und bereit, platziert zu werden, sobald etwas frei wird. |
Eine Reservierung hat immer zwei getrennte Status, und sie zu verwechseln ist die häufigste Ursache für Probleme. Halten Sie sie auseinander:
- Der Reservierungsstatus – ist diese Reservierung gültig? Ausstehend, Bestätigt oder Storniert. Hier geht es um die Vereinbarung mit dem Gast.
- Der Servicestatus – was passiert gerade an diesem Tisch? Bestätigt, Angekommen, Platziert, Abgeschlossen, Nicht erschienen. Hier geht es um den Abend.
Der Ablauf von Anfang bis Ende#
- Sie legen die Regeln fest in den Tischeinstellungen – Reservierungszeiten, wie lange ein Tisch gehalten wird und ob Sie Anzahlungen nehmen.
- Sie zeichnen Ihren Gastraum im Editor des Raumplans – Bereiche, Tische, Plätze und wo jeder Tisch steht.
- Ein Gast reserviert – über Ihre Online-Buchung, telefonisch oder direkt an der Tür. Das System prüft, ob wirklich ein passender Tisch frei ist.
- Die Reservierung erscheint in den Tischreservierungen und auf dem Raumplan für dieses Datum – sofort, ohne Neuladen.
- Am Tag selbst steuert das Personal den Gastraum – Tisch zuweisen, Gast als angekommen markieren, platzieren und den Tisch abräumen, wenn er geht.
- Das Geld regelt sich von selbst, wenn Sie Anzahlungen nehmen: Eine vorgemerkte Anzahlung wird freigegeben, wenn der Gast platziert wird, oder belastet, wenn er nicht kommt.
Einrichtung: Tischeinstellungen#
Betrieb → Tischreservierung → Tischeinstellungen. Alles auf dieser Seite gilt nur für den ausgewählten Standort.
Wann Sie Reservierungen annehmen#
Reservierungen sind nur innerhalb der hier festgelegten Zeiten möglich. Diese sind unabhängig von Ihren Öffnungszeiten für Bestellungen – eine Küche, die bis 23:00 Uhr serviert, nimmt vielleicht nur bis 21:30 Uhr Reservierungen an.
- Einstellungszeiten – Ihre normale Woche. Fügen Sie pro Zeitraum, in dem Sie Reservierungen annehmen, ein Zeitfenster hinzu: eine Zeile für das Mittagsgeschäft, eine weitere für das Abendgeschäft, für jeden Tag.
- Datumsausnahmen – abweichende Zeiten für ein bestimmtes Datum. Eine Ausnahme ersetzt die Wochenzeiten für dieses Datum vollständig, statt sie zu ergänzen. Um an einem Feiertag geschlossen zu haben, fügen Sie für dieses Datum eine Ausnahme ohne reservierbaren Zeitraum hinzu.
Wie lange ein Tisch gehalten wird#
| Einstellung | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Reservierungsdauer | Wie lange eine Reservierung ihren Tisch belegt – die Belegungsdauer. Bei 90 Minuten belegt eine Reservierung um 19:00 Uhr den Tisch bis 20:30 Uhr. Mindestens 15 Minuten. |
| Zeitfenster-Intervall | Der Abstand zwischen den Uhrzeiten, die Gästen angeboten werden. Bei 15 Minuten sieht ein Gast 19:00, 19:15, 19:30; bei 30 Minuten 19:00, 19:30. Kürzere Abstände füllen das Reservierungsbuch dichter und geben dem Personal mehr Ankünfte zu koordinieren. Mindestens 5 Minuten. |
| Puffer zwischen Sitzungen | Ein Puffer zwischen dem Gehen der einen Gruppe und dem Platzieren der nächsten am selben Tisch – Zeit zum Abräumen und neu Eindecken. Bei 15 Minuten Puffer wird ein Tisch, dessen Belegung um 20:30 Uhr endet, erst ab 20:45 Uhr wieder angeboten. Das gilt auch für Online-Reservierungen, schützt den Puffer also tatsächlich, statt das Personal nur darauf hinzuweisen. |
Reservierungen annehmen#
Buchungen automatisch annehmen bestimmt, welchen Status eine neue Reservierung bei ihrem Eingang hat:
- Ein – neue Reservierungen sind sofort Bestätigt. Der Gast hat Gewissheit, und niemand muss etwas tun.
