Reservas de Mesa

A funcionalidade de reservas de mesa permite que os clientes reservem uma mesa no seu restaurante e que a sua equipa gira a sala no próprio dia. Este guia acompanha uma reserva desde o momento em que o cliente escolhe uma hora até ao momento em que a mesa é levantada, e explica todas as definições que alteram o que acontece pelo caminho.

É uma funcionalidade da Vista de Localização. Todas as definições, mesas e reservas aqui descritas pertencem a um estabelecimento, por isso verifique se o estabelecimento certo está selecionado no cabeçalho antes de começar.

Como as peças se encaixam#

Quatro ecrãs partilham o mesmo conjunto de dados. Vai passar constantemente de um para outro, por isso convém saber de que trata cada um:

Uma reserva tem sempre dois estados distintos, e confundi-los é a causa de problemas mais comum. Mantenha-os separados:

• O estado da reserva — esta reserva está ativa? Pendente, Confirmada ou Cancelado. Diz respeito ao acordo com o cliente.
• O estado do serviço — o que está a acontecer nesta mesa neste momento? Confirmada, Chegou, Sentados, Concluída, Não compareceu. Diz respeito à noite.

O percurso, do princípio ao fim#

1. Define as regras em Configurações de Mesa — horário de reservas, quanto tempo uma mesa fica reservada e se cobra depósito.
2. Desenha a sua sala no editor da Planta do salão — zonas, mesas, lugares e a posição de cada mesa.
3. Um cliente reserva através do seu widget de reservas, por telefone ou à porta. O sistema verifica se há uma mesa adequada realmente livre.
4. A reserva chega a Reservas de Mesas e à Planta do salão dessa data — de imediato, sem atualizar a página.
5. No dia, a equipa gere a sala — atribui uma mesa, marca a chegada do cliente, senta-o e levanta a mesa quando ele sai.
6. O dinheiro resolve-se sozinho se cobrar depósito: um depósito retido é libertado quando o cliente é sentado ou cobrado se nunca aparecer.

Configuração: Configurações de Mesa#

Operações → Reserva de Mesa → Configurações de Mesa. Tudo nesta página se aplica apenas ao estabelecimento selecionado.

Quando aceita reservas#

Só é possível fazer reservas dentro do horário que indicar aqui. Este horário é independente do horário de funcionamento para pedidos — uma cozinha que serve até às 23:00 pode deixar de aceitar reservas às 21:30.

• Horários de Configuração — a sua semana normal. Adicione um intervalo por cada período em que aceita reservas: uma linha para o almoço e outra para o jantar, em cada dia.
• Exceções por data — um horário diferente para uma data específica. Uma exceção substitui por completo o horário semanal dessa data, em vez de se somar a ele. Para fechar num feriado, adicione uma exceção para essa data sem nenhum período reservável.

Quanto tempo uma mesa fica reservada#

Aceitar reservas#

Aceitar reservas automaticamente decide qual é o estado de uma nova reserva no momento em que chega:

• Ativado — as novas reservas ficam Confirmada de imediato. O cliente fica com a certeza e ninguém tem de fazer nada.
• Desativado — as novas reservas chegam como Pendente e aguardam que alguém as confirme na lista de reservas. Use esta opção se quiser ver cada pedido antes de comprometer a mesa.

Depósitos#

O depósito pede ao cliente dinheiro, ou autorização para cobrar dinheiro, antes de a reserva ser confirmada. É a principal defesa contra faltas nas noites de maior movimento.

A lista de espera#

Quando um cliente pede uma hora que não pode oferecer, a lista de espera mantém-no na fila em vez de o perder. Ativar lista de espera ativa-a; Modo da lista de espera decide o que acontece quando uma mesa fica livre:

• Notificar o cliente quando uma mesa ficar livre — o cliente recebe uma mensagem a convidá-lo a reservar. A mesa não fica guardada para ele, por isso continua a ser servido primeiro quem chegar primeiro. Seguro e a opção habitual.
• Confirmar automaticamente quando uma mesa ficar livre — o sistema cria a reserva por ele e envia-lhe uma mensagem a dizer que está feita. Ninguém tem de fazer nada, mas comprometeu uma mesa com um cliente que não voltou a confirmar que ainda a quer.

Comportamento da planta da sala#

A sua sala: zonas e mesas#

A planta da sala é um desenho do seu restaurante. Para ser útil, tem de corresponder à sala — as mesas certas, com os tamanhos certos, mais ou menos onde estão na realidade.

Zonas#

Uma zona é uma parte da sala com nome e planta próprios: Principal, Esplanada, Bar, Piso superior. Cada uma passa a ser um separador na planta da sala e tem a sua própria tela para dispor as mesas. Abra Gerir zonas no cabeçalho da planta da sala para adicionar, mudar o nome, reordenar ou ocultar uma zona.

