Le service en chambre permet aux clients d'un hôtel de commander des plats de votre restaurant dans leur chambre. Les clients choisissent Service en chambre lorsqu'ils commandent, indiquent leur numéro de chambre, et peuvent soit payer à la porte, soit porter la commande sur leur note de chambre et la régler au départ. Ce guide explique comment les éléments s'articulent et comment configurer un hôtel.
C'est une fonction de la Vue de l'emplacement destinée aux hôtels. Le menu Service en chambre, le type de commande Service en chambre et le type de paiement Imputer à la chambre n'apparaissent que pour les entreprises dont le type est Restaurant avec service en chambre.
Fonctionnement du service en chambre#
- Un client commande dans sa chambre. Il choisit Service en chambre, sélectionne son numéro de chambre et saisit son nom.
- Il choisit comment payer. Imputer à la chambre ajoute la commande à sa note de chambre. Argent liquide ou Terminal de paiement se règle auprès de la personne qui monte le repas. Carte se paie en ligne immédiatement.
- Vous préparez et livrez la commande depuis Commandes en direct, comme d'habitude. La commande affiche le numéro de chambre, pour que votre personnel sache où l'apporter.
- Au départ, la réception règle la note de chambre dans Frais de chambre : elle recherche la chambre ou le client, vérifie les commandes avec lui et marque le solde comme réglé.
| Type de paiement | Qui encaisse | Au départ |
|---|---|---|
| Imputer à la chambre | Personne à la porte. La commande est portée sur la note de chambre du client. | Dû. La réception le règle dans Frais de chambre. |
| Argent liquide | La personne qui apporte le repas en chambre | Déjà payé. Affiché sur la note comme Payé à la livraison. |
| Terminal de paiement | La personne qui apporte le repas en chambre, avec un terminal de paiement | Déjà payé. Affiché sur la note comme Payé à la livraison. |
| Carte | Payé en ligne au moment de la commande | Déjà payé. |
Où trouver Service en chambre#
- Vue : Vue de l'emplacement (vérifiez que l'établissement de l'hôtel est sélectionné dans l'en-tête)
- Menu : Opérations → Service en chambre, avec deux pages : Numéros de chambre et Frais de chambre. Un clic sur Service en chambre ouvre Frais de chambre.
Si vous ne voyez pas Service en chambre dans le menu, l'entreprise n'est pas encore configurée comme un hôtel. Demandez à votre contact OrderTiger de changer le type d'entreprise en Restaurant avec service en chambre. Seuls les administrateurs de la plateforme peuvent modifier le type d'entreprise, dans Vue de l'entreprise → Entreprises.
Configurer un hôtel#
Suivez ces étapes une fois pour chaque établissement hôtelier. Chacune utilise une page que vous connaissez peut-être déjà pour d'autres types de commande.
- Ajoutez le service Service en chambre. Allez dans Opérations → Services, cliquez sur Ajouter un service et choisissez le type de commande Service en chambre. Définissez les horaires de commande et réglez-le sur Actif.
- Définissez les horaires d'ouverture. Dans Horaires d'ouverture, choisissez Service en chambre dans le sélecteur de type de commande et ajoutez les heures pendant lesquelles les clients peuvent commander en chambre.
- Saisissez vos chambres. Allez dans Opérations → Service en chambre → Numéros de chambre et ajoutez les chambres de l'hôtel, une par une, sous forme de plages comme
101-120, ou à partir d'un tableur. - Choisissez comment les clients peuvent payer. Dans Finances → Modes de paiement, ajoutez un moyen de paiement avec le type de commande Service en chambre pour chaque mode de paiement accepté : Imputer à la chambre, Argent liquide, Terminal de carte et, si vous acceptez les paiements en ligne, Carte.
- Ajoutez des frais de service en chambre (facultatif). Le service en chambre n'a pas de frais de livraison. Pour facturer le fait de monter la commande, ajoutez des frais de service pour le type de commande Service en chambre dans Finances → Frais de service. Ils s'ajoutent à chaque commande en chambre, et à la note de chambre lorsque la commande y est portée.
- Vérifiez votre menu. Assurez-vous que le menu que vous voulez montrer aux clients est disponible pour Service en chambre. Les menus qui limitent leurs types de commande doivent avoir Service en chambre ajouté.
Les commandes en chambre dans Commandes en direct#
Les commandes en chambre arrivent dans Commandes en direct comme n'importe quelle autre commande, et sont acceptées, préparées et mises à jour de la même façon. Elles comportent des informations supplémentaires pour que le personnel sache où aller et comment la commande est payée :
- Une étiquette bleue Chambre 1204 sur la carte de la commande et en haut du détail de la commande. Dans la vue Liste, le type de commande s'affiche Service en chambre · Chambre 1204.
- Pour les commandes portées sur la chambre, une étiquette Note de chambre : ouverte (orange) jusqu'à ce que la réception la règle, puis réglée (vert), ou contestée (rouge) ou annulée (gris).
- Le numéro de chambre dans la fenêtre de détail de la commande et sur le reçu imprimé.
Qui peut faire quoi#
| Tâche | Qui |
|---|---|
| Ajouter, modifier et supprimer des chambres | Les administrateurs de l'entreprise et les utilisateurs de l'établissement |
| Consulter et régler les consommations en chambre, ouvrir une contestation | Les administrateurs de l'entreprise et les utilisateurs de l'établissement |
| Trancher une contestation, rouvrir une consommation réglée ou annulée | Les administrateurs de l'entreprise uniquement |
Dépannage#
- Service en chambre ne figure pas dans le menu. Le type d'entreprise n'est pas Restaurant avec service en chambre. Demandez à votre contact OrderTiger de le modifier.
- Les clients ne peuvent pas choisir Service en chambre. Vérifiez que le service Service en chambre est actif et a des horaires d'ouverture, et que le menu est disponible pour Service en chambre.
- Imputer à la chambre n'est pas proposé aux clients. Ajoutez un moyen de paiement avec le type de commande Service en chambre et le type de paiement Imputer à la chambre, avec le statut Activé.
- Un client ne peut pas commander dans sa chambre. Une fois les chambres ajoutées, la chambre doit figurer sur votre liste et être active. Vérifiez-la dans Numéros de chambre.