- Aus – neue Reservierungen kommen als Ausstehend an und warten darauf, dass jemand sie in der Reservierungsliste bestätigt. Nutzen Sie das, wenn Sie jede Anfrage ansehen möchten, bevor Sie den Tisch zusagen.
Anzahlungen#
Bei Anzahlungen wird der Gast um Geld oder um die Erlaubnis gebeten, Geld einzuziehen, bevor eine Reservierung bestätigt wird. Sie sind der wichtigste Schutz gegen nicht erscheinende Gäste an vollen Abenden.
| Einstellung | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Anzahlung verlangen | Schaltet Anzahlungen für diesen Standort ein. |
| Anzahlungsmodus | Sofort belasten zieht das Geld sofort ein – der Gast hat bezahlt, und es gehört Ihnen. Autorisieren und reservieren reserviert den Betrag nur auf der Karte und zieht nichts ein, es sei denn, der Gast erscheint nicht. |
| Art des Anzahlungsbetrags | Fest pro Reservierung berechnet unabhängig von der Gruppengröße denselben Betrag. Pro Person multipliziert mit der Anzahl der Gedecke, sodass ein Tisch für sechs den sechsfachen Betrag zahlt. |
| Anzahlungsbetrag und Währung | Der Betrag selbst und die Währung, in der er eingezogen wird. |
| Stornierungsfrist | Wie viele Stunden vor der Reservierung ein Gast noch stornieren kann, ohne die Anzahlung zu verlieren. Storniert er innerhalb dieser Frist, erhält er das Geld zurück; storniert er danach, wird es einbehalten. |
Die Warteliste#
Wenn ein Gast eine Uhrzeit möchte, die Sie nicht anbieten können, hält die Warteliste ihn in der Reihenfolge fest, statt ihn zu verlieren. Warteliste aktivieren schaltet sie ein; Wartelisten-Modus bestimmt, was passiert, wenn ein Tisch frei wird:
- Kunden benachrichtigen, wenn ein Tisch frei wird – der Gast erhält eine SMS mit der Einladung zu reservieren. Der Tisch wird nicht für ihn gehalten, es gilt also weiterhin: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Sicher und die übliche Wahl.
- Automatisch bestätigen, wenn ein Tisch frei wird – das System legt die Reservierung für ihn an und teilt ihm per SMS mit, dass sie erledigt ist. Niemand muss handeln, aber Sie haben einen Tisch an einen Gast vergeben, der nicht erneut bestätigt hat, dass er ihn noch möchte.
Verhalten des Raumplans#
| Einstellung | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Raumplan aktivieren | Zeigt die Seite Raumplan für diesen Standort an. Schalten Sie sie aus, funktionieren die übrigen Reservierungsfunktionen weiter – Sie verwalten Reservierungen dann einfach über die Liste. |
| Verspätet nach | Minuten nach der Reservierungszeit, bevor der Raumplan sie als Spät markiert. Stellen Sie ein, wie lange Sie einen Tisch tatsächlich halten würden, bevor Sie dem Gast nachtelefonieren. |
| Hinweis vor Ende | Verbleibende Minuten einer Belegung, ab denen der Raumplan sie als Endet bald kennzeichnet, damit das Personal weiß, welche Tische gleich frei werden. |
Ihr Gastraum: Bereiche und Tische#
Der Raumplan ist eine Zeichnung Ihres Restaurants. Bevor er Ihnen hilft, muss er zum Raum passen – die richtigen Tische in der richtigen Größe, ungefähr dort, wo sie wirklich stehen.
