Numéros de chambre est la liste des chambres de l'hôtel vers lesquelles les clients peuvent commander. Ce guide explique comment ajouter des chambres une par une, par plages ou à partir d'un tableur, et comment mettre une chambre hors service.
Cette page fait partie de Service en chambre, une fonction de la Vue de l'emplacement destinée aux hôtels. Elle n'apparaît que pour les entreprises dont le type est Restaurant avec service en chambre.
Où trouver Numéros de chambre#
- Vue : Vue de l'emplacement (vérifiez que l'établissement de l'hôtel est sélectionné dans l'en-tête)
- Menu : Opérations → Service en chambre → Numéros de chambre
Pourquoi la liste des chambres est importante#
Tant qu'un établissement n'a aucune chambre, les clients peuvent saisir n'importe quel numéro de chambre en commandant. Dès que vous ajoutez des chambres, une commande en chambre ne peut être destinée qu'à une chambre active de votre liste. Les clients qui saisissent une chambre absente de la liste sont invités à vérifier leur numéro. Cela évite que des commandes, et des consommations, soient attribuées à une chambre qui n'existe pas.
La liste#
| Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Chambre | Le numéro de chambre, tel qu'il figure sur la porte |
| Nom / type | Un nom facultatif, par exemple Suite Port ou Double |
| Étage | Un étage facultatif |
| Service en chambre | Indique si les clients peuvent commander vers cette chambre. Utilisez l'interrupteur pour activer ou désactiver une chambre. |
Les chambres sont triées comme sur les portes : 2, 10, 101, 0402, A2, A10. Lorsqu'un hôtel compte plus de 20 chambres, un champ de recherche au-dessus de la liste permet de trouver une chambre par numéro, nom ou étage. Les longues listes s'affichent par pages de 50 chambres.
Ajouter une chambre#
- Allez dans Opérations → Service en chambre → Numéros de chambre et cliquez sur Ajouter une chambre.
- Saisissez le Numéro de chambre tel qu'il figure sur la porte, par exemple
1204ou0402. - Ajoutez éventuellement l'Étage et un Nom ou type.
- Laissez Active activé pour que les clients puissent commander vers cette chambre, et cliquez sur Enregistrer.
Les numéros de chambre sont enregistrés en majuscules et sans espaces superflus : 12b et 12B désignent donc la même chambre. Chaque numéro de chambre ne peut être ajouté qu'une fois par établissement.
Ajouter plusieurs chambres à la fois#
Cliquez sur Ajouter ou importer des chambres. La fenêtre comporte deux onglets.
Saisir les chambres#
Saisissez des chambres isolées et des plages, séparées par des virgules ou des retours à la ligne, par exemple 101-120, 201-220, 301, Penthouse.
- Les plages conservent les zéros initiaux :
0401-0410donne les chambres 0401 à 0410. - Les préfixes alphabétiques fonctionnent aussi :
A1-A12donne les chambres A1 à A12. - Vous pouvez ajouter jusqu'à 1 000 chambres à la fois.
Avant l'ajout, la fenêtre affiche les nouvelles chambres, liste celles qui existent déjà (elles sont ignorées) et signale tout ce qu'elle ne parvient pas à lire.
Importer un CSV#
Enregistrez votre liste de chambres depuis un tableur au format CSV, une chambre par ligne, puis sélectionnez le fichier. La première ligne peut nommer les colonnes :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Room (chambre) | Le numéro de chambre (obligatoire) |
| Name (nom) | Un nom ou un type facultatif |
| Floor (étage) | Un étage facultatif |
| Active (active) | yes (oui) ou no (non). Les chambres sans valeur sont actives. |
Sans ligne d'en-tête, les colonnes sont lues comme chambre, nom et étage. Les fichiers séparés par des virgules comme par des points-virgules fonctionnent, car les tableurs enregistrent l'un ou l'autre selon vos paramètres de langue. La fenêtre affiche un aperçu des chambres avant l'importation et liste les lignes qu'elle ignorera.
Modifier une chambre#
Cliquez sur le bouton Modifier (crayon) de la chambre, modifiez les informations et cliquez sur Enregistrer. Les commandes déjà passées conservent le numéro de chambre avec lequel elles ont été passées.
Mettre une chambre hors service#
Pour bloquer les commandes vers une chambre, par exemple pendant des travaux, désactivez-la dans la colonne Service en chambre. Ses commandes passées sont conservées, et vous pouvez la réactiver à tout moment.
Supprimer (corbeille) supprime définitivement une chambre, mais uniquement une chambre qui n'a jamais reçu de commande. Pour une chambre avec des commandes, vous verrez Cette chambre a des commandes, elle ne peut donc pas être supprimée. Rendez-la plutôt inactive.
Dépannage#
- Numéros de chambre ne figure pas dans le menu. Le type d'entreprise n'est pas Restaurant avec service en chambre, ou votre compte n'a pas accès aux chambres. Voir Configurer le service en chambre.
- « La chambre 1204 existe déjà » lors de l'ajout d'une chambre. Chaque numéro de chambre ne peut être ajouté qu'une fois par établissement. Modifiez plutôt la chambre existante.
- Certaines lignes de mon fichier CSV ont été ignorées. Ces lignes n'ont pas de numéro de chambre, ou contiennent une valeur trop longue (chambre 60 caractères, nom 80, étage 20).
- Un client indique que sa chambre n'est pas acceptée. Vérifiez que la chambre figure sur la liste et qu'elle est activée. Les chambres désactivées ne peuvent pas recevoir de commandes.