Uma zona só pode ser eliminada quando estiver vazia. Se ainda tiver mesas, mude-as para outra zona ou elimine-as primeiro.

Mesas#

Cada mesa pertence a exatamente uma zona. Selecione uma mesa no editor de disposição para a editar no painel à direita.

Dispor a sala#

1. Abra Editar planta no cabeçalho da planta da sala. É um modo separado de propósito — para que ninguém arraste uma mesa por engano a meio do serviço.
2. Arraste as mesas para a posição certa. Vão encaixando numa grelha.
3. Selecione uma mesa para alterar o número, os lugares, a forma ou o tamanho no painel à direita.
4. Use Adicionar mesa para uma mesa que ainda não existe.
5. Clique em Guardar planta. A zona inteira é guardada de uma vez.

Como é feita uma reserva#

De onde vêm as reservas#

A planta da sala mostra a origem de cada reserva, e vale a pena olhar para ela: um cliente sem reserva não tem número de telefone para onde ligar se se afastar, e um cliente que reservou pelo widget espera uma confirmação por email.

O que o sistema verifica antes de oferecer uma hora#

Quando um cliente pede uma hora, são verificadas quatro coisas, por esta ordem. Percebê-las responde a quase todas as perguntas do tipo "porque é que não consigo reservar?":

1. Está aberto para reservas? A hora tem de estar dentro do Horários de Configuração desse dia ou dentro de uma exceção por data, se existir.
2. Há uma mesa suficientemente grande? Só são consideradas as mesas em serviço com pelo menos tantos lugares quantas as pessoas do grupo. A um grupo de seis nunca é oferecida uma mesa de quatro.
3. Essa mesa está mesmo livre? O turno inteiro tem de estar livre — não apenas a hora de início. Uma reserva às 19:00 com um turno de 90 minutos precisa da mesa livre até às 20:30.
4. A margem também está livre? A margem entre turnos é acrescentada às duas extremidades, por isso uma mesa não é oferecida se não ficar nenhum intervalo depois do grupo anterior ou antes do seguinte.

Pendente, Confirmada, Cancelado#

Registar uma reserva por telefone#

1. Vá a Operações → Reserva de Mesa → Reservas de Mesas.
2. Clique em Adicionar Reserva.
3. Introduza a data, a hora e o número de pessoas e, depois, o nome, o telefone e o email do cliente.
4. Adicione uma Ocasião (aniversário, aniversário de casamento) e Notas se o cliente mencionar alguma coisa — ambas chegam à sala, para que a equipa saiba antes de o cliente se sentar.
5. Atribua já um Número da Mesa, se quiser, ou deixe em branco e deixe a sala decidir no dia.
6. Guarde. A reserva aparece de imediato na planta da sala dessa data.

Gerir o serviço na Planta do salão#

Operações → Reserva de Mesa → Planta do salão. É o ecrã que a sua equipa usa durante o serviço. Mostra sempre uma data e uma zona de cada vez.

Ler o ecrã#

O que significam as cores das mesas#

O que significam as cores das reservas#

Uma reserva tem um estado de serviço. Três deles são calculados a partir do relógio ao longo da noite, por isso aparecem sozinhos:

Sentar um cliente#

1. Encontre a reserva na lista lateral ou clique na mesa respetiva na planta.
2. Se não tiver mesa, atribua-lhe uma — arraste-a para uma mesa ou use o painel Sugeridas, que ordena as mesas livres adequadas ao grupo e assinala a melhor opção.
3. Quando o cliente entrar, clique em Chegou.
4. Quando se sentar, clique em Sentar. O turno começa nesse momento, não à hora reservada.
5. Quando sair, clique em Terminar e libertar. A mesa fica livre de imediato.

As outras ferramentas da sala#

Duas pessoas, uma reserva#

Se alguém alterar uma reserva noutro dispositivo enquanto a tem aberta, a sua alteração é recusada em vez de substituir sem aviso a da outra pessoa, e a sala é atualizada para que veja o que realmente aconteceu. Faça novamente a sua alteração na versão atualizada.

A lista de espera#

Operações → Reserva de Mesa → Lista de espera. A fila de clientes que queriam uma hora que não lhes pôde dar, dos mais antigos para os mais recentes.

Os clientes recebem uma mensagem quando entram na fila, para saberem que estão nela, e outra se uma mesa ficar disponível. Quando uma mesa fica livre, o sistema percorre a fila do mais antigo para o mais recente e escolhe o primeiro cliente cujo grupo cabe realmente — uma mesa de dois que fica livre não vai para o grupo de oito que espera há mais tempo.

Também pode sentar alguém da fila com Sentar agora, que o transforma numa reserva sentada nas mesas que escolher. O ecrã avisa-o se as mesas escolhidas não tiverem lugares suficientes para o grupo.