Bereiche#
Ein Bereich ist ein benannter Teil Ihres Gastraums mit eigenem Plan: Hauptraum, Terrasse, Bar, Obergeschoss. Jeder wird zu einem Tab im Raumplan und hat seine eigene Fläche, auf der Sie Tische anordnen. Öffnen Sie Bereiche verwalten in der Kopfzeile des Raumplans, um einen Bereich hinzuzufügen, umzubenennen, umzusortieren oder auszublenden.
| Feld | Was es bewirkt |
|---|---|
| Bereichsname | Wie der Tab heißt. |
| Planbreite und Höhe | Die Größe der Zeichenfläche in Planeinheiten. Wählen Sie ungefähr die Proportionen des echten Raums – eine lange, schmale Terrasse sollte eine lange, schmale Fläche sein. |
| Reihenfolge | Wo der Tab steht, damit Ihr meistgenutzter Bereich vorne sein kann. |
| Sichtbar | Blendet einen Bereich aus, ohne ihn oder seine Tische zu löschen – etwa eine Terrasse, die im Winter geschlossen ist. |
Ein Bereich kann erst gelöscht werden, wenn er leer ist. Hat er noch Tische, verschieben Sie diese zuerst in einen anderen Bereich oder löschen Sie sie.
Tische#
Jeder Tisch gehört zu genau einem Bereich. Wählen Sie im Layout-Editor einen Tisch aus, um ihn im Feld rechts zu bearbeiten.
| Feld | Was es bewirkt |
|---|---|
| Tischnummer | Wie Personal und Gäste ihn nennen – 12 oder Terrasse 3. Sie erscheint auf Reservierungen und auf Bestellungen, die an den Tisch serviert werden. Nummern müssen innerhalb eines Standorts eindeutig sein. |
| Sitzplätze | Wie viele Personen Platz haben. Ein Tisch wird nie einer Gruppe angeboten, die größer ist als seine Platzzahl. |
| Kleinste Gruppe | Die kleinste Gruppe, für die der Tisch geeignet ist. Nur ein Hinweis – blockiert nie eine Reservierung, verhindert aber, dass das System Ihren Achtertisch für ein Paar vorschlägt, während ein Zweiertisch leer steht. |
| Form, Breite, Höhe, Drehung | Wie der Tisch gezeichnet wird. Rein optisch: Es ändert nichts an der Verfügbarkeit, aber ein Plan, der wie der Raum aussieht, lässt sich unter Druck viel schneller lesen. |
| Kombinierbar | Erlaubt, diesen Tisch für eine große Gruppe mit einem Nachbartisch zusammenzustellen. Schalten Sie es bei einer festen Sitznische oder einem Tisch an der Wand aus. |
| Im Betrieb | Nimmt einen Tisch außer Betrieb, ohne ihn zu löschen. Er bleibt ausgegraut und mit Außer Betrieb beschriftet auf dem Plan, behält seine Historie und wird nie einer Reservierung angeboten. |
Den Gastraum anordnen#
- Öffnen Sie Plan bearbeiten in der Kopfzeile des Raumplans. Das ist bewusst ein eigener Modus – damit niemand mitten im Service versehentlich einen Tisch verschiebt.
- Ziehen Sie die Tische an ihre Position. Sie rasten dabei an einem Raster ein.
- Wählen Sie einen Tisch aus, um im Feld rechts Nummer, Plätze, Form oder Größe zu ändern.
- Nutzen Sie Tisch hinzufügen für einen Tisch, den es noch nicht gibt.
- Klicken Sie auf Plan speichern. Der ganze Bereich wird auf einmal gespeichert.
