Live bestellingen

Live bestellingen is het realtime bestelscherm van je restaurant. Het is een functie van de Locatieweergave: het toont en beheert de bestellingen van de vestiging waarin je bent aangemeld, zodat je binnenkomende bestellingen direct kunt accepteren, weigeren, volgen, annuleren en afdrukken.

Wat is Live bestellingen?#

Live bestellingen geeft een continu bijgewerkt overzicht van de bestellingen van je vestiging. Nieuwe bestellingen verschijnen op het scherm zodra een klant ze plaatst — je hoeft de pagina niet te vernieuwen — met een meldingsgeluid en een pop-up waarin je de bestelling accepteert of weigert. Vanuit hetzelfde scherm kun je de voortgang van een bestelling bijwerken (klaar, onderweg, afgerond), hem annuleren, een kaartbetaling terugbetalen, een bon afdrukken en de bezorger volgen. De pagina heeft twee tabbladen:

• Standaardweergave — een gesplitst scherm: links de bestellijst, rechts alle details van de geselecteerde bestelling en onderaan een actiebalk. Deze weergave is bedoeld voor de dagelijkse service.
• Lijstweergave — een klassieke doorzoekbare besteltabel met filters, paginering en acties per rij. Handig om oudere bestellingen op te zoeken.

Waar vind je Live bestellingen?#

• Weergave: Locatieweergave
• Menu: Operaties → Bestellingen → Kaartweergave / Lijstweergave

De bestellijst#

Standaardweergave (live overzicht)#

Bestellingen worden gegroepeerd per datum (bijvoorbeeld maandag 11 augustus 2026), met de nieuwste bovenaan. Elke bestelkaart toont:

• Bestelnummer (bijv. #4309891) en het totaalbedrag
• Naam van de klant, met een icoon dat aangeeft vanaf welk apparaat de bestelling kwam (web, iOS, Android)
• De verwachte tijd van de bestelling, als die is ingesteld
• Het bezorgadres bij bezorgbestellingen

• Labels voor status (bijv. In Behandeling), besteltype (Bezorging, Afhalen, Catering, Stoeprand-service, Ter plaatse eten), betaalwijze (Contant, Kaart, Kaartterminal) en een paars label Vooraf besteld voor vooruitbestellingen

Met de werkbalk boven de lijst beperk je wat er wordt getoond:

• Een filter op besteltype (tijdelijke tekst Alle) — kies een of meer besteltypes
• Een filter op status (tijdelijke tekst Alle statussen) — kies een of meer bestelstatussen
• Een zoekvak Bestelling-ID om direct naar een bepaalde bestelling te gaan

Een genummerd badge naast de filters laat zien hoeveel bestellingen met status In Behandeling er wachten als ze niet al zichtbaar zijn binnen je huidige filter. Als de lijst leeg is, zie je Geen bestellingen gevonden met een knop Vernieuwen.

Hoe nieuwe bestellingen binnenkomen#

Nieuwe bestellingen worden automatisch via een live verbinding naar het scherm gestuurd. Als er een binnenkomt, speelt de app een meldingsgeluid af (als geluid aan staat) en opent een pop-up Nieuwe bestelling met de hele bestelling — producten, opties, prijzen, klantgegevens — en de knoppen Bestelling accepteren en Afwijzen. Als er meerdere bestellingen tegelijk binnenkomen, komen ze in een wachtrij: de pop-up toont een badge zoals +2 meer en gaat naar de volgende bestelling zodra je de huidige hebt afgehandeld. De werkbalk toont de status van de live verbinding:

• Live (groen) — realtime updates zijn actief
• Verbinden... / Opnieuw verbinden... — de app maakt verbinding
• Verbinding verbroken (rood) — er verschijnt ook een balk: "Verbinding verbroken. Nieuwe bestellingen kunnen worden gemist." Gebruik de knop Opnieuw verbinden om de verbinding te herstellen. Als de verbinding terug is, toont de app Bestellingen synchroniseren... en daarna Bestellingen gesynchroniseerd zodra alles wat gemist is, is bijgewerkt.

Met de geluidsschakelaar in de werkbalk zet je het geluid voor nieuwe bestellingen aan of uit (Geluid ingeschakeld / Geluid uitgeschakeld).

Lijstweergave (besteltabel)#

De lijstweergave toont dezelfde bestellingen als tabel met de kolommen Bestelling-ID, Status, Aangemaakt op, Verwacht voor, Besteltype, Betaling (betaalwijze en bedrag — bij kaartbetalingen staat ook de betaalstatus, bijv. Kaart (Verwerkt)) en Klant, plus een kolom met actieknoppen: Bestelstatus Wijzigen, Bekijken, Terugbetaling en Bestelling Afdrukken. Met het zoekformulier boven de tabel filter je op Status, Besteltype, Betaaltype, Promotiecode, periode van Besteldatum (Startdatum / Tot datum), Bestelling-ID, Tracking-ID, Voornaam, Achternaam, E-mail, Telefoon en Adres van de klant, met de knoppen Zoeken en Alles wissen. Met de knop Bestellingen exporteren in de paginakop download je bestellingen voor een gekozen periode en filter als PDF of CSV.