Depósitos, do princípio ao fim#

Se os depósitos estiverem ativos, o dinheiro movimenta-se sozinho à medida que a reserva avança. Eis o percurso completo, para saber o que aconteceu no cartão de um cliente em qualquer momento.

1. O cliente reserva. É-lhe indicado o depósito — um valor fixo ou o valor por pessoa multiplicado pelo número de pessoas.
2. Paga ou autoriza. Cobrar à cabeça cobra o dinheiro. Autorizar e cativar cativa-o sem o cobrar.
3. A reserva é confirmada. O depósito aparece como Cobrado ou Cativo no cartão.
4. Chega e é sentado. Uma cativação é libertada automaticamente no momento em que a equipa senta o grupo — ninguém tem de se lembrar.
5. Ou não aparece. Marcar a reserva como falta cobra o depósito cativado.
6. Ou cancela. Dentro do prazo de cancelamento, o dinheiro é devolvido — uma cativação é libertada, uma cobrança é reembolsada. Fora do prazo, o depósito fica retido.

Também pode tratar de um depósito manualmente a partir da lista de reservas, onde uma reserva com depósito tem uma ação Depósito que mostra o valor, o modo e as datas em que foi cobrado, libertado ou reembolsado, além de Cliente chegou — libertar cativação e Não compareceu — cobrar depósito.

Quem pode fazer o quê#

Cada ação é controlada por uma permissão. Os botões para os quais não tem permissão ficam ocultos e não desativados, por isso, se faltar algo descrito aqui, fale com o seu administrador em vez de assumir que não existe.

Situações do dia a dia#

Um cliente está quinze minutos atrasado#

A reserva passa sozinha a Atrasada quando o seu limite é ultrapassado. Ligue ao cliente. Se estiver a caminho, deixe estar — sentá-lo mais tarde é normal e o turno começa quando se senta, não à hora reservada. Se não vier, marque Não compareceu: liberta a mesa para um cliente sem reserva e cobra o depósito, se tiver um cativado.

Um grupo de oito, e a sua maior mesa tem seis lugares#

No editor de disposição, marque como Pode juntar-se as duas mesas que juntaria. O painel de sugestões passa a oferecê-las como uma junção de mesas vizinhas para os grupos que precisem, e atribuir a reserva ocupa as duas mesas ao mesmo tempo — para que nenhuma possa ser dada separadamente.

Uma mesa avaria durante o serviço#

Use Bloquear mesa para o resto do dia, com um motivo, para que ninguém sente lá clientes e toda a equipa saiba porquê. Se for ficar fora de uso por mais tempo, ponha-a antes fora de serviço no editor de disposição. Não a elimine — perderia o histórico de reservas e, de qualquer forma, o sistema recusa se já tiver sido reservada.

Um cliente quer ficar mais tempo na mesa#

Prolongar +30 min ou defina um Duração exato. Verifique primeiro a linha temporal: se houver uma reserva prevista para essa mesa, vai vê-la e pode mudar o grupo seguinte para outra mesa antes de prometer alguma coisa.

Alguém reservou online para uma hora em que está fechado#

Verifique o Horários de Configuração desse dia da semana e se existe uma exceção para essa data — uma exceção substitui por completo o horário semanal, por isso uma exceção criada por outro motivo pode abrir, sem dar por isso, um período que queria fechado.

A planta da sala indica A reconectar#

As atualizações em tempo real não estão disponíveis, por isso a sala é atualizada a cada 20 segundos. Tudo continua a funcionar e não se perde nada — as alterações só demoram alguns segundos a aparecer. Se persistir, verifique a ligação à internet do dispositivo.

Uma mesa nova não está a ser oferecida nas reservas#

Siga a lista: está Em serviço? Tem Lugares suficientes para o grupo? Está livre durante todo o turno, e não apenas à hora de início? E há espaço para a margem entre turnos dos dois lados?

Lista de verificação da configuração#

1. Confirme que Reserva de Mesa está ativo para a sua empresa.
2. Defina o Horários de Configuração para cada dia em que aceita reservas.
3. Defina Duração da reserva, Intervalo entre horários e Intervalo entre turnos de acordo com a forma como o seu serviço funciona na prática.
4. Decida sobre Aceitar reservas automaticamente.
5. Configure os Depósitos, se os quiser, e defina o prazo de cancelamento.
6. Ative a Lista de espera e escolha entre notificar ou confirmar automaticamente.
7. Ative a Planta do salão e defina Atraso após e Aviso de fim.
8. Abra a planta da sala, verifique se todas as mesas lá estão e arraste-as para o sítio em Editar planta.
9. Adicione as zonas adicionais que precisar e mude para lá as mesas certas.
10. Verifique os lugares e Pode juntar-se em todas as mesas.
11. Dê à sua equipa as permissões de que precisa.
12. Faça uma reserva de teste e percorra todo o processo: atribuir, chegada, sentar, terminar.