Wie eine Reservierung entsteht#
Woher Reservierungen kommen#
| Quelle | Wie sie entsteht |
|---|---|
| Online-Buchung | Der Gast reserviert selbst online. Er sieht nur Uhrzeiten, die Sie wirklich einhalten können. |
| Dashboard | Das Personal legt sie über Tischreservierungen → Reservierung hinzufügen an. |
| Telefon | Vom Personal telefonisch aufgenommen und von Hand eingegeben. |
| Ohne Reservierung | Jemand kommt ohne Reservierung und wird direkt über den Raumplan platziert. |
| Warteliste | Ein wartender Gast, der in eine echte Reservierung umgewandelt wurde, als ein Tisch frei wurde. |
Der Raumplan zeigt bei jeder Reservierung die Quelle, und ein Blick darauf lohnt sich: Ein Gast ohne Reservierung hat keine Telefonnummer, unter der Sie ihn erreichen, wenn er wieder geht, und ein Gast mit einer Online-Buchung erwartet eine Bestätigung per E-Mail.
Was das System prüft, bevor es eine Uhrzeit anbietet#
Wenn ein Gast nach einer Uhrzeit fragt, werden vier Dinge der Reihe nach geprüft. Wer sie versteht, kann fast jede Frage der Art „Warum kann ich das nicht reservieren?“ beantworten:
- Nehmen Sie Reservierungen an? Die Uhrzeit muss in Ihren Einstellungszeiten für diesen Tag liegen oder in einer Ausnahme, falls eine existiert.
- Gibt es einen Tisch, der groß genug ist? Berücksichtigt werden nur Tische, die in Betrieb sind und mindestens so viele Plätze haben, wie die Gruppe Personen hat. Einer Sechsergruppe wird nie ein Vierertisch angeboten.
- Ist dieser Tisch wirklich frei? Die ganze Belegungsdauer muss frei sein – nicht nur die Startzeit. Eine Reservierung um 19:00 Uhr mit 90 Minuten Belegung braucht den Tisch frei bis 20:30 Uhr.
- Ist auch der Puffer frei? Der Puffer wird an beiden Enden hinzugerechnet, sodass ein Tisch nicht angeboten wird, wenn danach kein Abstand zur vorherigen oder vor der nächsten Gruppe bliebe.
Ausstehend, Bestätigt, Storniert#
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | Die Reservierung existiert und belegt ihren Tisch, wurde aber noch nicht angenommen. Kommt nur vor, wenn Buchungen automatisch annehmen ausgeschaltet ist. |
| Bestätigt | Angenommen. Der Gast hat den Tisch. |
| Storniert | Abgesagt. Der Tisch wird sofort freigegeben, und eine eventuelle Anzahlung wird gemäß Ihrer Stornierungsfrist abgerechnet. |
Eine telefonische Reservierung aufnehmen#
- Gehen Sie zu Betrieb → Tischreservierung → Tischreservierungen.
- Klicken Sie auf Reservierung hinzufügen.
- Geben Sie Datum, Uhrzeit und Personenzahl ein, dann Name, Telefon und E-Mail des Gastes.
- Fügen Sie einen Anlass (Geburtstag, Jahrestag) und Notizen hinzu, wenn der Gast etwas erwähnt – beides erscheint im Raumplan, sodass das Team Bescheid weiß, bevor der Gast Platz nimmt.
- Weisen Sie jetzt eine Tischnummer zu, wenn Sie möchten, oder lassen Sie es offen und überlassen Sie die Entscheidung dem Team am Tag selbst.
- Speichern Sie. Die Reservierung erscheint sofort im Raumplan für dieses Datum.
Den Service über den Raumplan steuern#
Betrieb → Tischreservierung → Raumplan. Dies ist der Bildschirm, den Ihr Team während des Service nutzt. Er zeigt immer ein Datum und einen Bereich gleichzeitig.