Bestelstatussen#

Elke bestelling heeft een status die aangeeft waar ze zich in het proces bevindt:

Los van de bestelstatus hebben kaartbetalingen een Betaalstatus (bijvoorbeeld Verwerkt, In Uitvoering), die tussen haakjes naast de betaalwijze staat. Een bestelling toont de knoppen Accepteren/Afwijzen pas als de status van de kaartbetaling Verwerkt is.

Werken met een bestelling#

Besteldetails bekijken#

Klik op een bestelling in de lijst links (op een telefoon opent het detail als apart scherm). Het rechterpaneel toont de volledige bestelling: elk product met opties en prijzen, eventuele Speciale instructies, de totalen (subtotaal, kosten, kortingen, totaal), een onderdeel Terugbetalingen bij terugbetaalde kaartbestellingen, de kaart Klant met naam en een aanklikbaar telefoonnummer, de bezorg- of afhaalgegevens (adres bij bezorgen, "Klant haalt de bestelling op" bij afhalen, "Afhalen aan de stoeprand", of het nummer bij Tafel voor ter plaatse eten), en een kaart Bestelgegevens met Betaling, Vooraf besteld, Apparaat, Promotiecode, Aangemaakt op en Besteltijd. Als er niets is geselecteerd, staat in het paneel "Selecteer een bestelling om de details te bekijken".

Een bestelling accepteren#

Druk op Accepteren (in de actiebalk) of Bestelling accepteren (in de pop-up voor een nieuwe bestelling). Het venster Bestelling accepteren opent en vraagt "Wanneer is de bestelling klaar?" — kies een vaste tijd (5 min, 10 min, 15 min, 20 min, 30 min, 45 min, 60 min), of druk op Overig en typ zelf het aantal minuten. De standaard servicetijd van je vestiging voor dat besteltype is al voor je geselecteerd. Druk daarna op BEVESTIGEN & ACCEPTEREN. Er verschijnt een bevestiging zoals "Bestelling #123 geaccepteerd" en de klant krijgt bericht.

• Vooruitbestellingen worden direct geaccepteerd zonder naar een bereidingstijd te vragen — de klant heeft al een tijdslot gekozen.
• Handmatig accepteren is er alleen als de Instelling bestellingsbevestiging van je vestiging op Orderbevestiging staat. Vestigingen die op AutoBevestigd staan, accepteren bestellingen automatisch.

Een bestelling weigeren#

Druk op Afwijzen. Het venster Bestelling weigeren vraagt "Waarom wordt deze bestelling geweigerd?" en biedt deze redenen: Artikelen niet op voorraad, Hoge vraag/Druk, Te dicht bij sluitingstijd, Geen bezorger beschikbaar, Klant niet bereikbaar, Valse/Frauduleuze Bestelling, Extreem Weer, Problemen met Menu-items, of Overig met een vrij tekstveld ("Voer uw reden in"). Een reden is verplicht. Druk op BEVESTIGEN & AFWIJZEN om af te ronden. Weigeren kan alleen zolang de bestelling nog In Behandeling is.

De bestelstatus bijwerken (bestellingen volgen)#

Zodra een bestelling is geaccepteerd, opent de knop Bijwerken in de actiebalk het venster Bestelstatus bijwerken ("Selecteer nieuwe status"). Welke statussen je ziet, hangt af van het besteltype en waar de bestelling nu is — meestal Klaar voor Afhalen, dan Onderweg (alleen bezorging en catering) en dan Voltooid. Druk op Bevestigen om toe te passen. De stappen voor statusupdates worden alleen aangeboden als het volgen van bestellingen aan staat voor je vestiging; zonder die functie hoeft een geaccepteerde bestelling niet verder te worden bijgewerkt.

Een bestelling annuleren (met optionele terugbetaling)#

Restaurantaccounts kunnen een bestelling annuleren nadat ze is geaccepteerd: open het venster voor de statusupdate en kies Geannuleerd (in rood). Je moet een Reden voor de annulering kiezen — dezelfde lijst als bij weigeren. Als de bestelling met Kaart is betaald via een ondersteunde kaartaanbieder (RyftPay of Stripe), biedt het venster ook:

• Terugbetaling verwerken? — vink aan om de klant als onderdeel van de annulering terug te betalen
• Terugbetalingsbedrag — vooraf ingevuld met het subtotaal van de bestelling; je kunt het verlagen voor een gedeeltelijke terugbetaling

Druk op BEVESTIGEN & ANNULEREN om af te ronden. Contante bestellingen en kaartbestellingen via andere aanbieders kun je nog steeds annuleren, maar er wordt geen automatische terugbetaling aangeboden. In de lijstweergave staat op elke rij ook een knop Terugbetaling om een geschikte kaartbestelling apart terug te betalen, zonder haar te annuleren. Die opent het venster Terugbetaling, waarin ook eerdere terugbetalingen staan (Bedrag, Status terugbetaling, Verwerkingsdatum, Reden voor terugbetaling, Aansprakelijkheid terugbetaling).