Den Bildschirm lesen#
| Teil | Was er zeigt |
|---|---|
| Bereichs-Tabs | Einer pro Bereich. Wechseln Sie zwischen Hauptraum, Terrasse, Bar. |
| Die Fläche | Ihre Tische, so gezeichnet, wie Sie sie angeordnet haben, und eingefärbt nach dem, was an ihnen gerade passiert. |
| Die Seitenleiste | Die Reservierungen des Tages in zwei Listen: Ohne Tisch (noch kein Tisch) und Zugewiesen. Durchsuchbar nach Name, Telefon oder Tisch. |
| Die Zeitleiste | Ein Schieberegler über den Tag. Ziehen Sie ihn, um zu sehen, wie der Raum um 20:30 Uhr aussehen wird – welche Tische besetzt und welche frei sind –, ohne etwas zu ändern. |
| Die Zusammenfassung | Gedecke, Reservierungen, wie viele platziert sind, wie viele zu spät sind, belegte Tische im Verhältnis zur Gesamtzahl und die Auslastung in Prozent. |
| Die Verbindungsanzeige | Live bedeutet, dass Änderungen sofort erscheinen, auch von anderen Geräten. Verbindung wird wiederhergestellt bedeutet, dass keine Echtzeitverbindung besteht und der Raumplan stattdessen alle 20 Sekunden aktualisiert wird – weiterhin korrekt, nur langsamer. |
Was die Tischfarben bedeuten#
| Tischstatus | Bedeutung |
|---|---|
| Frei | Niemand sitzt dort, und bald ist auch nichts fällig. |
| Bald reserviert | Gerade frei, aber die nächste Reservierung beginnt innerhalb eines Zeitfensters. Setzen Sie hier keinen Gast ohne Reservierung hin, ohne das zu prüfen. |
| Belegt | Eine Gruppe sitzt dort. |
| Gesperrt | Bewusst für einen Zeitraum außer Betrieb genommen. |
Was die Reservierungsfarben bedeuten#
Eine Reservierung hat einen Servicestatus. Drei davon werden im Verlauf des Abends aus der Uhrzeit ermittelt und erscheinen daher von selbst:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Bestätigt | Reserviert, noch niemand ist angekommen. |
| Gast bestätigt | Der Gast hat aktiv erneut bestätigt – Sie haben angerufen und er hat gesagt, ja, er kommt. Bei großen Gruppen lohnt sich das. |
| Angekommen | Der Gast ist im Haus, aber noch nicht am Tisch. |
| Platziert | Am Tisch. Die Belegung läuft. |
| Spät | Die Reservierungszeit ist vorbei und niemand ist angekommen. Erscheint automatisch, sobald Ihr Schwellenwert Verspätet nach überschritten ist. |
| Endet bald | Platziert, und die Belegung endet innerhalb Ihrer Warnzeit Hinweis vor Ende. Der Tisch wird gleich frei. |
| Überzogen | Platziert, und die Belegung ist bereits abgelaufen. Die Gäste sitzen in die nächste Reservierung hinein. |
| Abgeschlossen | Die Gäste sind gegangen. Der Tisch ist wieder frei. |
| Nicht erschienen | Die Gäste sind nie gekommen. |
Einen Gast platzieren#
- Suchen Sie die Reservierung in der Seitenleiste oder klicken Sie auf ihren Tisch im Plan.
- Hat sie keinen Tisch, weisen Sie einen zu – ziehen Sie sie entweder auf einen Tisch, oder nutzen Sie das Feld Vorschläge, das die freien, passenden Tische nach Eignung sortiert und den besten markiert.
- Wenn der Gast hereinkommt, klicken Sie auf Angekommen.
- Wenn er Platz nimmt, klicken Sie auf Platzieren. Die Belegung beginnt jetzt, nicht zur reservierten Zeit.
- Wenn er geht, klicken Sie auf Tisch freigeben. Der Tisch ist sofort frei.
Die weiteren Werkzeuge des Raumplans#
| Aktion | Wann Sie sie brauchen |
|---|---|
| Ohne Reservierung | Jemand kommt ohne Reservierung. Wählen Sie die Tische, die Anzahl der Gedecke und eine Belegungsdauer, und die Gäste sind in einem Schritt platziert. Name und Telefon sind optional – die meisten Gäste ohne Reservierung geben keine an. |
| Umsetzen | Eine platzierte Gruppe an einen anderen Tisch ziehen. Der Gast fühlt sich an der Tür nicht wohl, oder Sie brauchen den Tisch für eine größere Gruppe. |
| Tische tauschen | Zwei Gruppen tauschen in einem Schritt die Tische, statt sie einzeln durch einen Raum ohne freien Tisch umzusetzen. |
| Um 30 Min. verlängern / Dauer | Einem Tisch mehr Zeit geben. Um 30 Min. verlängern fügt eine halbe Stunde hinzu; Dauer legt einen genauen Wert zwischen 15 Minuten und 12 Stunden fest. Beides ändert Ihren Standardwert für die Filiale nicht. |
| Nicht erschienen | Der Gast ist nie gekommen. Gibt den Tisch frei und belastet eine vorgemerkte Anzahlung, wenn Sie welche nehmen. |
| Tisch sperren | Einen Tisch für einen Zeitraum außer Betrieb nehmen – ein kaputter Stuhl, eine private Veranstaltung, ein Tisch, den Sie zurückhalten. Geben Sie einen Grund an, damit das restliche Team weiß, warum. Sperren werden pro Tisch aufgelistet und können wieder entfernt werden. |
| Im Raumplan ausblenden | Behält die Reservierung, lässt sie aber keinen Tisch mehr belegen. Für eine Reservierung, die Sie anders handhaben und die den Plan nicht überladen soll. |
| Interne Notiz | Eine Notiz nur für das Personal zu einer Reservierung, getrennt von der Notiz des Gastes. „Stammgast, möchte immer den Fensterplatz.“ |
Zwei Personen, eine Reservierung#
Ändert jemand auf einem anderen Gerät eine Reservierung, während Sie sie geöffnet haben, wird Ihre Änderung abgelehnt, statt seine stillschweigend zu überschreiben, und der Raumplan wird aktualisiert, damit Sie sehen, was tatsächlich passiert ist. Nehmen Sie Ihre Änderung an der aktuellen Version erneut vor.
Die Warteliste#
Betrieb → Tischreservierung → Warteliste. Die Warteschlange der Gäste, die eine Uhrzeit wollten, die Sie ihnen nicht geben konnten, die ältesten zuerst.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Wartend | In der Warteschlange. Es ist noch nichts frei geworden. |
| Benachrichtigt | Ein Tisch ist frei geworden und der Gast hat eine SMS erhalten. Er muss noch reservieren. |
| Reserviert | In eine echte Reservierung umgewandelt. |
| Abgelaufen | Die Zeit ist ohne Tisch verstrichen. |
| Storniert | Aus der Warteschlange entfernt. |
Gäste erhalten beim Eintragen eine SMS, damit sie wissen, dass sie in der Warteschlange sind, und eine weitere, wenn ein Tisch frei wird. Wird ein Tisch frei, geht das System die Warteschlange von den ältesten Einträgen aus durch und wählt den ersten Gast, dessen Gruppe tatsächlich passt – ein frei werdender Zweiertisch geht nicht an die Achtergruppe, die am längsten wartet.
Sie können jemanden aus der Warteschlange auch selbst mit Jetzt platzieren platzieren; damit wird er zu einer platzierten Reservierung an den Tischen, die Sie auswählen. Der Bildschirm warnt Sie, wenn die gewählten Tische nicht genug Plätze für die Gruppe haben.
Anzahlungen von Anfang bis Ende#
Sind Anzahlungen eingeschaltet, bewegt sich das Geld von selbst, während die Reservierung fortschreitet. Hier ist der ganze Weg, damit Sie jederzeit wissen, was mit der Karte eines Gastes passiert ist.