Een bon afdrukken#

Druk op Afdrukken in de actiebalk (of Bestelling Afdrukken in de lijstweergave) om het afdrukvenster van je apparaat te openen met een opgemaakte bestelbon.

Een bezorging volgen#

Bij bestellingen met een toegewezen bezorgopdracht toont de actiebalk Volgen, waarmee de Bezorger volgen op kaart opent, en Link, waarmee de trackingpagina van de koerier in een nieuw browsertabblad opent. Het besteldetail toont ook een link Bestelling volgen als er een trackingpagina is.

Veelvoorkomende taken#

Een nieuwe bestelling accepteren tijdens de service#

1. Als de pop-up Nieuwe bestelling verschijnt, controleer je de producten en eventuele Speciale instructies.
2. Druk op Bestelling accepteren.
3. Kies een bereidingstijd (bijv. 20 min) en druk op BEVESTIGEN & ACCEPTEREN.

Een bestelling als klaar en daarna als afgerond markeren#

1. Selecteer de bestelling in de lijst.
2. Druk op Bijwerken → kies Klaar voor Afhalen → Bevestigen.
3. Als de bestelling is overhandigd (of na Onderweg bij bezorgingen), herhaal je dit met Voltooid.

Een kaartbestelling annuleren en de klant terugbetalen#

1. Selecteer de geaccepteerde bestelling en druk op Bijwerken.
2. Kies Geannuleerd en selecteer een reden.
3. Vink Terugbetaling verwerken? aan, controleer het Terugbetalingsbedrag en druk op BEVESTIGEN & ANNULEREN.

Een bestelling van eerder deze week zoeken#

1. Ga naar het tabblad lijstweergave.
2. Stel de periode van Besteldatum en eventuele andere filters in (naam van de klant, besteltype, promotiecode…) en druk op Zoeken.
3. Gebruik Bekijken op de rij om de volledige bestelling te openen.

Bestellingen exporteren voor je administratie#

1. Druk op Bestellingen exporteren in de paginakop.
2. Kies de periode en filters, kies PDF of CSV bij Downloaden als en druk op Exporteren.

Problemen oplossen#

• Geen geluid als er bestellingen binnenkomen — controleer of de geluidsschakelaar in de werkbalk aan staat (je hoort "Geluid ingeschakeld" te hebben gezien), zet het volume van het apparaat hoger en houd de pagina Live bestellingen open en het scherm ontgrendeld.
• Balk "Verbinding verbroken. Nieuwe bestellingen kunnen worden gemist." — de live verbinding is weggevallen (meestal netwerk/wifi). Druk op Opnieuw verbinden; zodra de verbinding terug is, toont de pagina Bestellingen synchroniseren... en haalt alles op wat in de tussentijd is binnengekomen.
• Geen knoppen Accepteren/Afwijzen bij een bestelling met status In Behandeling — Accepteren wordt alleen aangeboden als de Instelling bestellingsbevestiging van de vestiging op Orderbevestiging staat (vestigingen die automatisch bevestigen slaan dit over), en pas als een kaartbetaling Verwerkt is. Een bestelling waarvan de betaling nog wordt geautoriseerd, toont nog geen actieknoppen.
• Selectievakje "Terugbetaling verwerken?" ontbreekt bij annuleren — de optie voor automatische terugbetaling verschijnt alleen bij bestellingen die met Kaart zijn betaald via RyftPay of Stripe. Contante betalingen, betalingen via de pinautomaat en andere betalingen moet je buiten het systeem terugbetalen. Annuleren met terugbetaling is ook beperkt tot bedrijven van het type restaurant.
• Knop Terugbetaling grijs of ontbreekt in de lijstweergave — de knop is alleen actief voor kaartbetalingen via RyftPay/Stripe met betaalstatus Verwerkt of Gedeeltelijk Terugbetaald, en niet zolang de bestelling In Behandeling is of nadat ze Afgewezen is. Bij bedrijfsaccounts van het type portal wordt de knop Terugbetaling in de Locatieweergave helemaal niet getoond.
• Naam van de klant is gewone tekst, geen link — de link naar het klantprofiel is uitgeschakeld totdat je bedrijf een ondertekende verwerkersovereenkomst (DPA) heeft. Vraag je accountmanager om de instelling Ondertekende verwerkersovereenkomst bij te werken.
• Klantgegevens, achternaam of telefoonnummer niet zichtbaar — dit wordt geregeld via gebruikersrechten; je beheerder kan hebben beperkt welke teamleden klantgegevens op bestellingen kunnen zien.
• Een bestelling is verdwenen uit de standaardweergave — controleer de filters op status en besteltype (zet ze terug op Alle / Alle statussen) en het zoekvak Bestelling-ID. Let op: als je de pagina verlaat, wordt het live overzicht leeggemaakt; oudere bestellingen zijn altijd te vinden in de lijstweergave.