- Der Gast reserviert. Ihm wird die Anzahlung genannt – ein fester Betrag oder der Betrag pro Person mal Gruppengröße.
- Er bezahlt oder autorisiert. Sofort belasten zieht das Geld ein. Autorisieren und reservieren reserviert es, ohne es einzuziehen.
- Die Reservierung wird bestätigt. Die Anzahlung wird als Belastet oder Auf der Karte reserviert angezeigt.
- Er kommt und wird platziert. Eine Vormerkung wird automatisch freigegeben, sobald das Personal die Gruppe platziert – niemand muss daran denken.
- Oder er kommt nicht. Wird die Reservierung als nicht erschienen markiert, wird die vorgemerkte Anzahlung belastet.
- Oder er storniert. Innerhalb der Stornierungsfrist erhält er das Geld zurück – eine Vormerkung wird freigegeben, eine Belastung erstattet. Danach wird die Anzahlung einbehalten.
| Anzahlungsstatus | Bedeutung |
|---|---|
| Zahlung ausstehend | Angelegt, noch nicht bezahlt oder autorisiert. |
| Auf der Karte reserviert | Autorisiert. Es ist kein Geld geflossen. |
| Belastet | Eingezogen. |
| Freigegeben | Eine Vormerkung, die ohne Belastung freigegeben wurde. |
| Erstattet | Eine erstattete Belastung. |
| Fehlgeschlagen | Die Zahlung ist nicht durchgegangen. |
Sie können eine Anzahlung auch von Hand in der Reservierungsliste abrechnen: Eine Reservierung mit Anzahlung hat dort eine Aktion Anzahlung, die Betrag, Modus und die Daten von Belastung, Freigabe oder Erstattung zeigt, dazu Kunde erschienen – Reservierung freigeben und Nicht erschienen – Anzahlung belasten.
Wer was tun darf#
Jede Aktion wird über eine Berechtigung gesteuert. Schaltflächen, für die Sie keine Berechtigung haben, werden ausgeblendet statt deaktiviert. Fehlt also etwas, das hier beschrieben ist, fragen Sie Ihren Administrator, statt anzunehmen, dass es nicht existiert.
| Berechtigung | Erlaubt |
|---|---|
| Tischreservierung | Überhaupt in den Reservierungsbereich zu gelangen. |
| Tischreservierungen | Die Reservierungsliste ansehen und bearbeiten. |
| Tischeinstellungen | Die Regeln ändern. |
| Raumplan | Den Raumplan öffnen. |
| Zuweisen | Eine Reservierung einem Tisch zuweisen, umsetzen und tauschen. |
| Platzieren | Die Service-Aktionen – angekommen, platzieren, abschließen, nicht erschienen. |
| Ohne Reservierung | Einen Gast ohne Reservierung platzieren. |
| Tisch sperren | Einen Tisch für einen Zeitraum außer Betrieb nehmen. |
| Plan bearbeiten | Den Raum anordnen und Bereiche verwalten. |
| Tisch hinzufügen / bearbeiten / löschen | Ändern, welche Tische es gibt. Bewusst getrennt von Plan bearbeiten: Einen Raum anzuordnen und die Tischliste des Restaurants zu ändern sind unterschiedliche Verantwortlichkeiten. |
Alltägliche Situationen#
Ein Gast ist fünfzehn Minuten zu spät#
Die Reservierung wird von selbst Spät, sobald Ihr Schwellenwert überschritten ist. Rufen Sie den Gast an. Ist er unterwegs, lassen Sie es so – verspätet zu platzieren ist normal, und die Belegung beginnt, wenn er sich setzt, nicht zur reservierten Zeit. Kommt er nicht, markieren Sie Nicht erschienen: Das gibt den Tisch für einen Gast ohne Reservierung frei und belastet die Anzahlung, falls Sie eine vorgemerkt haben.
Eine Achtergruppe, und Ihr größter Tisch hat sechs Plätze#
Markieren Sie die beiden Tische, die Sie zusammenstellen würden, im Layout-Editor als Kombinierbar. Das Vorschlagsfeld bietet sie dann Gruppen, die es brauchen, als benachbarte Kombination an, und beim Zuweisen der Reservierung werden beide Tische gleichzeitig belegt – so kann keiner von beiden einzeln vergeben werden.
Ein Tisch geht während des Service kaputt#
Nutzen Sie Tisch sperren für den Rest des Tages mit einem Grund, damit niemand dort Gäste platziert und das ganze Team sieht, warum. Fällt er länger aus, nehmen Sie ihn stattdessen im Layout-Editor außer Betrieb. Löschen Sie ihn nicht – Sie würden seine Reservierungshistorie verlieren, und das System lehnt es ohnehin ab, wenn er jemals reserviert war.
Ein Gast möchte den Tisch länger behalten#
Um 30 Min. verlängern oder eine genaue Dauer festlegen. Prüfen Sie zuerst die Zeitleiste: Ist auf diesem Tisch eine Reservierung fällig, sehen Sie es und können die spätere Gruppe an einen anderen Tisch setzen, bevor Sie etwas versprechen.
Jemand hat online für eine Zeit reserviert, zu der Sie geschlossen haben#
Prüfen Sie Ihre Einstellungszeiten für diesen Wochentag und ob es für dieses Datum eine Ausnahme gibt – eine Ausnahme ersetzt die Wochenzeiten vollständig, sodass eine aus einem anderen Grund hinzugefügte Ausnahme unbemerkt einen Zeitraum öffnen kann, der eigentlich geschlossen sein sollte.
Der Raumplan zeigt „Verbindung wird wiederhergestellt“#
Echtzeit-Updates sind nicht verfügbar, daher aktualisiert sich der Raumplan stattdessen alle 20 Sekunden. Alles funktioniert weiter und nichts geht verloren – Änderungen brauchen nur ein paar Sekunden, bis sie erscheinen. Bleibt es so, prüfen Sie die Internetverbindung des Geräts.
Ein neuer Tisch wird bei Reservierungen nicht angeboten#
Gehen Sie die Liste durch: Ist er Im Betrieb? Hat er genug Sitzplätze für die Gruppe? Ist er für die ganze Belegungsdauer frei, nicht nur zur Startzeit? Und ist auf beiden Seiten Platz für den Puffer?
Checkliste für die Einrichtung#
- Bestätigen Sie, dass Tischreservierung für Ihr Unternehmen aktiviert ist.
- Legen Sie Ihre Einstellungszeiten für jeden Tag fest, an dem Sie Reservierungen annehmen.
- Stellen Sie Reservierungsdauer, Zeitfenster-Intervall und Puffer zwischen Sitzungen so ein, wie Ihr Service tatsächlich abläuft.
- Entscheiden Sie sich für oder gegen Buchungen automatisch annehmen.
- Richten Sie Anzahlungen ein, wenn Sie sie möchten, und legen Sie die Stornierungsfrist fest.
- Schalten Sie die Warteliste ein und wählen Sie zwischen Benachrichtigen und automatischem Bestätigen.
- Aktivieren Sie den Raumplan und legen Sie Verspätet nach und Hinweis vor Ende fest.
- Öffnen Sie den Raumplan, prüfen Sie, ob alle Tische vorhanden sind, und ziehen Sie sie in Plan bearbeiten an ihren Platz.
- Fügen Sie weitere Bereiche hinzu und verschieben Sie die passenden Tische dorthin.
- Prüfen Sie bei jedem Tisch die Plätze und Kombinierbar.
- Geben Sie Ihrem Team die nötigen Berechtigungen.
- Legen Sie eine Testreservierung an und spielen Sie sie durch: zuweisen, ankommen, platzieren, abschließen.